Gradert arkiv

Beskyttelsesgrader

Denne rutinen gjelder for dokumenter som er påført gradering etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen.
Det gjelder følgende norske eller tilsvarende NATO graderinger:

Dokumenter som graderes eller mottas gradert:

• Beredskaps- og kriseplaner
• Sikkerhetsadministrasjon og rapporter etter sikkerhetsinspeksjoner
• Personellsikkerhet
• Diverse fagsaker

NB: Elektronisk forsendelse av dokumenter gradert FORTROLIG eller STRENGT FORTROLIG etter beskyttelsesinstruksen underlegges regelverket i sikkerhetslovens bestemmelser og forskrifter. 

Ansvarlig for gradert arkiv i Eidskog kommune

Ansvarlig er Beredskapsleder og Kommunedirektør. Arkivleder i Eidskog kommune har overordnet ansvar for gradert arkiv.

Saksbehandler for personellsikkerhet

HR leder

Innkommende post

All post til Eidskog kommune blir levert til arkivet. Journalføring og oppbevaring av graderte dokumenter er underlagt ansvarlig for gradert arkiv i Eidskog kommune. Graderte dokumenter skal derfor umiddelbart leveres dit. Arkivpersonalet tar med en egen kvitteringsbok, og får kvittering for at dokumentet er levert. Kvitteringsboken oppbevares på dokumetnsenteret.

Dokumenter gradert KONFIDENSIELT og HEMMELIG skal sendes med kurér, jf. virksomhetssikkerhetsforskriften kapittel 6, § 35. Forsendelsen skal være pakket i dobbel emballasje. Dokumenter gradert HEMMELIG skal ha vedlagt en kvittering som mottaker kvitterer for og returnerer til avsender (dette gjøres som regel av arkiv). Når forsendelse kommer til Eidskog kommune skal den innerste emballasjen ikke åpnes, men leveres ansvarlig for gradert arkiv. Det samme gjelder konvolutter som er merket Personkontroll (ytterste eller innerste konvolutt). Disse skal heller ikke åpnes, men leveres til HR leder.

Journalføring

Journalføringen av graderte dokumenter foretas av følgende personer:

• FORTROLIG / STRENGT FORTROLIG: Den enkelte arkivar.
• BEGRENSET og høyere gradering: Arkivleder.

Forsendelser som gjelder personellsikkerhet leveres til- og behandles av HR leder.

Alle graderte dokumenter (innkommende og utgående) skal journalføres i hht. sikkerhetsloven kapittel 5, § 5-2, og virksomhetssikkerhetsforskriften kapittel 6, § 37. Dokumenter merket FORTROLIG eller STRENGT FORTROLIG skal journalføres i hht. § 8 i beskyttelsesinstruksen.

Eidskog kommune fører egen journal for dokumenter gradert KONFIDENSIELT og HEMMELIG i henhold til virksomhetssikkerhetsforskriften. Journalen føres i en Excel-fil som er gradert BEGRENSET, og journalen ligger i en egen mappe i Websak.  

Dokumenter merket FORTROLIG og STRENGT FORTROLIG i henhold til beskyttelsesinstruksen § 8, er i de fleste tilfeller r-notater, disse journalføres av arkivet i WebSak  og lagres elektronisk i henhold til beskyttelsesinstruksen § 8.

Egenproduserte dokumenter gradert BEGRENSET skal oppbevares på papir.

Innkommende dokumenter gradert BEGRENSET som leveres i papirformat, journalføres i WebSak og oppbevares i gradert arkiv. Elektroniske dokumenter sendt via SvarUt, kommer som regel til Eidskog kommunes elektroniske mottak. Disse journalføres i WebSak og videresendes til saksbehandler hvis denne har tilgang til Websak, eller skrives ut og leveres saksbehandler.

Sakens Arkivdel i WebSak markeres som Papir.

Dokumenter gradert BEGRENSET journalføres på saken i WebSak, men lagres ikke elektronisk der.

Alle dokumenter med graderingsnivå BEGRENSET journalføres i WebSak, og har en merknad med opplysninger om dokumentet.

På noen saker finnes det både graderte og ugraderte dokumenter. Alle er journalført i WebSak, men de graderte dokumentene er arkivert i gradert arkiv.

I saker der kun vedlegget er gradert, journalføres og skannes hoveddokumentet inn i WebSak, mens vedlegget oppbevares i gradert arkiv. Arkiveringen av vedlegg skjer i henhold til instruks eller forskrift for gjeldene gradering. I WebSak legges det inn en merknad på journalposten om at det finnes et gradert vedlegg. Vedlegget arkiveres i gradert arkiv etter arkivkode, og på samme saksnummer som hoveddokumentet.

