Visma Familia

Formål

Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret.

Prosedyre for Aure barneverntjeneste jfr. riksarkivarens forskrift og krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument:

Elektroniske dokumenter skal bevares som pålitelige, autentiske, uforandret og tilgjengelig dokumentasjon av organets virksomhet. Elektroniske arkivmaterialet er utsatt for andre risikomomenter enn papirarkiv og derfor stilles det større krav til dokumentasjon av hvordan det har blitt dannet. Organet skal ha en instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter for hvordan arkivdokumentene blir opprettet, mottatt, utvekslet, vedlikeholdt og brukt I arkivsystemet.

Krav til å få brukerrettigheter

-          Ferdigstilt arbeidsavtale

-          Brukertilgang til Visma Familia- opprettet av barnevernsleder.

-          Barnevernsleder bestiller ved ansettelse av ny saksbehandler, tilgang til fagprogrammet via Citrix, sikker sone, ved å kontakte lokal IT-kontor.

-          Når saksbehandler slutter i stillingen, gir barnevernsleder beskjed til personal slik at tilganger slettes.

-          Brukerrettigheter i Visma Familia avsluttes av barnevernsleder.

Roller

Alle dokumenter fra Visma Familia signeres og sendes ut elektronisk, og får dermed ingen manuell signatur.

Dokumentene har følgende setning under signaturfeltet: Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur

Dokument med krav om to signaturer blir sendt på godkjenningsflyt i Visma Familia til leder. Barneverntjenesten benytter komponenter som SvarUt / SvarInn.

Kvalitetssikring

Alle har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet.

Utgående dokument eller journalnotat:

Den som produserer journalnotat eller korrespondanse har primæransvaret for at dette blir registrert på riktig måte. Leder har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle brukere av systemet.

Saksbehandler har ansvar for å kvalitetssikre egne registreringer som blir gjort i journalen.

Inngående dokument

Inngående dokument fra offentlige instanser skal kontrolleres ved at det klart kommer fram hvem dokumentet omhandler, og hvem som er avsender. Det skal være signert og stemplet av avsender, og/eller framkomme tydelig via brevmalen/headingen hvilken instans som er avsender.

Innkommende papirdokumenter registreres av den som tar i mot/ sjekker post, scannes inn i familia, og kvalitetssirkrer dokumentet, samt registrerer dokumentet som riktig brevtype, før det registreres på klient*.

*Unntak; meldinger på nye barn, som ikke leder til ny sak. Disse dokumentene/meldingene blir arkivert som generell postjournal.

Det foreligger også en kvalitetssikring på dokumentet i det saksbehandler til aktuell klient, får beskjed om ny post via sin huskeliste i Visma familia, og da må åpne og lese dokumentet.                                         

Sjekkliste journalføring/ postregistrering

Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende. Hver saksbehandler har ansvar for dette hva gjelder journalnotat og utgående post.

Postregistrering av inngående post gjøres av saksbehandler, samt ansvar for å melde fra om feil, ligger også  hos hver enkelt saksbehandler.

- kontroll av skanning – at alle sider er med og at dokumentene er lesbare at journalposten legges til i riktig klientmappe og riktig saksbehandler

- at dokumenttypen er riktig

- at dokumentdato er riktig

- at avsender / mottaker er påført riktig med fullstendig adresse

- at dokumenttittel er korrekt og forklarende

- at eventuelle vedlegg er lagt inn

Sjekkliste klientmappe

I Visma Familia opprettes nye klienter av den som er tildelt sak.  Kvalitetssikringen blir da gjennomført ved oppretting av mappene. Nye tilsynsbarn registreres av barnevernsleder.

Bekymringsmelding som gir grunnlag for nye klienter/saker kommer som elektronisk post eller scannes inn. Personalia i bekymringsmeldingen, brukes til å registrere ny person ved å søke opp vedkommende i folkeregisteret. Tilgang til folkeregisteret ligger på barnevernsleder + en ekstra saksbehandler, som kan skrive ut detaljene til den som skal registrere saken.  Klienten/barnet og foresatte registreres. Dersom klienten/barnet er registrert fra før, sjekk informasjon opp mot folkeregisteret for evt oppdatering.

Klientmappe opprettes og knyttes til opplysninger fra personregisteret.

Registrering, journalføring og arkivering

Utsendelse av post:

Post sendes elektronisk fra Visma Familia til mottakers Digipostkasse, eller til postkasse knyttet til organisasjonens organisasjonsnummer, i dèt utgående post ferdigstilles.

Det er mulig å fjerne avhaking for digital forsendelse, som medfører at saksbehandler må sørge for manuell utsendelse/overlevering av brevet.

Saksbehandlere/kontaktpersoner ekspederer selv digital post, med unntak av når godkjenningsflyt medfører at posten ferdigsstilles av teamleder eller leder.

Arkivverdig dokumentasjon fra mobiltelefon og e-mail Mottak av post:

Scannet post og elektronisk post (vis SvarInn) blir automatisk overført til Visma Familia sin postregistrering. Alle ansatte skal daglig sjekke post, og ta ansvar for e for postregistrering, registrere derfra dokumentet på riktig klient, og Visma Familia fordeler da dette dokumentet til riktig saksbehandler. Riktig saksbehandler er den som i Visma Familia allerede står oppført som saksbehandler 1. Det går også en notis til den som er saksbehandler 2 på klienten.

