Glemt Passord?

Sektorvise rutiner

Helse og omsorg 

  • Brev sendt til kommunen med Evenes Omsorgssenter eller andre enheter innen helse og omsorg som adressat blir åpnet i postmottaket på Rådhuset, og sendt videre til omsorgssenteret dersom det ikke er snakk om dokumenter som skal arkiveres i Websak eller Profil. 
  • Post som gjelder saksbehandling o.l. blir sendt en gang i uka fra Evenes omsorgssenter til rådhuset.  
  • Dokumenter som skal sendes til rådhuset for skanning merkes med enten «lønn», "fakturaer," eller «Websak». Sistnevnte gjelder dokumenter som skal skannes i forbindelse med saksbehandling eller registrering på personalmappe, for eksempel politiattest eller arbeidsavtale. Eller egensøknader om korttidsopphold ved sykehjem. Sistnevnte registreres i Profil etter skanning i Websak NB! Kun sikker skanning(QR-kode) skal benyttes dersom det er snakk om dokumenter som skal inn i personalmappa til ansatte. Dette må gjøres der sikker skanning er tilgjengelig i kopimaskinen. 
  • Egenmeldinger sendes til sentralt postmottak på rådhuset for registrering i lønnssystemet for videre behandling. Søknader om kortere permisjoner behandles av enhetsleder med kopi til lønnskonsulent.
  • Meldinger som kommer inn direkte til de elektroniske pasientjournalene(PLO-meldinger) og rent journalbaserte dokumenter blir behandlet direkte av saksbehandler. Dokumenter som gjelder rent journalbasert informasjon eller informasjon til pårørende sendes direkte fra Profil til rett adressat. 
  • Fysisk arkiv som ikke lenger er i bruk sendes fortløpende til rådhuset for arkivering der. 
  • Kontrakter som gjelder kjøp av helse- og omsorgstjenester vil bli arkivert på rådhuset etter signering av kommunedirektør. 
  • HsPro; dokumenter her blir skannet inn fra Tjeldsund kommune. 

Skole og barnehage 

  • Elevmapper; rektor, inspektør og pedagogisk konsulent skal ha lese- og skrivetilgang til disse. Rektor er saksbehandler for elevsaker. En sak opprettes pr. tilfelle her.
  • Barnehagemapper; enhetsleder for barnehagene og pedagogisk konsulent skal ha lese- og skrivetilgang mappene. Enhetsleder for barnehagene er saksbehandler for barnehagesaker.
  • Elevmapper og barnehagemapper skal være fullelektroniske fra og med skoleåret 2022/23. 
  • Fysisk post og e-post som kommer inn til skolen og barnehagene bringes videre til rådhuset for skanning/innlegging i Websak. 
  • Alle nye dokumenter som skrives på skolen, årsrapporter, individuell opplæringsplan, pedagogiske rapporter, vitnemål etc., skal tas med til rådhuset for skanning/innlegging i Websak. 
  • Dokumenter fra barnevernstjenesten som gjelder enkeltelever, og som kan knyttes til deres skolegang, legges inn på elevmappa til den enkelte elev.
  • Kontaktlærer og ressurslærer innen spesialpedagogikk skal legges inn som brukere i Websak med lesetilgang til elevmapper for elever de har ansvar for.
  • For saker knyttet til gjesteelever og barn/elever som benytter tjenester fra barnevernet er pedagogisk konsulent saksansvarlig. Disse sakene merkes med gjesteelev eller gjestebarn bak navnet i tittelfelt 2.
  • Oppbevaring av kontaktbøker hjem-skole/barnehage og frammøteprotokoller; eleven/barnet får utdelt originalen av kontaktbøker hjem-skole/hjem-barnehage når de slutter ved skolen/barnehagen dersom de ber om det på forhånd. For elever som får kontaktbøker utlevert blir kopi av kontaktbøkene lagt i elevmappa til den enkelte elev. Frammøteprotokoller blir ikke arkivert fysisk.
  • Dersom det ved behov tas utskrift fra elevmapper/barnemapper skal disse makuleres etter bruk.

