Visma Flyt Skole

§ 3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i fagsystem

I Aure kommune er det enhetsleder for Oppvekst og integrering som er systemeier. IKT Orkide og Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. Programmet er skybasert og knytter elektronisk saksbehandling og leverer ferdige koblinger mellom fagsystem og arkivkjerne.

2a) Brukerrettigheter

Kommuneadmin/skoleadmin i programmet er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Ajourhold av brukerrettigheter:

Kommuneadmin/skoleadmin har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Rektor har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
• endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
• når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Rektor bestiller roller og autorisasjoner i VFS. Arbeidsforhold opprettes/avsluttes også i henhold til HRM-fila. Rektor har ansvar både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Kommuneadmin/skoleadmin skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

2b) Roller

Rolletypene som benyttes i Aure kommune:

• Grunntilgang
• Lærer
• SFO admin
• SFO ansatt
• Skoleadmin
• Kommuneadmin

Tilgangsstyringen kontrollerer hvilken rolle du har. Vi skiller mellom ingen tilgang, lesetilgang og full tilgang (lese- og skrivetilgang).

Rettighetsmatrise for dokumentproduksjon på elever – hvem kan gjøre hva og når?

All dokumentproduksjon med sensitivt innhold er våren 2021 flyttet fra Public 360 over til Visma Flyt Sikker Sak.

Disse dokumentproduksjonene behandles og arkiveres automatisk ved ferdigstillelse i VFS, eller manuelt:

Dokumentene legger seg på elevkortet i VFS. I malen på de ulike dokumentene styres tilgang og innsyn. Det er kommuneadmin i samråd med rektor som avgjør tilgang på hvert enkelt dokument, når det gjelder mot lærer, elev og foresatte.

2c) Signering og digital signatur

Kommunen har Visma Flyt Skole versjon 2.48.47407

Alle dokument fra VFS blir sendt ut elektronisk, og får dermed ingen signatur.

VFS kan vise dato når dokument har gått ut, og om mottaker har lest dokumentet elektronisk eller har fått tilsendt utskrift av dokumentet.

Kommunen benytter komponenter som SvarUt / SvarInn.

Digital signatur

Det er også tilrettelagt for eSignatur i VFS. eSignering i VFS er en integrasjon med signaturløsningen som tilbys av Difi/Posten. Eksterne parter kan signere dokumenter med kommunen ved hjelp av BankID. Dokumentet som skal signeres sendes direkte fra VFS til den eksterne mottakeren. Når den eksterne mottakeren har signert dokumentet elektronisk blir dokumentet sendt tilbake og hentes automatisk inn i VFS og arkiveres. Dette er ikke på plass pr. dags dato.

2d) Kvalitetssikring

Rektor og saksbehandlere har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i fagsystemet. Kommuneadmin/skoleadmin har også loggtilgang mot arkiv og tar stikkprøver om arkiveringen feiler eller ikke.

1. Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte.

2. Kommuneadmin har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i kommunen.

3. Rektor og saksbehandlere har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen.

VFS har inngående dokument via SvarInn

• Inngående dokument legger seg automatisk på elevkortet og innstillinger i dokumentmalen avgjør om dokumentet går til direkte arkivering eller om det skal arkiveres manuelt på slutten av skoleåret.

Daglig kvalitetskontroll

Sjekkliste journalføring

Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende.

Følgende kontrolleres:

• at eventuell avskriving er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført – alle dokument i elevmappene blir unntatt offentlighet
• at tittelen ikke inneholder navn eller sensitiv informasjon
• at riktig mottaker er valgt for utsending
• at eventuelle vedlegg er lagt inn
• at det ikke forekommer skrivefeil i dokumenttittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås
• kontroll av skanning (vedlegg) – at alle sider er med, lesbarhet og arkivformat
• Kontroll av arkivformat – Journalposter som har fått status J konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A.

Oppfølging av digitale forsendelser (SvarUt / SvarInn)

Kommuneadmin/skoleadmin kontrollerer ukentlig at forsendelser med SvarUt og SvarInn er Ok i VFS.

