Etter at du har logget deg inn på administrasjonsområdet (se kap. 1.4), kommer du til en tilsvarende side (se bilde under) for din kommune eller virksomhet:

Administrasjonsområdet er et verktøy for administrasjon av innhold i arkivplanen. Her kan du i utgangspunktet legge til, redigere, kopiere og slette dokumenter og mapper. Hvilke endringer du kan gjøre er bestemt av hvilken rolle du har. (Se Appendix C om roller).

Verktøykassa inneholder en del nyttige funksjoner. Noen av funksjonene krever egen tilgang. Disse vil ikke vises/fungere dersom du ikke har den nødvendige tilgangen.

Denne linken lar deg vise og skjule innholde ti verktøykassa, slik at du kan bruke mer av venstre kolonne til navigering i planen.

Denne knappen tar deg til fremsiden av den planen du er inne i.

Dette er en snarvei til hjelpefunksjonene på arkivplan.no. Her vil du finne svar på de vanliste spørsmålene, samt en online brukermanual (den du leser nå). Du finner også informasjon om hvordan du kan kontakte support dersom du skulle ha tekniske problemer.

Mine utkast er ei liste over dokumenter du holder på å redigere men som ikke er publiserte enda. Disse er det bare du som kan se. Vær oppmerksom på at det kan ligge publiserte versjoner av disse dokumentene som da vil være synlige for andre. Fra denne lista kan du åpne utkastene i redigeringsmodus for å jobbe videre med dem, eller du kan slette dem.

Denne produserer en XML-versjon av den noden du står på og eventuelle undernoder.

Denne lager en PDF av noden du står på og eventuelle undernoder. PDF-fila blir generert på serveren, og den vil bli sendt til deg når den er klar. Skulle du ønske at fila sendes til flere mottakere kan du legge inn flere e-postadresser separert med komma.

Normalt vil du motta filen innen ca 15 minutter, men dersom det er stor pågang kan det ta lenger tid. Skulle det oppstå et problem med generering av fila vil du normalt motta en e-post med melding om at filen ikke kunne genererers.

Dersom du ikke har mottatt e-posten innen rimelig tid må du sjekke om den kan ligger i spamfolderen din, evt. høre med IT-avdelingen om de har stoppet den i et grovfilter på mailserveren.

Tips: Dersom en eller flere hovedseksjoner mangler helt fra eksporten skyldes dette som regel at hovedseksjonen er av feil type. Se "3.3 Mapper i arkivplanen" for mer informasjon.
Dersom du kun mottar en enkelt side er årsaken vanligvis at du står på kommunen/foretakets side, ikke inne på en arkivplan.

NB! Filvedlegg (f.eks. word-dokumenter eller andre PDF-filer) vil ikke komme med i PDF-eksporten.

Øverst i høyre hjørne er det en knapp for utskriftsvennlig versjon av arkivplanen. Trykk på ikonet og den utskriftsvennlige versjonen åpnes i eget vindu. Velg så skriv ut... knappen i nettleseren på vanlig måte.

Den utskriftsvennlige versjonen som åpner seg i nytt vindu egner seg også godt til eksport til MS Word eller OpenOffice. Trykk CTRL+A og så CTRL+C, for så å åpne Nytt dokument i MS Word og trykk CTRL+V.

For utskrift av deler av arkivplanen se kap 5.1 PDF-eksport.

MERK ! Denne funksjonen skriver kun ut hele arkivplanen, og utskriftsikonet finnes derfor bare på startsiden i administrator.

På venstre side i skjermbildet er det en meny som viser de to øverste nivåene (se bilde over) i dokumentstrukturen i arkivplanen.

NB: Mappene på hovednivået er en spesiell type mappe (seksjon), og må opprettes fra forsiden av arkivplanen vha knappen "Ny seksjon (hovedmappe)". Dersom det kopieres innhold fra andre steder som skal fungere som hovednivå må du først forvisse deg om at mappen er av riktig type. Hvis ikke kan deler av funksjonaliteten utebli. F.eks. vil vanlige mapper på hovednivå ikke tas med i PDF-eksport.

