|
Rutine for håndtering av dokumenter i Mottak+ Rutinen skal sikre at dokumenter som Færder kommune mottar i Mottak+ blir tatt hånd om. Mottak+ er Færder kommunes løsning for mottak av digital post sendt inn via kommunens hjemmeside, SvarInn, E-dialog og overføring av dokumenter fra fagsystem til arkiv. Dokumentsenteret er ansvarlig for håndtering av dokumenter som mottas i Mottak+. Dokumenter som mottas i Mottak+ blir registrert i WebSak på tilhørende sak, eller på en ny sak. For dokumenteter som skal registreres i fagsystem til Helseforvaltningen, Barnevern, Helsestasjonen, Færderhuset, PPT og SikkerSak skal følgene gjøres:
- Lagre dokumentene direkte i mappen (s:), ikke mellomlagre på egen PC. Dokumentene som lagres her overføres automatisk til fordeling i fagsystem. Alle dokumenter må være i PDF-Format. Format som Word eller JPG må printes til PDF og lagres direkte i mappen (s:)
Dokumenter til NAV registreres ikke av dokumentsenteret, men blir skrevet ut og sendt med internposten til NAV for registrering i Sosio. Dokumenter som har blitt skrevet ut av Mottak+ blir slettet. Ved registrering av dokumenter fra Mottak+ må det sjekkes at det ligget et utgående dokument fra Færder kommune på saken dersom det kommer svarbrev på f.eks: søknad om tilskudd fra Budir. |