Oppbevaring

I Eidskog kommune har vi følgende rutiner for oppbevaring av graderte dokumenter, jf. kapittel 5, §§ 5-3 og 5-4 i sikkerhetsloven: 

*Elektronisk -  i henhold til beskyttelsesinstruksen § 9, 1. ledd siste setning, jf. § 12. Eller som beskrevet over.

Utlånsregistrering/kontroll

Dokumenter gradert KONFIDENSIELT og HEMMELIG

For utlån av dokumenter gradert KONFIDENSIELT og HEMMELIG gjelder følgende rutine basert på §§ 5-3 og 5-4 i sikkerhetsloven. Utlån skal merkes ved at det legges et utlånskort i arkivet, dato og låntagers initialer føres i egen kolonne i journalen. Ved retur skal ansvarlige for gradert arkiv/stedfortreder bekrefte innleveringen med dato og initialer i kolonne for innlevering. Det er laget et eget Excel-ark for utlånshistorikk.

Dokumenter gradert BEGRENSET

Ved utlån av dokumenter gradert BEGRENSET registreres utlån og innlevering i WebSak, enten på saks- eller journalpostnivå. Låntaker får originaldokumentet levert i utlånsmappe.

Sikkerhetsgraderte dokumenter skal aldri beholdes av saksbehandler over lengre tid, og skal returneres til ansvarlig for gradert arkiv snarest etter at saksbehandlingen er avsluttet. Dette gjelder likevel ikke sikkerhetsgraderte beredskapsplaner og instrukser som er nødvendige å ha umiddelbart tilgjengelig.

Utlånsrestanser skal innkreves minimum hver sjette måned.  

Kopiering av dokumenter

Ved kopiering av et sikkerhetsgradert dokument skal den som kopierer kontrollere at bare informasjonen som er ment å kopiere blir kopiert.For dokumenter gradert KONFIDENSIELT og høyere, skal journalføringen inneholde opplysninger om antall kopier og mottakere.

Tilintetgjørelse

Makulering av alle sikkerhetsgraderte dokumenter skal som hovedregel gjøres av ansvarlige for gradert arkiv, dette for å sikre kontroll med makulering av originaldokumenter, kopier og alle andre former for midlertidige arbeidskopier.

Tap eller kompromittering

Dersom et sikkerhetsgradert dokument er gått tapt, eller det ikke kan gjøres rede for, skal forholdet uten opphold meldes til sikkerhetsleder.

Skifte av lås koder/kombinasjoner

Skifte av lås til arkivskap utføres av sikkerhetsleder/leder for gradert arkiv, og skal skje når noen med tilgang til det slutter eller ved mistanke om kompromittering. Dato for skifte av lås skal noteres på skjema på innsiden av arkivskapet.

Reservenøkkel oppbevares i forseglet konvolutt på Dok.senteret.

Gradering av dokumenter

Den etaten som utsteder et dokument har ansvaret for at dokumentet graderes i samsvar med de regler som er fastsatt i sikkerhetsloven m/forskrifter og beskyttelsesinstruksen. Det må påses at dokumentet ikke graderes høyere enn nødvendig.

Sikkerhetsgradering skal ikke brukes i større utstrekning eller for lengre tid enn nødvendig. Dersom ikke annet er bestemt bortfaller sikkerhetsgraderingen etter 30 år fra utstedelsen. Dokumentutsteder skal alltid vurdere tidsbegrensning av sikkerhetsgraderingen dersom beskyttelsesbehovet etter sikkerhetsloven § 5-3 andre ledd er vesentlig kortere enn 30 år.

Dokumenter som går inn under unntak fra automatisk nedgradering etter 30 år, skal i tilknytning til graderingen stemples "Unntatt Fra Automatisk Nedgradering". Disse kalles UFAN-dokumenter. Ved journalføring merkes dokumentene UFAN foran arkivkoden. UFAN-dokumenter oppbevares for seg i fysisk arkiv. Revurdering av graderingen skal skje etter 40 år, og deretter hvert 10. år med sikte på nedgradering.

Omgradering/avgradering

Omgradering skal skje når det foreligger grunn til å revurdere graderingen, jf. sikkerhetsloven kapittel 5, § 30.

Automatisk avgradering: Sikkerhetsgradering gjelder i 30 år fra utstedelsen dersom ikke annet er angitt. Etter 30 år bortfaller graderingen automatisk. Unntaket er informasjon om klareringssaker og dokumenter unntatt fra automatisk nedgradering (UFAN - dokumenter).