Klikker du deg inn på en av mappene i menyen til venstre, vil du i høyre del av skjermbildet få opp en oversikt over mapper og dokumenter i nivået under den mappen du klikket på. Nivåene i dokumentstrukturen bygges ved å opprette mapper under mapper. Hvert nivå i dokumentstrukturen kan inneholde både mapper og dokumenter. Mapper opprettes ved å klikke ”Ny mappe”. For redigering av mapper, se kap. 3.4.

Når du klikker deg inn i en mappe, får du se en liste over dokumentene og mappene i mappen som vist på bildet nedenfor. Forklaring til kolonnene finner du nedenfor bildet.

Fjern/Slett gjøres ved å krysse av ”checkboksene” lengst til venstre, etterfulgt av knappen ”Fjern valgte”. Navn viser navnet på mappen eller dokumentet. Du kan opprette mapper og dokumenter på nesten alle nivå. Dette gjør det enklere å finne fram i arkivplanen.

Ved å trykke på dokumentnavnet får man opp forhåndvisning av dokumentet eller innholdet i mappen. Synlighet viser om mappen eller dokumentet er satt som Synlig eller Skjult. Ved å trykke på SKJUL eller VIS vil man henholdsvis Skjule eller Vise mappen eller dokumentet. "Endret av" viser hvilken bruker som sist gjorde endringer i mappen eller dokumentet.

Endringstidspunkt viser dato og klokkeslett for når denne mappen eller dokumentet sist er endret.

Prioritet viser hvilken rekkefølge mappene eller dokumentene er ordnet etter. Du kan sortere rekkefølgen ved å legge inn prioritet. 0 har høyest prioritet og blir plassert først, så følger 1,2,3 osv. Når du har endret prioritet, må du trykke Oppdater prioriteter.

Sortering viser 2 rullgardiner, den første som definerer hvilken variabel man ønsker å sortere etter.
(Prioritet eller endringstidspunkt er mest vanlig). Den andre rullgardinene definerer om man vil sortere økende eller minkende. Trykk Sett for å iverksette endring av valgt sortering.

De tre funksjonene lengst til høyre gir deg mulighetene til å kopiere, flytte eller redigere eksisterende dokumenter eller mapper. Mer informasjon om dette følger i de neste kapitlene.

Ønsker du å slette hele arkivplanen for din kommune/virksomhet, må du kontakte Arkivplan.no.

Står du i en oversikt over mapper eller dokumenter (for eksempel forrige figur), har du en kolonne som heter ”Rediger”. For hver mappe eller dokument er det et symbol som ser slik ut:

Klikker du på dette, kan du redigere mappen eller dokumentet.

Bildet nedenfor viser et dokument i redigeringsmodus:

De tre nederste knappene finner du igjen i alle dokumenter og mapper når de er i redigeringsmodus.

Send til publisering lagrer endringene og gjør dem tilgjengelige på nettsiden.

Lagre utkast lagrer endringene dine i en kladd, men endringene blir ikke synlige utad. Kladden blir automatisk åpnet neste gang du starter redigering av dokumentet.

Forkast Lukker dokumentet for redigering uten å lagre noe.

Editor er en del av redigeringsområdet (se kap. 3.4) og er et verktøy for redigering av tekst.

Valg av overskrifter

Merk den teksten du ønsker å bruke som overskrift, velg så blant de forhåndsdefinerte overskriftene (heading) i denne rullegardinen. OBS! ikke sett inn bilder i overskrift, de vil da ikke vises.

Fet skrift B, Kursiv skrift I, understreking

, Senket skrift X₂ og hevet skrift X²
Marker teksten du vil endre skriftstil på, og trykk på ønsket skriftstil.

Tekstflyt
Det finnes fire varianter av tekstflyt. Disse er (fravenstre mot høyre i menyen): Venstrejustert, sentrert, høyrejustert og sentrert med utfylling. Sistnevnte vil la teksten flyte helt ut til venstre og høyre, slik det er vanlig i f.eks. avisartikler.

Unumererte og numererte lister
Disse lager henholdsvis punktlister og numererte lister.

Innrykk og tilbakerykk
Disse lar deg gjøre innrykk i tekst og lister.

Angre

og Gjør om Angre

fjerner siste endring i teksten. For å angre mer enn siste endring, trykker du flere ganger. Dersom du har slettet flere endringer enn du
ønsket, trykker du Gjør om.

