Visma Flyt Barnehage

§ 3-2 Ansvarsområder, rutiner og rettigheter

I Aure kommune er det enhetsleder for Oppvekst og Integrering og fagsystemansvarlig som er systemeier. IKT Orkide og Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. Programmet er skybasert og knytter elektronisk saksbehandling og leverer ferdige koblinger mellom fagsystem og arkivkjerne.

2a) Brukerrettigheter

Kommuneadmin i programmet er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Ajourhold av brukerrettigheter:

Kommuneadmin har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Styrerne har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet
• endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
• når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Styrer bestiller roller og autorisasjoner i VFB. Arbeidsforhold opprettes/avsluttes også i henhold til HRM-fila. Styrer har ansvar både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Kommuneadmin skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

2b Roller:

Rolletypene som benyttes i Aure kommune:

• Kommuneadministrator
• Barnehageadministrator (barnehagestyrer)
• Pedagogiske ledere
• Ansatte (barne-og ungdomsarbeidere og assistenter)

Kommuneadministrator er ansvarlig for:

• systemoppsett
• kontroll over tilgangsretter i systemet
• kontroll over kodeverk og innstillinger for opptak
• vedlikehold av brevmaler
• oppsett og vedlikehold av integrasjoner
• import av ansatteopplysninger
• kontantstøtte
• fakturering
• opptakskriterier
• plasstyper
• tilgangsstyring

Kommuneadmin er barnehageadmin for alle barnehagene i kommunen, også for den private, på grunn av regler om samordnet opptak og rapportering til fylke/stat

Tilgangsstyringen kontrollerer hvilken rolle du har, hvilken tilgangskode som er satt på saken eller dokumentet og hvilken status det er på disse. Vi skiller mellom lese- og skriverettigheter.

Rettighetsmatrise for dokumentproduksjon på barn – hvem kan gjøre hva og når?

Disse dokumentproduksjonene behandles og arkiveres automatisk ved ferdigstillelse i VFB, eller manuelt:

Det er kommuneadmin i samråd med styrerne som avgjør tilgang på hvert enkelt dokument, når det gjelder mot ansatt og foresatte.

Min barnehage – ansatt APP

Min Barnehage - ansatt er Visma Flyt Barnehages tilhørende app som inneholder funksjonalitet for en digital, forenklet og effektiv barnehagehverdag, slik at de ansatte får brukt tiden på det som virkelig betyr noe - barna. 

Min barnehage for ansatte innehar funksjonalitet for administrering av barn:

• Oversikt over alle barn fordelt på avdelinger
• Inn- og utsjekk av barn
• Føring av fravær for barn
• Kontaktinformasjon til foresatte og kontaktpersoner
• Markering for allergier og matreservasjoner 
• Sende meldinger til og motta meldinger fra foresatte
• Sende beskjeder med vedlegg (bile og pdf) til en hel avdeling, flere avdelinger eller hele barnehagen
• Sende dagbokpost med bilder og tekst til foresatte
• Se registrerte samtykker
• Opprette og se tellelister for gjeldende dag

 Kommuneadmin klargjør og setter opp appen. Integrert med Visma Flyt bhg. Innlogging via ID-porten.

Min barnehage – foreldre APP

• motta dagbok
• sende og motta meldinger
• samtykker

2 c) Signering og digital signatur

Kommunen har Visma Flyt Barnehage versjon 2021.4.2.593

Alle dokument fra VFB blir sendt ut elektronisk, og får dermed ingen signatur.

Kommunen benytter komponenter som SvarUt / SvarInn.

2 d) Kvalitetssikring

Kommuneadmin og styrere har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i fagsystemet.

1. Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte.

2. Kommuneadmin har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i barnehagene.

Barnehageadmin (styrer) er ansvarlig for:

• sjekke at all informasjon om barnehagen er rett
• sjekke at alle ansatte er registrert
• sjekke at alle barn ligger inne med rett informasjon
• sjekke faktureringsgrunnlaget for sin barnehage

Rutiner – søknader om barnehageplass

• Søknader om plass kommer inn i Visma
• søknaden «behandles» i Visma
• svar på søknader sendes ut via SvarUt
• foreldre takker ja/nei til plass i Visma

Rutiner – fakturering – redusert foreldrebetaling

• Kommuneadministrator sender ferdig generert fakturagrunnlag til økonomiavdelingen
• Søknader om redusert foreldrebetaling og gratis kjernetid kommer inn i Visma og behandles i Visma av kommuneadmin.
• brev blir sendt ut via SvarUt
• Eventuell klage blir behandlet i Public 360

^{Daglig kvalitetskontroll:}

Sjekkliste journalføring

Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende.

Følgende kontrolleres:

• at journalposten er i riktig sak
• at eventuell avskriving er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført
• at hele eller deler av tittel / innhold evt. er skjermet
• at avsender / mottaker er påført riktig/fullstendig adresse, intern og eksterne kopimottaker
• at eventuelle vedlegg er lagt inn
• at det ikke forekommer skrivefeil i dokumenttittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås
• kontroll av skanning – at alle sider er med, lesbarhet og arkivformat
• Kontroll av arkivformat – Journalposter som har fått status J konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A.

Sjekkliste saker

I Aure kommune blir stort sett alle saker opprettet av saksbehandler eller styrer og kvalitetssikring blir da gjennomført ved oppretting av sakene.

Saker opprettet av saksbehandlere / ledere kontrollerer følgende:

• om saken finnes fra før / feilopprettet
• at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn i tittelfelt, og /eller fødselsnummer, og at eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført

Oppfølging av digitale forsendelser (SvarUt / SvarInn)

Styrere og kommuneadmin kontrollerer ukentlig at forsendelser med SvarUt er Ok i VFB.

§ 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er ikke integrasjon mot sak-/arkivsystem eller arkivkjerne pr nå. Visma flyt barnehage skal i løpet av året settes om med integrasjon mot Noark-5 godkjent arkivkjerne Visma Flyt Arkiv, og all arkivverdig dokumentasjon skal arkiveres der, i godkjent arkivformat PDF/A.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle avtaler og kontrakter skal skannes og journalføres. I tillegg oppbevares original i safe ved Teknisk drift (1. etg i det gamle kommunehuset)

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

 Vi har tilgangsstyring i Visma Flyt Barnehage slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid.

 Alle tilganger i Visma Flyt Barnehage tildeles etter bestilling fra styrere, og rollene bestemmer også tilgang til barn. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av styrer. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

 Når et dokument er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via SvarUt blir det automatisk konvertert til PDF ved sending.

 Innlogging i Visma Flyt Barnehage /Arkiv skjer med to-faktor-autentisering.

§ 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning

Det er ikke skanning av dokumenter i Visma Flyt barnehage