Historikk – Region Midt-Norge 01.01.2004 – 01.03.2013Oppstart 01.01.04 Bakgrunnen for den statlige reformen: Regjeringen la i oktober 2002 i odelstingsproposisjon nr. 9 (2002-2003) frem forslag om at de oppgaver som fylkeskommunene etter gjeldende rett har ansvaret for på barnevernområdet og familievernområdet, skulle bli overført til staten. På barnevernområdet gjaldt dette først og fremst 2. linjen for barnevernet og for rekruttering og formidling av fosterhjem. På familievernområdet gjaldt det ansvaret for å sikre at det er familieverntjenester i fylkene. Proposisjonen omhandlet forslag til endringer i barnevernloven og familievernloven. Forslagene gjaldt i hovedsak organisatoriske endringer. Det vises også til stortingsmelding nr. 40 (2001-2002) Om barne- og ungdomsvernet, og til strategidokument nr 19/2003 fra Barne- og familiedepartement. Regionkontorene fikk overført søknader om adopsjon fra BUFA (Barne, ungdoms og familieforvaltningen). Dette gjelder søknadene om innenlandsadopsjoner og utenlandsadopsjoner gjennom adopsjonsforeningene. BUFA beholdt behandlingen av utenlandsadopsjoner utenom forening og faglig utvalg er lokalisert der. BUFA ble 1.7.2004 en del av Bufdir. Oslo kommune og Trondheim kommune var unntatt reformen når det gjaldt barnevernet – Oslo er det fortsatt (2014). Etter at Trondheim kommune fikk avslag fra Kommunal og regionaldepartementet på å fortsette barnevernsforsøket ble dette avviklet til 1. juli 2008. Barne-, ungdoms- og familieetaten ble opprettet 01.01.2004, da under navnet Statens Barne- og Familievern (SBF). 01.07.2004 ble navnet forandret til det Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat). Etaten er organisert i fem regioner og et direktorat (Bufdir) under Barne- og likestillingsdepartementet (BLD). Bufetats oppgaver var da innenfor områdene barnevern, familievern og adopsjon. Region Midt-Norge omfatter fylkene Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal. Regionen besto ved oppstart av et regionkontor lokalisert i Trondheim, fire fagteam (Steinkjer, Trondheim, Molde og Ålesund) og 13 institusjoner (Bjugn barnevernsenter, Clausenengen ungdomshjem, Fergeland barneverninstitusjon, Husafjellheimen ungdomsheim, Karienborg ungdomsheim, Kollen ungdomsbase, Kvammen gård, senere Kvammen akuttinstitusjon, Orkdal barnevernsenter, Spillumheimen ungdomsheim, Storbuan gård, senere Storbuan ungdomsheim, Sunnmørsheimen og Trastalia barne- og familieheim), 3 fosterhjemstjenester (Steinkjer, Trondheim, Molde), tre familievernkontor (Namsos, Steinkjer og Kristiansund). Direktør for region Midt-Norge var Aud Bjørkås. I 2008 ble hun etterfulgt av Jonny Berg. Arkivtjenesten Arkivtjenesten ved regionkontoret hadde ansvar for den daglige dokumentforvaltningen for regionkontoret. Arkivtjenesten har i tillegg hatt ansvar for utarbeidelse av regionale rutiner for arkivdrift samt gi opplæring, veiledning og bistand både internt på regionkontoret og på enhetene. Det var merkantilt ansatte som hadde ansvar for arkivering, kvalitetskontroll og journalføring ved fagteam, fosterhjemtjenestene, institusjoner og tiltak forøvrig. Arkivleder hadde et overordnet ansvar for hele regionen. Regionkontoret og alle underliggende enheter hadde hver sine delarkiv hvor de arkiverte under sin administrative enhet. Regionkontoret og fagteamene benyttet ePhorte m/skanning helt fra start i 2004. Fra 1.1.2006 tok øvrige enheter ePhorte i bruk som journalføringssystem, men uten skannere. Alle enheter som ble overtatt fra Trondheim kommune tok i bruk ePhorte med skanning på sikker sone fra overgangen til Bufetat 1.7.2008. Familievernkontorene har ikke benyttet ePhorte, de fører manuelle postjournaler. Saksarkivene og mappene for fosterhjemmene oppbevares ved enhetene. Personalmappene til personale som sluttet før 1.3.2013 ble overført til regionkontorets bortsettingsarkiv senere Dokumentforvaltning Trondheim. Personalmapper på tilsatte ble overført til ny enhet dersom den ansatte kun endret tjenestested i Bufetat. Barnevernsmappene eies av fagteamene. Det ble opprettet en hovedmappe pr barn: Når et barn ble plassert i institusjon, fosterhjem eller gis annet tiltak opprettet fagteam en «tiltaksmappe». Når barnet flyttet ut av institusjon/fosterhjem overføres tiltaksmappen til fagteam som oppbevarer denne sammen med hovedmappen. Ved samorganisering av Fagteam- og fosterhjemstjenestene ble klientsakene opprettet i ePhorte på de gamle enhetene til fosterhjemstjenestene avsluttet. Regionen gikk da over til en felles klientmappe for fagteam- og fosterhjemstjenestene (ePhorte og fysiske papirmappe). Den fysiske klientmappa fra fosterhjemstjenesten