Link

, Fjern link

og Anker

Link brukes til å legge inn hyperlink på tekst og bilder. Fjern link tar bort hyperlinker. Anker brukes til å legge inn "ankerpunkt" som man kan linke til internt på sida. Dette lar brukeren "hoppe" til et punkt menger nede på sida.

Bilde

Bilde-symbolet lar deg legge inn et bilde i teksten. Du kan velge skalering til en del forhondsbestemte størrelser, eller du kan velge original størrelse på bildet.

Tabeller

Tabeller kan brukes for å få bedre orden på innholdet i dokumentet (Se kap. 3.3.3).

Fullskjermvisning

Symbolet åpner editoren i full skjerm for å vise mer av teksten.

Hjelp

Ved å trykke på Hjelp-knappen får du opp en enkel hjelpefol for hva de ulike knappene er til.

Skru av editor

Ved å skru av editoren får du tilgang til å redigere koden direkte. Denne funksjonen anbefales bare for viderekommede. Under tekstfeltet vil du se en knapp for å slå editoren på igjen.

Når du lager et dokument har du også mulighet til å legge inn bilder og filer i dokumentet. Til
høyre i redigeringsområdet (se kap.3.3) er det et felt som heter ”Tilhørende objekter”. Her
vises en liste over de bildene og filene som er lagt til i dokumentet.

Velg

i editoren (se kap.3.5.2). Følgende bilde kommer opp:

Relaterte bilder viser en liste over bilder osm allerede er i bruk i dokumenet/mappa du redigerer. Lista kan være tom.

Klikk på "Browse"/"Bla gjennom" og finn bildet du ønsker å sette inn. Gi bildet et navn (for å kunne identifisere det i bildebiblioteket seinere) og evt. en alternativ tekst. Velg så "Last opp lokal fil". La plassering stå uendret på "Automatisk".

Du vil deretter få en forhåndsvisning av bildet du har lastet opp, og du vil kunne velge størrelse på bildet:

Listen over forhåndsdefinerte størrelse kan variere fra illustrasjonen. Original viser bildet i den opprinnelige størrelsen. NB! Dersom fila har for høy oppløsning kan designet brytes når du lagrer sida (Bildet kan gå utenfor definert område). For å rette på dette må du enten laste opp et mindre bilde, eller velge en av de definerte størrelsene for å automatisk skalere bildet.

Trykk OK når du er ferdig.

Dersom du ønsker å endre egenskapene på et bilde i ettertid kan du klikke på bildet når dokumentet/mappa er i redigeringsmodus, og deretter klikke på det siste elementet ("embed") i stien som vises i den blå linja på bunnen av redigeringsboksen. ( Sti:

 »

)

Følg samme fremgangsmåte som for bilder. Filen vil vises med .doc, .pdf, .xls eller .ppt ikon.

Tips:

Dersom dere planlegger å eksportere planen til PDF er det p.t. nødvendig å gjøre noen ekstra grep for at filvedleggene skal kunne lastes ned direkte fra PDF'en:

• Legg først inn filene i dokumentet på vanlig måte og publiser det.
• Åpne sida som inneholder filvedleggene i frontend: https://KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/view/full/123
•  Høyreklikk på linken som ligger der, og velg kopier lenke (eller tilsvarende), i dette tilfellet får du noe a'la https://KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/download/123/5037/file/Rutine%20for%20behandling%20av%20saker%20p%C3%A5%20personalomr%C3%A5det,%20herunder%20tilsettingssaker.docx
•  åpne samme side i redigeringsmodus i admin: https://admin-KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/view/full/123 og trykk rediger
•  Finn stedet der fila ligger, og skriv inn navn på fila, eller annen tekst som skal være klikkbar for nedlasting.
•  Marker teksten som skal bli klikkbar, og klikk på link-symbolet. Velg herf=https, og lim inn linken (https://KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/download/123/5037/file/Rutine%20for%20behandling%20av%20saker%20p%C3%A5%20personalomr%C3%A5det,%20herunder%20tilsettingssaker.docx) i felt nr 2 fra toppen.
•  Publiser dokumentet.

