Startsiden for en arkivplan ser slik ut:

I dette bildet, vil ”Demo” bli erstattet med kommunens eller virksomhetens navn. ”Demo” er brukt som eksempel på en arkivplan for en fiktiv kommune/virksomhet.

Arkivplan.no har et innbygd søk, for søk på aktive arkivplaner (publiserte og gjerne vedtatte planer). Klikk på fanen Ressurser på hovedsiden. For å finne en aktiv/publisert plan klikker man på f. eks IKA Rogaland og velger en kommune som er oppført med rød skrift.

Når man er kommet inn i en aktiv plan finner man Søkefeltet øverst i skjermbildet. Se rød pil nedenfor:

Man kan avgrense søket til et bestemt fylke og kommune. Man kan velge å søke i hele planen, kun på arkivserie eller etter elektronisk system, eventuelt i valgte felt f.eks i arkivserieskjema.

Øverst i menyen, på venstre side, er det lenket til KAI samhandlingsrom. Når du bruker denne linken vil du bli spurt om brukernavn og passord på samme måte som ved innlogging til administrasjonsområdet. (Se kap. 1.4). Samhandlingsrommet er et område som kan være til nytte både i arkivplanarbeidet og i andre faglige sammenhenger. Her vil du finne et diskusjonsforum og det er lagt ut arkivfaglig informasjon som du fritt kan bruke.

Før du kan starte arbeidet med å lage en arkivplan må følgende være gjort:

1. Det må være opprettet et dokument for den arkivinstitusjonen som kommunen eller virksomheten tilhører. Dette gjøres av Arkivplan.no as, ved kontraktsinngåelse for bruk av Arkivplan.no.
2. Det må være opprettet et kommunedokument for den kommunen som arkivplanen gjelder for. Å opprette et kommunedokument er en oppgave som utføres kun en gang, av den arkivinstitusjonen som kommunen eller virksomheten tilhører.
3. Det må være opprettet en arkivplan.

Det er kun punkt 3 som blir utført av den som lager en arkivplan.

For å kunne opprette en arkivplan må du være pålogget med brukernavn og passord (se kap. 1.4), samt ha rettigheter til å kunne utføre denne handlingen. En vanlig bruker kan ikke opprette ny plan for kommunen. Man må da henvende seg til sitt respektive IKA eller Byarkiv og be om å få nedlastet en ny plan.