Administrasjon(felles for kommunen) 

  • Søknader om pleie- og omsorgstjenester arkiveres i Websak. Saksbehandler printer ut skjemaene og registrerer de i VISMA Profil. 
  • Arkivet oppretter personalmapper. Dette gjelder også for personer som er i arbeidspraksis i Evenes kommune. eller er ansatt som oppdragstakere i kommunen; fritidskontakt etc. Personalmapper gjøres om til samlemapper i Websak, med undermapper etter type saksdokumenter; ansettelse, helse og permisjon 
  • Ansettelsessaker; innkomne søknader skal arkiveres i Websak, gjennom Webcruiter 
  • Lønnsansvarlig vil bli påført som kopimottaker av arbeidsavtaler ved journalføring. Fysisk eksemplar av arbeidsavtalene(ikke rammeavtaler om tilkallingsvikar dersom det ikke står noe lønnstrinn eller -sats på de) leveres lønnsansvarlig.
  • Standard saksbehandlingstid for saker kommunen har ansvar for opprettes, slik at saksbehandlerne får et mål å jobbe ut fra i forhold til ferdigstillelse av saker, jfr. saksbehandlingstider i eksempelvis NAV. 
  • Personalmapper ble fullelektroniske fra og med 01.07.2022.  
  • Avtaler, kontrakter, overenskomster o.l. bevares i papirform i 5 år etter utløpet av de og innskanning i sin helhet elektronisk. Dette gjelder ikke for arbeidsavtaler, husleiekontrakter eller tilsvarende typer avtaler. Dersom det gjelder kontrakter for folkevalgte om utlån av utstyr o.l. makuleres de umiddelbart etter at vedkommende slutter i vervet sitt. Se på varighet til avtalen, kan makuleres når perioden utgår så lenge de er arkivert elektronisk.  
  • Fysiske dokumenter utenom avtaler etc. som nevnt over, og som er arkivert elektronisk blir oppbevart i egne mapper i 3 måneder etter skanning. Deretter makuleres de. Dersom journalposter som opprettes på bakgrunn av fysiske dokumenter ikke er avskrevet innen 3 måneder, vil saksbehandler bli påminnet om dette fra arkivet.
  • Backup-løsning for oppfølging av innkomne brev ved fravær av saksbehandler etableres. Den enkelte saksbehandler må sørge for å sette inn stedfortreder i Acos ved fravær utover 3 uker.  
  • Utgående brev skal markeres med tjenesteområde, ikke personnavn 
  • Utgående brev fra Profil merkes med postboksadresse framfor gatenavn hos mottaker 
  • Privat post til beboere ved sykehjem og omsorgsbolig sendes direkte til de utenom rådhuset 
  • Rådgiver helse og omsorg fordeler innkommen post til saksbehandlere i Profil, med huskelapp i form av påminnelse hos den enkelte saksbehandler. Pasientinformasjon skal legges inn i journalene. 
  • Mål om at alle enhetene i Evenes kommune har tilgang til skanner slik at dokumenter kan skannes inn her. Dokumenter som er unntatt offentlighet må skannes inn via løsning for sikker skanning(QR-kode). 
  • Et felles postmottak for Evenes kommune etableres på Rådhuset 
  • Undersøke muligheten for skanning av dokumenter via Altinn, slik at en slipper å printe de ut på forhånd 
  • Lage en klar beskrivelse av hvilke typer saker som behandles i de ulike fagsystemene Evenes kommune benytter.  
  • Mål om at mest mulig post blir sendt elektronisk 
  • Lage målsettinger om saksbehandlingstid for journalposter, fordelt på de enkelte fagområdene i Evenes kommune, og ulike typer saker; kommunal bolig, motorferdsel i utmark, SFO, barnehage osv. Også svartid i forhold til forvaltningsloven må tas med her. En slik tidslinje for saksbehandlingstid vil bli tatt med i arkivplanen. I tillegg vil kriterier for når en sak skal avsluttes bli opprettet. Saker som haster med å få behandlet vil bli sortert ut.  
  • Undersøke med IT-Narvik om hvor data fra de ulike fagsystemene Evenes kommune benytter blir lagret.  
  • Utskrifter fra elektroniske saksmapper skal makuleres etter bruk.