Korrespondanse via sms og e-mail

må skrives ut og legges "til scanning". Det må da være påført av den som har mottatt informasjonen, hvilken dato dette ble mottatt og hvilken klient dette skal registreres på, eventuelt også avsender og mottaker av dokumentasjonen og emne.

Fordeling av dokumenter

- Alle saksbehandler er ansvarlig  postregistrering, og har ansvar for at innkommet post/dokumenter blir registrert på riktig klient. Ved ferdig registrert inngående dokument, fordeler Visma Familia posten til saksbehandler som får varsel på huskelista si om ny post/nytt dokument.

- Fordeling av dokument som vedrører passive klienter som står med en saksbehandler som har sluttet i tjenesten, fordeles dokumentet manuelt til barnevernleder.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

Ferdigstilling og arkivering av dokumenter

Saksbehandler har ansvar for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for enten det gjelder journalnotat eller korrespondanse. Med unntak nevnt over.

Saksbehandler kvalitetssikrer journal ved avslutning av saker.

I Visma Familia blir ferdigstilling av dokumenter utført ved at saksbehandlere ferdigstiller og sender dokumentet selv, eller at barnevernsleder godkjenner og ferdigstiller dokumentet. Visma familia sender da automatisk ut posten via SvarUt. Dokumentet får da status ferdigstilt, arkivert og sendt.

Avslutning av klientmapper

Saksbehandler kan avslutte klientmappe. Dette gjøres ved å hake av "avsluttet" på klientmappen, og føre inn årsak til- og dato for- avslutning. Klientmappen er da arkivert, og vil ikke være synlig på saksbehandlerens klientliste.

Ved forsøk på å avslutte en klientmappe, vil man få et varsel om evt. mangler i mappen som kan være ikke ferdigstilte dokumenter og notater, fortsatt aktive tiltak og tiltaksplaner. Videre at avslutning av saken kan medføre konsekvenser for aktuelle utbetalingsplaner knyttet til vedtak og tiltak.

Vurdering av spørsmål vedr. offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Alle barneverntjenestens dokumenter er unntatt offentlighet ihht Offentlighetsloven §13 jf  Forvaltningslovens

§13, 1.ledd nr 1.

Prosedyrer ved driftsstans.

Ved driftsstans kontaktes servicedesk.

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig.  Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg.  Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikehold og sikret. 

Lagringsmedier og arkivformat

Visma Barnevern hos A, arkiverer til VSA (skybasert) og har NOARK-5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat. Utgående dokumenter blir konvertert til PDF-

A format når de blir arkivert i arkivkjernen. Scannede dokumenter blir konvertert til PDF-A format. Elektronisk arkivering og arkivering på papir.  Sakene blir kun arkivert og avlevert elektronisk i det fullelektroniske arkivet (Noark 5 godkjent).

Konvertering og papirkassasjon

Hver enkelt saksbehandler journalfører egne klientrelaterte dokumenter. Disse arkiveres automatisk og umiddelbart i det saksbehandler ferdigstiller dokumentet.

Alle originaldokumenter i papirform blir oppbevart sortert på dato i låst arkivskap. Dokumentene blir oppbevart i minimum 3 mnd før de blir makulert / destruert av kontorfaglig saksbehandler.

Tidspunktet for konvertering i Visma Familia er når dokumentet ferdigstilles.

Periodisering og vedlikehold

Klientsaker avsluttes når det ikke er grunnlag etter barnevernloven for å holde de åpen. Ingen klienter skal ha en åpen mappe om de ikke har en aktiv undersøkelse og/eller aktive tiltak.

Alle klienter sin klientmappe skal avsluttes senest ved fylte 25 år.

Periodisering gjennomføres enten ved skifte av fagprogram eller ved omorgansiering av interkommunale samarbeid

Periodisering som benyttes er et skarpt periodeskille

Leverandør Visma er ansvarlig for drift, vedlikehold og backup av aktive baser

Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i Visma barnevern skjer bruka av eksterne nettverksforbindelser, med to-faktor-autentisering Innlogging I Visma barnevern ved bruk av Okidènettet, skjer med brukernavn og passord.

Tilgangsstyring sikrer at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid. Alle tilganger i Visma barnevern tildeles av leder.

Når et dokument/korrespondanse er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler, teamleder eller leder. Når det er ferdigstilt er det ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet/korrespondansen i ettertid.

Papirdokumenter blir oppbevart sortert på dato i låst arkivskap i arkivrom. Dokumentene blir oppbevart i minimum 3 mnd før de legges i spesialdunker for makulering / destruering.

Destruksjon av papirversjonen etter skanning

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkiveringen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15 , og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjonen vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaringen av orginalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7».

Ansvar, arbeidsprosedyer og rutine for skanning av arkivdokumenter:

- Skanning av arkivdokumenter utføres av saksbehandler.

- Før skanning, sjekkes det om dokumentet omhandler noe som skal scannes inn i Visma familia, og at det kommer fram hvilken klient dette omhandler, og hvem avsender er.

- Før skanning stemples dokumentene med dagens dato

- Dokumentene blir skannet direkte inn i Visma Familia

- Etter skanning kvalitetssikres filen ved at man kontroller at antall sider stemmer med originalen og at dokumentet er lesbart. Dersom lesbarheten ikke er tilfredsstillende slettes dokumentene og papirdokumentene skannes    på nytt.

- Originaldokumentene som ikke skal oppbevares på papir blir lagt kronologisk på dato i låst arkivskap og makuleres etter 3 mnd.