|
Kongsberg er en av kommunene i Kongsbergregionen som består av Kongsberg, Notodden, Hjartdal, Tinn, Nore og Uvdal, Flesberg og Rollag. I 2014 bestemte Rådmannsutvalget at Kongsbergregionen skulle gå sammen om å anskaffe nytt fullelektronisk sak-/arkivsystem. Etter anbudsrunde og kravspesifikasjon endte vi med valget Elements gjennom Evry/Sikri.
Hver kommune har egen frittstående database, men vi har en felles arkivkjerne som vi oppgraderer versjoner samtidig.
Ved overgangen til Elements ble de enkelte kommunene satt i drift sammen med K-ikt og Sikri. Hjartdal var først ut med alle barnesykdommene det medførte.
Kongsberg var blant de siste som gikk i drift og det var mange feil og mangler som ble oppdaget først da pga Kongsberg er en storkommune med mange saksbehandlere og høy faglig kompetanse på flere områder. Elements er bygget opp med ulike moduler, saksbehandlermodul, møtemodul, byggesaksmodul og administrator.
Som vist under så kan vi velge hvilken database vi skal jobbe med, eks arkivlederne kan jobbe på tvers i kommunene hvis vi har tilgang til de andres databaser.
Det er også en kobling mot tidligere historiske databaser i nedtrekksmenyen som vist under - eks vil ESA-basene være søkbare når konverteringen er gjennomført før sommeren 2021.
Elements ble tatt i bruk i Kongsberg Kommune 1. oktober 2019. Da gikk vi over fra papirarkiv og med sak-/arkivsystemet ESA. Elements er et fullelektronisk sak-/arkivsystem og derfor ble det foretatt et skarpt skille. Alle org.enheter, saksbehandlere, tilgangsstyring, arkivdeler osv ble opprettet på nytt. Dette er arkivdelene i Elements pr 2020:
Dette er org.struktur:
Innenfor hver overordnet enhet, eks oppvekst, så er det lagt inn alle skoler og barnehager. I hver enhet er det lagt inn personer med ulike roller (saksbehandlere, leder, arkivarer) og ulike autorisasjoner. Her er det tjenestlig behov som er nøkkel til å få tilgang til dokumenter og saker. Det er systemadministrator (arkivleder) som legger inn de enkelte brukere som skal ha tilgang og autorisasjoner, samt avslutte tilgang når personen avslutter sitt tjenesteforhold ved avdelingen. Pr 2021 så er det 564 brukere registrert i administrator. Det er 20 ulike roller som er satt opp i administrator, blant annet politikere som skal ha tilgang til poltitiske papirer i de ulike utvalg. Rollen her er AN (Andre) - de har bare lesetilgang til møtepapirer som blir sendt ut - de har ikke innloggingmulighet til saksbehandlingssystemet. |