Glemt Passord?

eByggesak

§ 3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Aure kommune er det avdelingsleder ved Plan- og Byggesak som er systemeier. IKT Orkide har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

 

2a) Brukerrettigheter

Avdelingsleder ved Plan- og Byggesak er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter og roller.

Ajourhold av brukerrettigheter:

Avdelingsleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Avdelingsleder må gjøre følgende registreringer/endringer:

  • tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
  • ta ut personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet
  • endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

Dette kan skje;

  • ved nyansettelse
  • ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
  • når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

  • Den ansattes fulle navn og stillingstittel
  • Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
  • Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
  • Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Roller og autorisasjoner bestilles i løsningen IDM-brukerstyring av enhetsleder. Bestilling skal gjøres når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Enhetsleder har ansvar både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Det skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

2b) Roller

Rolletypene som benyttes i Aure kommune:

  • Arkivar
  • Leder
  • Saksbehandler
  • Systemadministrator
  • Brukeradministrator

Tilgangsstyringen kontrollerer hvilken rolle du har, hvilken tilgangskode som er satt på saken eller dokumentet og hvilken status det er på disse. Vi skiller mellom lese- og skriverettigheter.

Rettigheter for Sak og saksdokumenter i eByggesak 360

Arkitekturen i eByggesak 360 er designet for å støtte: 

  • Konfidensialitet (hindre uautorisert tilgang)  
  • Integritet (hindre uautoriserte endringer)  
  • Loggføring (dokumentere endringer og aktiviteter som har blitt utført) 
  • Tilgjengelighet (sikre at autoriserte brukere har tilgang til sine data)  

All administrasjon og kontroll av brukernavn og passord håndteres utenfor selve verktøyet. Dette betyr at kommunen i egen infrastruktur kan velge den grad av autentisering som selv ønskes.

I verktøyet kan det settes opp avanserte tilgangsregler – ikke bare ved hjelp av tilgangsgrupper og tilgangskoder – men også slik at tilgangsmatriser automatisk kan genereres på basis av innhold i datafelt registrert på det enkelte objekt. For eksempel kan dette bety at tilgangsmatrisen i en arbeidsflyt (send til godkjenning eller gjennomgang) automatisk gir rettigheter til godkjenner ved opprettelse. Rettighetene endres igjen når arbeidsflytens status endres til avsluttet eller godkjent.  

Brukerne kan gis forskjellig type tilgang (lese, endre, legge til osv.) og være en del av tilgangsmatrisen for et objekt basert på rolle, medlemskap i gruppe/organisasjonsenhet eller direkte som person. Løsningen støtter en funksjon for brukerprofiler der en brukerprofil er en person i en rolle i en del av organisasjonen. I tillegg kan brukere i eByggesak fungere som stedfortredere for hverandre.  

Alle roller avledes av basisrollene: En brukerrolle er en basisrolle i en avdeling.

Brukergrensesnittet tilpasser seg automatisk brukerens rolle. Rettighetene til saker og dokumenter i løsningen er blant annet styrt av brukerens rolle.

Brukerens rettigheter i eByggesak styres ut i fra kombinasjonen av person med rolle i organisasjonsenhet. 

Alle manuelle endringer av tilgangsmatriser logges automatisk. Selv lesing av elektroniske dokumenter logges. 

2c) Signering og digital signatur

Kommunen har eByggesak 360, siste tilgjengelige versjon. Systemet ivaretar autentisering og signering via loggføring og metadata.

Alle dokument fra eByggesak blir sendt ut elektronisk, og får dermed ingen signatur.

Dokumentene har følgende setning under signaturfeltet: Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur.

Dokument med krav om to signaturer blir sendt på godkjenningsflyt i eByggesak 360 og signering blir dokumentert via loggføring og metadata.

Kommunen benytter komponenter som SvarUt / SvarInn og eDialog.

2d) Kvalitetssikring

eByggesak 360 er integrert mot P360. Hver gang det opprettes en sak i eByggesak, blir den overført til P360. Etter hvert som dokumenter ferdigstilles, samt ekspederes og journalføres i eByggesak 360, vil dokumentene og filene overføres til P360. Dette er ikke noe saksbehandler forholder seg til, det foregår automatisk.

Både arkivansvarlig for eByggesak og saksbehandlere registrerer saker/dokumenter i fagsystemet. Dokumentene blir overført fra eByggesak 360 til P360 og arkivert i godkjent arkivformat.

  • Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte.
  • Arkivleder har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i kommunen.
  • Dokumentsenteret har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen.

Inngående dokument:

  • Saksbehandler skanner inngående dokument og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning før det blir overført til eByggesak 360.
  • Ved importering av dokumenter sjekker vi PDF-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument
  • Både arkivansvarlig for eByggesak og saksbehandlere registrerer dokumenter som er mottatt på e-post, byggsøk eller Edialog.

 

Daglig kvalitetskontroll

Sakene, dokumentene og filene i eByggesak 360 overføres fortløpende til P360 for arkivering. Arkivtjenesten foretar daglig kvalitetskontroll ved gjennomgang av offentlig journal / postlisten og ved gjennomgang av Saker avsluttet av saksbehandler.