ble sammenstilt med hovedmappa til barnet/fagteamets mappe i hht tilsvarende rutine for avslutta tiltak. Unntak her er Fagteam og fosterhjemstjenesten Trøndelag Nord som siden etablering i 2004 allerede hadde felles fysisk mappe for fagteam- og fosterhjemstjenesten sortert etter dato. Regionen opprettet et regionalt dokumentsenter etter pålegg fra direktoratet fra 1.2.2012. Dokumentsenteret ivaretok dokumentforvaltning for regionkontoret fra denne dato og startet en gradvis overtakelse av dokumentforvaltning på sikker sone i regionen med Fagteam- og fosterhjemstjenesten Trøndelag Sør som første enhet fra 1.5.2012. Enhetens klient- og fosterhjemsarkiv ble da overført Dokumentsenteret. Utrullingen fortsatte med MST Trøndelag Sør 1.9.2012, Husafjellheimen ungdomsheim med avdeling familiehjem 1.10.2012, Karienborg ungdomsheim med avdeling familiehjem 15.10.12, Sunnmørsheimen akutt med avdeling beredskapshjem og Sunnmørsheimen ungdomsheim 1. november 2012. Videre utrulling ble da stanset ettersom en større omorganisering av etatens administrative støttefunksjoner skulle skje 1.1.2013 som en følge av etatens kvalitetutviklingsprogram. 1.1.2013 ble Dokumentsenteret omorganisert til ny enhet for administrative støttefunksjoner Bufetat senter for administrasjon og utvikling, med ny oppgavefordeling på tvers av direktorat og regioner. Seksjon dokumentforvaltning Trondheim ble en av etatens tre seksjoner for dokumentforvaltning med ansvar for følgende arkivdeler på sikker sone: Fosterhjem, Enslig mindreårige asylsøkere, Klientsak familievern, Rettferdsvederlagsordningen og Adopsjon. Ordningsprinsipper Saksarkivet er ordnet etter Bufetats arkivnøkkel. Personalmapper er satt opp som en egen serie klassert etter Bufetats arkivnøkkel som primærklassering med fødsels og personnavn som sekundærklassering i ePhorte. I fysisk arkiv er arkivet satt opp alfabetisk etter etternavn. Fosterhjems- og barnevernsmapper er klassert etter ODA-nummer (nummereringssystem i fagsystemet) i ePhorte. I fysisk arkiv er Klientarkivet satt opp etter fødselsdato. Fosterhjemsarkiv etter etternavn på fostermor. Adopsjonsarkivet er klassert etter en bokstavkode som primærklassering, mens Bufetats arkivnøkkel er benyttet som sekundærklassering. Omstilling/endring i organisasjonsstruktur Regionen har gått gjennom flere omstillinger, og endringer i organisasjonsstrukturen. Enheter har blitt lagt ned som selvstendig enhet, noen gjort om til avdeling under andre enheter. Regionkontoret har også endret struktur (inkl. navneendringer) flere ganger siden januar 2004. Komplett oversikt har ikke BSA klart å skaffe. Følgende institusjoner/enheter er nedlagt/avviklet: Bjugn Barnevernsenter i 2004, Fergeland barneverninstitusjon i 2005, Trastalia barne- og familieheim (avviklet som døgntiltak i 2006 men videreført som Familie og nettverksteam, senere Senter for foreldre og barn). Familiebaserte tjenester Trøndelag Nord ble avviklet i 2012. Trastalia barne- og familieheim: Opprinnelig startet under navnet Symra Barnehjem og ble opprinnelig bygget og drevet av Nasjonalforeningen for folkehelse i 1925, og drevet av Bolsøy helselag frem til 1980. I 1980 tok Møre og Romsdal fylkeskommune over driften, og i 1985 det ble også opprettet et mødrehjem ved institusjonen. I 2000 ble hele institusjonen flyttet og byttet navn til Trastalia barne- og familieheim. I 2004 tok Bufetat over driften og drev institusjonen frem til den ble avviklet i 2008. Barnehjemsdriften ble avviklet helt, men i 2009 startet samme gjengen opp igjen Senter for foreldre og barn i Molde. I 2007 ble Fagteam Trondheim og Fosterhjemstjenesten Sør-Trøndelag samorganisert til Fagteam og fosterhjemstjenesten Trøndelag Sør. I 2008 ble regionens øvrige tre Fagteam og fosterhjemstjenester slått sammen etter samme modell: Fagteam og fosterhjemstjenesten Trøndelag Nord, Fagteam og fosterhjemstjenesten Nordmøre og Romsdal og Fagteam og fosterhjemstjenesten Sunnmøre. 01.07.2008 ble Fagteam og Fosterhjemtjenesten Trondheim opprettet som følge av overtakelsen av statlig andrelinjetjeneste i Trondheim kommune. Regionen overtok samtidig institusjonene Catharinasenteret (skiftet i 20012 navn til Vikhovlia akuttsenter), Ranheim Vestre og Viktoria familiesenter. Følgende enheter er nyopprettet: 2006: Stjørdal ungdomssenter, MST Volda (senere MST Sunnmøre), MST Trondheim (senere MST Trøndelag Sør 1 og 2), MST Levanger (senere MST Trøndelag Nord). 2008: Familiebaserte tjenester Trøndelag Sør (senere Funksjonell familieterapi Trøndelag Sør), Familiebaserte tjenester Sunnmøre (senere Funksjonelle familieterapi Sunnmøre) og Familiebaserte tjenester Trøndelag Nord.