NB! Innholdet i filvedlegg vil ikke tas med i PDF-eksporten, og det anbefales derfor å benytte filvedlegg i minst mulig grad. Metoden over vil gi den som leser PDF-filen en snarvei til å laste ned vedlegget.

Hyperlink brukes til å lenke fra dokumentet til andre internettadresser eller til andre deler av egen arkivplanen. Hyperlink til andre internettadresser er forklart i figuren nedenfor:

Marker teksten du ønsker å lage link av og trykk på

. Følgende bilde kommer opp:

Det anbefales å kopiere adressen til internettsiden du ønsker å linke til ved å merkeinternettadressen i adressefeltet (på internettsiden) og lime denne inn i felt nr to i Href.

Ved å sette Mål-feltet til "New window (_blank)" åpnes lenken i et nytt vindu. Gjøres ikke dette vil lenken ta over gjeldende vindu når brukeren klikker på den.

Hyperlink til andre deler av arkivplanen gjøres på samme måte som i figuren ovenfor.. Alle deler av arkivplanen har en egen adresse (URL). For å lenke kopierer du inn riktig adresse i feltet Href. Husk at du må hente adressen fra Leseområdet (jf. kap. 1.3). Åpne en ny fane og hent inn siden du vil lenke til, gå til visning i front og kopier adressen på siden.

Anker brukes til å sette link til tekst i samme dokument, slik at bruker kan hoppe til et punkt på sida ved å trykke på en link et annet sted, f.eks. i en innholdsfortegnelse.

Gå til punktet i dokumentet du vil sette inn et anker. Klikk på

Du får opp følgende dialogboks:

Gi ankeret et navn og trykk OK. Noter deg navnet på ankeret - du vil trenge det i neste steg.

Merk teksten du vil gjøre om til link og klikk på

. Følgende bilde kommer opp:

Under Href velger du Anchor og skriver inn navnet du ga ankeret etter # tegnet. Husk hva du kalte det.
Skriv det gjerne ned!
Trykk OK

Bruk av tabeller til å ordne tekst og bilder i dokumentet er beskrevet nedenfor:

Den samme siden i Administratorområdet (jf. kap 1.3) ser slik ut:

Slik setter du inn tabell: Plasser markøren i editoren, og trykk på

Følgende vindu kommer opp:

Nå kan man velge størrelse på tabellen ved å føre musepekeren i rutene for Størrelse eller skrive inn antall kolonner og rader.
Bredden på tabellen angis i forhold til siden.
Rammetykkelsen angis i pixler, man skiver inn en tall; 1 holder for å vise tabellen. Jo høyere tall jo mer skygge legges på tabellen.

For å redigere i tabellen etter at den er satt inn på siden klikker man på selve tabellen og en sti vises under redigeringsbildet:

Klikk på ”table” for å redigere bredde og rammetykkelse.

Enkelte typer innhold kan ha et felt for Endringslogg. Det som legges inn i dette feltet vil ikke vises i dokumentet etter at det er lagret, og vil heller ikek være tilgjengelig når man åpner dokumentet for ny redigering. Data fra dette feltet finner man igjen i endringsloggen. Menyvalget ligger i verktøykassen i venstre kolonne. Loggen vil vise alle rader for noden man står på og innhold under denne i kronologisk rekkefølge.

Ønsker du at et dokument eller en mappe skal ligge to eller flere plasser i arkivplanen, bruker du ”Kopier” funksjonen. Klikk på ikonet for kopiering

ved siden av det dokumentet eller den mappen du ønsker å kopiere. Da får du opp følgende side:

Bla deg lenger opp i dokumentstrukturen ved å trykke på

, bla deg nedover i dokumentstrukturen ved å trykke på + tegnet foran den respektive mappe. Når du har funnet den ønskede plasseringen for det kopierte dokumentet, velg mappen ved å merke av ”radioknappen” til venstre for respektiv mappe, avslutt med OK. MERK at kopier funksjonen kun tar med seg selve mappen, den tar ikke med seg undermapper eller dokumenter som ligger i mappen.

Dette kan løses ved først å flytte dokumentet/ene til ønsket sted for deretter å flytte mappa. Eventuelt lage ny mappe. Etterpå kan man flytte dokumentet/ene inn i mappa.