2e) Registrering og arkivering

Inngående og utgående post blir fortløpende arkivert etter hvert som de blir ekspedert / ferdigstilt av saksbehandler.

Det er kommuneadmin i samråd med rektor som avgjør tilgang til de enkelte dokumentene. Og om hvem som skal ha tilgang til å opprette dokument, redigeringstilgang, lesetilgang eller ikke tilgang.

I arkiv-loggen vises alle dokumenter som er ferdigstilt på elevene. Loggen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere, kommuneadmin og skoleadmin.

I VFS er det kun korrespondanse mellom skole og hjem.

Følgende opplysninger registreres når det blir opprettet dokument:

• Dokumenttype

• Avsender / mottaker - avsender er saksbehandler / mottaker er hovedforesatt eller sekundærforesatt. Brevmottaker defineres på elevkortet, og kan være en eller begge foreldre.
• Dokumenttittel kan komme automatisk etter hvordan dokumentmalen er satt opp.
• Dokumentets dato jfr. Arkivloven med forskrifter § 2-7. dato kommer automatisk når dokumentet ferdigstilles

Disse opplysningene sammen med dokumentet lagres på elevkortet.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Når det kommer dokument via Svar Inn, vil dokumenter legge seg på elevkortet og kontaktlærer eller skoleadmin vil få varsel om dette, ettersom hvilke dokumenter det er snakk om, og oppsettet i VFS er på disse.
• Når kontaktlærer oppretter dokument kan dette ikke deles eller samredigeres med andre lærere.

Retting av registrerte dokument- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige dokument gjøres under kvalitetssikring eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige. Dokumenter kan bli slettet av personer med spesialtilgang for dette. De fleste skoleadmin har denne spesialtilgangen. Dokument som ferdigstilles med automatisk svar ut-funksjon kan ikke hindres fra forsendelse.

Vurdering av spørsmål vedr. offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Alle dokument i elevmappene blir unntatt offentlighet.
• Ved innsyn i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2g) Prosedyrer ved driftsstans

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden legges inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Visma flyt skole arkiverer til Visma Flyt Arkiv/Visma Samhandling Arkiv, en skyløsning godkjent etter NOARK 5- standardenes krav og er godkjent av Riksarkivet som et komplett NOARK 5 system.

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i arkivkjernen Visma Flyt Arkiv/Visma Samhandling Arkiv,

 Arkivverket har godkjent følgende formater ved avlevering eller deponering:

• Arkivdokumenter med ren tekst: PDF/A, XML

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Dokument i VFS produseres elektronisk. Vedlegg kan skannes inn og legges til. Når vedlegget er sjekket at det har riktig antall sider og er lesbart, kan papirversjonen slettes.

4d) Periodisering og vedlikehold

I Visma Flyt Skole skjer fortløpende arkivering til kjerne. Kjernen er ikke på plass enda. Når Visma Flyt Arkiv/Visma Samhandling Arkiv, er i drift, vil dette skrivet bli redigert.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Vi har tilgangsstyring i Visma Flyt Arkiv/Visma Samhandling Arkiv, slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid.

Alle tilganger i Visma Flyt Skole tildeles etter bestilling fra rektor, og rollene bestemmer også tilgang til elever og forskjellige dokumenttyper. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av rektor. Da er rektor ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler. Når det er ekspedert blir det konvertert til PDF-format og automatisk arkivert og journalført. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via Svar-ut blir det automatisk konvertert til PDF ved sending.

 Vi logger inn i Visma Flyt Skole/Arkiv med to-faktor-autentisering.

§ 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning

1)      Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Skanning av arkivdokumenter

• Skanning av arkivdokumenter som vedlegg til korrespondanse, utføres ved skolene
• Etter skanning kvalitetssikres filene i VFS: kontroller at antall sider stemmer med originalen, lesbarhet, justere skjevheter, mørke partier, evt. fjerne blanke sider etc.
• Kontrollerer om vi får åpnet filene og at de er lesbare
• Filene blir lagt til korrespondanse på elevkort, som ved ferdigstilling blir sendt til arkivkjernen.
• Originaldokumentene som ikke skal oppbevares på papir, kan makuleres etter kvalitetssikring.