I september 2015 markerte Sunnmørsheimen ungdomsheim, avdeling Nygardsvegen og MST Sunnmøre åpningen av flunkende nye, tilrettelagte lokaler. Beslutningen om å finne nye lokaler og dele Sunnmørsheimen ungdomsheim i to avdelinger ble tatt allerede i 2012. Avdelingen i Klatrevegen i Volda har vært i drift i drøyt ett år etter flytting. Den andre avdelingen har vært i drift i Sjukehusvegen mens de nye lokalene ble bygd. Det ene bygget i Nygardsvegen huser institusjonsavdelingen med plass til 5
ungdommer, mens det er et eget bygg for administrasjonen og MST Sunnmøre, med møterom og arbeidsplasser for besøkende. I 2008 etablerte regionen områdeorganisering med følgende områdekontor: Bufetat område Trøndelag Nord, Bufetat område Trøndelag Sør, Bufetat område Trondheim, Bufetat område Nordmøre og Romsdal og Bufetat område Sunnmøre. Områdeorganiseringen ble avviklet i 2012 i forbindelse med overgang til felles organisering for regionkontorene som følge av Kvalitetutviklingsprogrammet. Dette førte også til opprettelse av Sunnmørsheimen akuttinstitusjon med avdeling beredskapshjem. I 2010 overtok regionen den private institusjonen Gilantunet / Gjertrustuggu. Team for enslige mindreårige asylsøkere (EMA) ble opprettet i 2010 ved Områdekontoret Trondheim. Dette ble så i 2012 omorganisert til et team i Fagteam- og fostehjemstjenesten Trondheim. Høsten 2014 ble ansvarsområdet flyttet over til Regionskontoret. Antall familievernkontor i regionen økte fra tre (Familievernkontoret i Kristiansund, Familievernkontoret i Steinkjer, senere Levanger og Familievernkontoret i Namsos) til fem i 2006 ved at Familievernkontoret i Molde og Familievernkontoret i Ålesund ble statlig. Regionen har i tillegg hatt driftsavtale med det kirkelige Familievernkontoret i Sør-Trøndelag i hele perioden. I 2012 ble regionen organisert innenfor funksjonsområdene F1-F4. F1 = Inntak og fosterhjemsrekruttering – Fagteamene og fosterhjemtjenestene og akuttinstitusjoner. F2 = Barn og familier – Barne og familiesentre (barn under 12 år), familievernkontorene og seksjon adopsjon. F3 = Omsorg for ungdom – Ungdoms- og familiesentrene (barn over 12 år), F4 = Behandling for ungdom – barneverninstitusjoner (barn over 12 år), hjemmebaserte tjenester (MST og FFT) Personalmapper for tilsatte i regionen som ble omstilt/endret arbeidsted ble overført nytt tjenestested i hht rutine for personalarkiv. Ajourføring av klientmapper For å sikre klientdokumentasjon ble det i disponeringsskriv for 2009, tillegg nr 2 – punkt 6.4 stilt krav til at alle «klientmapper må gjøres fullstendige både fysisk og elektronisk i løpet av 2009. Arkivverdige dokumenter må overføres fra ODA til ePhorte». Dette var et mer omfattende arbeid en først antatt, og arbeidet med ajourføring av klientmapper i region Midt-Norge var et gjentagende krav i disponeringsskrivene de påfølgende årene. Kopibok Regionkontoret gikk over til elektronisk kopibok fra 1.1.2011. Elektronisk kopibok ble innført for arkivdelene til de enhetene som ble implementert i Dokumentsenterløsningen frem til ny organisering 1.3.2013. |