|
IST skole (IST IOP) har integrasjon mot Elements fra 2020. IST er et skoleadministrasjonssystem hvor lærere og ansatte har tilgang til egne elever, her opprettes bl.a. individuelle opplæringsplaner (IOP), møtereferater for den enkelte elev.
Arkivdanning og sikring av IST IOP - IST Evryday: - Ansvar for tildeling av tilgang IST IOP (IST Evryday) utføres av dedikert adminstratorrolle i oppvekstkontoret og egne administratorer ved den enkelte barneskole i Kongsberg Kommune - Det er koblet opp med tilgang til hver enkelt skole (11 skoler) i forhold til tilgangsstyring, logging og administrasjon - For å logge seg inn i IST Evryday er det et krav om to-faktor autensitering - Tilgangen til elevens IOP er styrt av IOP administrator ved den enkelte skole - Lærer som har tilgang til den enkelte elev sender IOPen til godkjenning til lokal IOP administrator (rektor) - Det er egne brevmaler som er lagt inn i IST som opprettes og redegjøres for. Bakgrunnsdokumentasjon er eks tidligere IOP og sakkyndig vurdering som forefinnes i elevens fysiske mappe fra 2019 (ESA) eller i Elements etter 2019. - Rektor godkjenner og publiserer IOP eller evt referater. - Ved ferdigstillelse av for eksempel IOP vil dokumentet eksporteres over til Elements via Svarut i elevens saksmappe. Arkivdanning og sikring av IST IOP i Elements: - Dokumenter overføres fra IST IOP til Elements via Svarut til Elevens mappe som er opprettet tidligere ved skolen eller sentralarkiv. - Hvis det ikke finnes elevmappe fra tidligere vil det opprettes automatisk en ny elevmappe - mappetype elevmappe, - arkivdel elev, - ordningsprinsipp fødselsnummer, - tittel på sak: Elev 05 - Ola Nordmann. Eleven kobles opp mot skole i henhold til administrativ struktur.
Dokumentet som importeres fra IST vil fremkomme som utgående dokument i Elements i status reservert, saksbehandler er ansvarlig på saksmappe og dokumentet finnes under eget søk "dokumenter under arbeid". Dokumenttype vil være IOP, skjerming vil automatisk settes til E (unntatt offentlig, elevmappe). Ettersom IST ikke er på sikker sone, så endrer skolesekretæren disse dokumentene til ES (Elev sensitiv) i sikker Elements. Dokumentet skal sendes ut med SvarUt til foresatte og eventuelle andre mottakere, (f.eks. helsestasjon). Ved importen til Elements så er dokumentformatet PDF og saksbehandler er den som er ansvarlig på saksmappe. Det er skolesekretæren ved den enkelte skole som legger inn aktuelle mottakere, kvalitetssikrer og ekspederer disse dokumentene. Alle dokumenter blir bevart for ettertiden digitalt i elevens mappe, uttrekk foretas hvert 4 år og da vil alle avsluttede saker overføres til IKA Kongsberg. De historiske basene vil være søkbare i dagens base for ettertiden. |