Et bedre og mer fleksibelt alternativ for å kopiere og flytte innhold er å benytte handlekurv-funksjonen (Se kap. 3.7 Handlekurv).

Ønsker du å flytte et dokument (eller mappe) fra en plass i arkivplanen til en annen, bruker du funksjonaliteten ”Flytt”. MERK at ved bruk av flyttfunksjonen på mapper, så tar du også med deg undermapper og dokumenter, som ligger i mappen.

Klikk på ikonet for ”Flytt”

På samme måte som for kopier funksjonen, velger du ny plassering for mappen eller dokumentet. Se forklaring under pkt "3.5.2.1 Kopier".

Et bedre og mer fleksibelt alternativ for å kopiere og flytte innhold er å benytte handlekurv-funksjonen (Se kap. 3.7 Handlekurv).

I Arkivplan.no har du mulighet for å opprette kontroller for aktiviteter. Kontrollene fungerer som påminnelser om aktiviteter som skal utføres, og sendes via e-post. Muligheten for å opprette kontroller finner du under ”Kvalitetssikring” i kapitlet ”Rutiner”.

Oppbygging av en kontroll:
Navn er tittelen på kontrollen (for eksempel: ”Utfør restansekontroll”). Rutine kan være navnet på en tilhørende rutiner knyttet til kontrollen. Fra dato angir dato for første gang kontrollen skal gjennomføres. Til dato angir siste gang kontrollen skal gjennomføres Intervall angir frekvens for hvor ofte kontrollen skal gjennomføres. Send varsel angir hvor mange dager før kontrollen skal være utført, man ønsker å få varsling tilsendt pr. e-post. Ansvarlig er navnet på den som er ansvarlig for at kontrollen utføres. Varsling til er e-postadressen til den som skal varsles om at kontrollen nærmer seg. Når her setter du hvor mange dager i forkant påminnelsen skal sendes ut. Merknader dette er et felt for utfyllende informasjon eller kommentarer.

Den ansvarlige for en kontroll vil da få en e-post et gitt antall dager i forkant av at kontrollen skal være utført. E-posten inneholder all informasjon som er definert for denne kontrollen.

Dokumentasjon av utførte kontroller:
Nå den ansvarlige faktisk har utført en kontroll, trykker han/hun på Utført i redigeringbildet.

Det at kontrollen er utført vil da bli dokumenter som en del av planen, se under Kvalitetssikring i ”front-end”:

Dersom du har flere planer kan du enkelt skifte mellom disse ved å benytte funksjonen for å sette aktiv plan. Denne ligger nederst på lista over planer. Liste er tilgjengelit på nivået over startsiden for planen. Med vanlig oppsett kommer du dit ved å gå ett nivå opp fra forsida på din arkivplan.

Her velger du en av planene for lista (Periodiserte planer kan ikke brukes som aktiv plan) og trykker "Sett som startside". Denne vil da bli aktiv umiddelbart som startside.

Denne avkrysningen lar deg aktivere/deaktivere lenke i referanselista på arkivplan.no. Den kontrollerer også hvorvidt planen blir indeksert av søkemotorer som f.eks. Google.

Avkrysningen påvirker hvorvidt planen har en aktiv lenke i referanselista eller ikke. Den påvirker ikke hvorvidt planen er synlig/tilgjengelig på web eller ikke; planen vil uansett være tilgjengelig på <organisasjonsnavn>.arkivplan.no.

Dersom det ikke er avkrysset for at planen er aktiv vil html-koden for forsida til planen i tillegg inneholde en meta-tag som gir søkemotorer beskjed om at de ikke skal indeksere planen, og planen vil således ikke bli søkbar på f.eks. google. Dersom planen allerede er indeksert vil fjerning av avkrysningen ikke fjerne eventuelle søkeresultater på google og andre søkemotorer.

Merk at det kan ta litt tid før oppdateringen gjøres gjeldende og lenken blir klikkbar; endringen vil tre i kraft ved neste oppdatering av referanselista.

Handlekurven lar deg plukke innhold fra egen og andre arkivplaner og kopiere (evt. flytte) det inn i en mappe i din egen arkivplan. Handlekurven lar deg håndtere flere objekter på en gang, og kopieringsfunksjonen vil også ta med seg innhold i undermapper, slik at du kan kopiere et helt innholdstre på en gang.