Plan og utvikling 

  • Uttrekk fra elektronisk byggesaksarkiv i Narvik kommune for byggesaker som gjelder Evenes kommune kan gjøres på forespørsel. Vi vil vurdere en innsynsløsning her i samarbeid med Narvik kommune. 
  • Gårds- og bruksnummer skrives inn i Tittelfelt 2 på bygge- og eiendomssaker. Ordningsprinsippet GBNR brukes om alle saker som gjelder fast eiendom. 
  • Papirdokumenter legges som hovedregel ikke i hylla til PLU. Alt blir heretter skannet inn fysisk. Om det er snakk om tegninger med omfattende detaljer el.lign., må disse legges i posthylla til PLU. 
  • Husleiekontrakter og informasjon om leieobjekter legges inn i FAMAC etter skanning i Websak. Det vil bli opprettet én samlesak for husleiesaker pr. år. I tillegg blir det opprettet én sak for avtale om depositumskonto.
  • Fakturaer som gjelder PLU og som blir sendt til postmottaket blir viderebehandlet i VISMA. Det gjelder også fakturaer som kommer inn via EHF. Dersom PLU mottar faktura direkte pr. e-post eller tilsvarende, sendes de videre til postmottak for registrering og behandling i VISMA.
  • Byggesøknader og andre tiltak for eiendommer i Evenes kommune som behandles av Narvik kommune blir sendt videre til Narvik kommune, men blir samtidig arkivert i Websak. Journalføringen av dokumentene skjer uten restanse hos saksbehandler. Byggesøknader som kommer inn manuelt til Evenes kommune sendes uten opphold til Narvik kommune. Det vil bli etablert en rutine for automatisk svar som gjør at tiltakshaver får beskjed om at byggesøknader er sendt til Narvik kommune for behandling her etter at søknadene først er sendt til Evenes kommune. 
  • Dokumenter vedrørende nabovarsler for eiendommer i Evenes kommune tilknyttet saker som blir behandlet av Plan og utvikling her, og som er sendt fra Nordland fylkeskommune via SvarInn, blir videresendt Narvik kommune uten arkivering i Websak i Evenes kommune.
  • Feilmeldinger for gatelys i Evenes kommune blir videresendt saksansvarlig for gatelys, i tillegg til å bli arkivert i ACOS Websak. Ved fravær fra saksansvarlig vil feilmeldingene bli sendt pr. e-post til stedfortreder for saksansvarlig, som er leder for PLU og ingeniør ved PLU, i tilegg til arkivering i ACOS Websak.

Økonomi 

  • Brev i SvarUt som gjelder utkastelse av barnehage og kommunal bolig; Brevene blir arkivert i Websak. Leder for barnehagene og ansvarlig for kommunale boliger skriver brevene.  
  • Kapitalkontroll SvarUt; inneholder innfordring av ubetalte krav pr. enhet. Disse skal arkiveres i Websak.  
  • Lønnsslipper; månedsbaserte lønnspermer som inneholder digitaliserte lønnsopplysninger. Her blir blant annet timelister overført fra ledere plassert.  
  • Saker om startlån arkiveres fortløpende i Websak.
  • Saker om eiendomsskatt arkiveres i Websak. Det gjelder også eiendomsskattelister osv.
  • Sykemeldinger fra Altinn legges inn i lønnspermene 
  • Ansvarlig for lønnsutbetaling må få beskjed om eventuelle feil ved utbetaling av lønn fra enhetsledere eller HR-rådgiver 
  • Endringer i lønn skal loggføres i VISMA 
  • Brev om kommunale tilskudd skal leveres økonomileder. Ansvarlig enhet for fagområdet tilskuddene hører til skal sende e-post med kopi av tilskuddsbrev til økonomi før brevene arkiveres i Websak. Rapportering om bruk av tilskudd skal uoppfordret og uten opphold arkiveres i Websak. Økonomienheten skal ha tilgang til rapportene.
  • Brev om lånetilsagn fra Husbanken etc. leveres økonomileder i kopiform.