Følgende kontrolleres:

  • at journalposten er i riktig sak
  • at eventuell avskriving er utført
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført
  • at hele eller deler av tittel / innhold evt. er skjermet
  • at dokumenttypen er riktig
  • at dokumentdato er riktig
  • at avsender / mottaker er påført riktig/fullstendig adresse, intern og eksterne kopimottaker
  • at eventuelle vedlegg er lagt inn
  • at det ikke forekommer skrivefeil i dokumenttittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås
  • kontroll av skanning – at alle sider er med, lesbarhet og arkivformat
  • Kontroll av arkivformat – Journalposter som har fått status J konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A.

 

 Sjekkliste saker

I eByggesak 360 oppretter ledere og saksbehandlere saker selv. Disse sakene blir kvalitetssikra av arkivtjenesten.

Saker opprettet av ledere og saksbehandlere får status B «Under Behandling» ved oppretting. Disse sakene kontrolleres ved Avslutting / Arkivering av sakene. Følgende kontrolleres:

  • om saken finnes fra før / feilopprettet.
  • om det settes kryssreferanse (saksreferanse) eller merknader på saken.
  • at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, at tittel er forklarende, forkortelser bør unngås.
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn i tittelfelt, og /eller fødselsnummer, samt at eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført
  • at korrekt sakstype er brukt (Byggesak, Tilsynssak, Klagesak, Ulovlighetssak, Henvendelse, Delesak, Oppmåling, Plansak)
  • Korrekt klassering

 

Krav til metadata for saker / journalposter (arkivforskriften §10)

a)       Journalføringsdato

b)      Saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler)

c)       Navn på sender eller mottaker

d)      Opplysninger om saken, innholdet eller emnet

e)      Datering på dokumentet

f)        Klasse eller organets ordning for klassifikasjon (arkivforskriften §5)

g)       Ekspedisjons- eller avskrivingsdato

h)      Avskrivingsmåte

 

Offentlig journal

Publisering av offentlig journal går fra P360. Offentlig journal blir utlagt med 3 dagers forsinkelse. Før offentlig journal blir publisert på innsynsmodulen skal journalen kontrolleres av to personer ved dokumentsenteret og evt. korrigeringer gjøres før manuell publisering. Dokumentene blir utlagt i fulltekst.

Oppfølging av digitale forsendelser (SvarUt / SvarInn)

Saksbehandler kontrollerer at forsendelser med SvarUt og SvarInn er ok i eByggesak 360.

Overvåking av forsendelser og overføringer kontrolleres av to superbrukere i eByggesak 360.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Etter arkivforskriften § 2-6 skal man journalføre alle inngående og utgående dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Bakgrunnen for journalføringsplikten er at overordnede myndigheter og publikum skal kunne vite at all korrespondanse blir registrert og dermed kan gjenfinnes og utprøves.

Et saksdokument er ifølge offentlighetsloven § 4 et hvert dokument som er kommet inn til eller er framlagt for et organ, eller dokument som organet selv har opprettet (i betydning sendt fra seg eller ferdigstilt) og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet.

Organet kan selv velge hvorvidt man ønsker å journalføre organinterne dokumenter, og Aure kommune journalfører organinterne saksdokumenter på lik linje med inn- og utgående saksdokumenter.

Det er saksbehandlere ved Plan og Drift som er ansvarlige for journalføring av inngående dokumenter i eByggesak 360.  Dokumentene får status J.  Utgående post samt interne notater journalføres i utgangspunktet fortløpende etterhvert som de blir ekspedert / ferdigstilt av saksbehandler. Dokumentene blir kontrollert ved gjennomgang av offentlig journal / postjournalen i P360.

I journalen føres all sakspost – både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere.

Det er både ledere og saksbehandlere som oppretter nye saker i eByggsak 360.  Det skal undersøkes om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak i fagsystemet.

Det skal skilles mellom hoveddokument og vedlegg.

Følgende opplysninger registreres:

  • Dokumenttype
  • Avsender / mottaker (Søkes opp i kontaktregisteret i eByggesak 360 evt. ny kontakt opprettes)
  • Sakstittel / dokumenttittel
  • Gnr/bnr/adresse
  • Dokumentets dato jfr. Arkivloven med forskrifter § 2-7. Journalføringsdato kommer automatisk.
  • I tillegg skal saken klasseres med gnr/bnr eller planid
  • Påfører evt. tilgangskoder og tilgangsgrupper og skjermer tekst og avsendere/mottakere som skal unntas offentlighets på saksdokumentet, så langt de kan vurdere dette. Det er saksbehandler som har det endelige ansvaret for vurdering av spørsmål vedr. offentlighet
  • De saksdokumentene som skal unntas fra offentlig innsyn blir registrert i eByggesak 360 med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode/-gruppe i systemet.

2 f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

  • Det er både arkivtjenesten og den saksansvarliges plikt å sørge for at dokumenter blir journalført i riktig sak.
  • Saksbehandlere registrerer inngående dokumenter for sine fagfelt.

 Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

  • Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kontroll av postjournalen av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

 Avskriving og ferdigstilling av dokumenter

  • Saksbehandler har ansvar for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til orientering/etterretning.
  • I eByggesak 360 blir ferdigstilling av dokumenter utført ved at saksbehandlere Ekspederer dokumentet via SvarUt. Dokumentet vil da få status E-Ekspedert i stedet for F-Ferdig.

 

Vurdering av spørsmål vedr. offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

  • Aure kommune praktiserer meroffentlighet.
  • Saksbehandler har det endelige ansvaret for at dokumenter som skal unntas offentlighet blir unntatt.
  • Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel.
  • Ved innsyn i slike dokumenter avgjør saksbehandler om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

 

2 g) Prosedyrer ved driftsstans

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

 

§ 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

eByggesak 360 er basert på KS sin kravspesifikasjon for eByggesak 5. Løsningen leveres som et frittstående fagsystem i skyen (SaaS) uavhengig av sak- og arkivsystemet.

Alle saker/dokumenter/filer blir automatisk overført til P360 for arkivering i godkjent arkivformat PDF/A.

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak-/arkivsystemet Public 360.

Arkivverket har godkjent følgende formater ved avlevering eller deponering:

  • Arkivdokumenter med ren tekst: TXT, TIFF, PDF/A, XML
  • Arkivdokumenter inneholdende tekst med objekter: TIFF, PDF/A
  • For digitale fotografier og bilder: TIFF, JPEG, PNG, PDF/A
  • Kart: TIFF, SOSI, GML
  • Video: MPEG-2, MPEG-4/H.264
  • Lyd: MP3, PCM-basert Wave, PLAC
  • Rekneark: PDF/A, XML
  • Web-sider: WARC, HTML, TIFF, PDF/A
  • Presentasjoner: PDF/A, XML. For presentasjoner i OOXML eller ODF format bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg

 

I Public 360 gjør et serverprogram automatisk konvertering av office-dokumenter til PDF/A-format og lagrer de nye formatvariantene i løsningen.

 

4 b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle avtaler og kontrakter skal skannes og journalføres. I tillegg oppbevares enkelte originaler ved arkivtjenesten (skyggearkiv)

Disse dokumentene skal tas vare på i papirformat

Tinglyste dokumenter

  • Avtaler. Avtaler/kontrakter av kort varighet og av mindre verdi, arkiveres kun elektronisk og følger ellers ordinær praksis for fullelektronisk arkiv.
  • Pantobligasjoner
  • Bankgarantier
  • Oppmålingsforretninger / Kartforretninger
  • Utenlandske avtaler
  • Grunneieravtaler
  • Skjøte
  • Målebrev

 Avtaler skal journalføres både når de kommer til underskriving og etter at de er underskrevet. Arkivet sender original til saksbehandler for underskriving og setter på en beskjed om at avtalen må returneres dokumentsenteret for journalføring også etter at den er underskrevet.

 

4 c) Konvertering og papirkassasjon

Etter journalføring blir dokumentene oppbevart sortert på dato i arkivskap i arkivrom ved Plan og Drift. Dokumentene blir oppbevart i 1 år før de blir makulert / destruert av ansatte ved Plan og Drift.

 

4 d) Periodisering og vedlikehold

Det varsles og avtales med kommunalt depot og IKT Orkide om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter periodiseringen er utført.

Leverandøren Tieto er ansvarlig for drift, vedlikehold og backup av aktive baser.

 

4 e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

 Vi har tilgangsstyring i eByggesak 360 slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid.

 Alle tilganger i eByggesak 360 tildeles etter bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

 Når et dokument er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler og automatisk journalført og overført til P360. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via SvarUt blir det automatisk konvertert til PDF ved sending.

 Vi logger inn i eByggesak 360 med to-faktor-autentisering.

 

Rutiner papirdokumentasjon:

Dokumentene blir oppbevart sortert på dato i låst arkivskap i arkivrom ved Plan og Drift. Dokumentene blir oppbevart i 1 år før de legges i spesialdunker for makulering / destruering.

 

 § 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning

Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

 

Skanning av arkivdokumenter

  • Skanning av arkivdokumenter utføres av saksbehandler.
  • Vi benytter PixEdit programvare for å skanne og konvertere dokumenter og de lagres i PDF/A format
  • Før skanning stemples dokumentene med dagens dato.
  • Dokumentene blir skannet til saksbehandlers e-post og deretter overført til eByggesak 360.
  • Følgebrev og vedlegg skannes normalt som separate filer.
  • Etter skanning kvalitetssikres filene: kontroller at antall sider stemmer med originalen, lesbarhet, justere skjevheter, mørke partier, evt. fjerne blanke sider etc.
  • Filene overføres til eByggesak 360 og vi oppretter dokument med nødvendige opplysninger. Kontrollerer om vi får åpnet filene og at de er lesbare.
  • Originaldokumentene som ikke skal oppbevares på papir blir lagt kronologisk på dato i arkivskap ved Plan og Drift og makuleres etter 1 år.