Innholdet i handlekurven kan du se ved å trykke på handlekurven øverst i venstremenyen. Antall objekter i handlekurven vises i parentes. (Underelementer til mapper du har lagt i handlekurven telles ikke med her.)

NB: Innholdet i handlekurven er separat pr subdomene. Dvs av dersom du legger ting i handlekurven mens du står på kommune1.arkivplan.no vil denne handlekurven ikke være tilgjengelig dersom du endrer adresse og går til kommune2.arkivplan.no. Dersom du ønsker å hente innhold fra andre kommuners arkivplan må du navigere deg opp i innholdet fra din egen arkivplan.

Det aller meste av innhold i alle arkivplaner kan legges i handlekurven. Dette gjøres ved å trykke på knappen "Legg i handlekurv" som finnes øverst i høyre hjørne på alle mapper/artikler som omfattes av funksjonen:

Når du trykker på "Legg i handlekurv" vil du legge sida du har åpen på skjermen i handlekurven. Dersom denne er en mappe med mer innhold (flere mapper, artikler, etc) vil også disse omfattes av handlingen du senere utfører.

Om du nå åpner handlekurven vil du se navnet til objektene du har liggende i kurven:

NB: Dersom du tenker å kopiere en hel arkivplan anbefales det å kopiere hvert av hovednivåene fra planen du ønsker å kopiere inn under startsiden på din egen plan. Denne metoden er mye enklere og mer oversiktlig enn å kopiere en hel plan (inkl. startsiden) inn på organisasjonsnivå.

I handlekurven kan du markere hvert enkelt object ved å krysse dem av, og i tillegg er der tre knapper med følgende funksjoner i bunnen:

• Tøm handlekurv
• Flytt
• Kopier

(Ved å peke på knappene får du opp informasjon om hvilken funksjon hver enkelt av dem har.)

Den første av dem fjerner alt innhold fra handlekurven, de to andre hhv flytter eller kopierer det innholdet du har markert med avkryssing.

Årsaken til at du må krysse av hvilke objekter du vil håndtere er at handlekurven lar deg velge innhold fra flere steder først, og dernest kan du plassere de valgte objektene individuelt på ulike steder i din egen plan i bare to steg.

For å kopiere eller flytte innhold navigerer du deg inn i mappa der du vil legge innholdet fra handlekurven, krysser av objektet du vil flytte eller kopiere og trykker på valgt funksjon.

Papirkurven finnes som et eget valg i verktøykassa i venstremenyen.

Dersom du ikke ser en papirkurv i din verktøykasse kan du prøve å tømme cache i nettleser og laste siden på nytt, evt. prøve i en annen nettleser. Dersom hverken du eller noen andre i din organisasjon kan se valget i menyen kan det være det må opprettes en ny papirkurv. Kontakt Arkivplan Support for å melde inn forespørsel om opprettelse av papirkurv.

Fort å fjerne innhold krysser du av på objektet/objektene du ønsker å fjerne og trykker på knappen "Papirkurv". Det merkede innholdet vil da bli flyttet over i papirkurven, og vil ikke lenger være synlig utad. Innloggede brukere kan finne innholde ti papirkurven.

Innhold som fjernes vil havne i papirkurven. Her vil du kunne se en liste over innhold som er slettet, og du kan gjenopprette innholdsstrukturer dersom du ønsker det.

Du kan merke av og gjenopprette flere elementer samtidig. Listen viser (den tekniske) banen til opprinnelig plassering hvor hvert enkelt element vil bli gjenopprettet. Mapper vil bli gjenopprettet med eventuelt innhold/struktur intakt. Gryss av for objektet/objektene du ønsker å gjenopprette og trykk på knappen "Gjenopprett".
Dersom den originale plasseringen til innholdet er fjernet må du manuelt velge en plassering før du så kan gjenopprette innholdet.

Innhold i papirkurven blir liggende der i minimum 30 dager før det fjernes automatisk.
Du kan permanent fjerne innhold fra papirkurven manuelt ved å krysse av og trykke på "Fjern"-knappen nede til høyre. Innhold som er fjernet fra papirkurven vil ikke kunne gjenopprettes.