Retningslinjer for personalmapper

HÅNDTERING OG BEVARING AV DIGITAL PERSONALDOKUMENTASJON

1. INNLEDNING

Denne veilederen er basert på IKA Trøndelags «Veileder Personaldokumentasjon – Håndtering og bevaring». I den grad teksten er endret, er dette gjort for å tilpasse veilederen lokale forhold og prosedyrer. Veilederen er tilpasset ledere med personalansvar i Rendalen kommune, men er gjort tilgjengelig for andre for å gi innsyn i hvordan Rendalen kommune håndterer sitt personalarkiv.

Veilederen skal gjøre personalansvarlige i stand til å:

1. Vurdere hvorvidt dokumenter skal arkiveres i personalarkivet eller ikke
2. Arkivere dokumenter på en forsvarlig måte i henhold til gjeldende lover og regler

Røros kommune valgte å innføre et digitalt personalarkiv med virkning fra og med 01.03.2018. Innføring har ikke tilbakevirkende kraft noe som medfører at saker og dokumenter før denne datoen er å finne i det gamle papirbaserte personalarkivet.

2. REGULERENDE LOVVERK

Innen kommunal sektor er det flere lover og forskrifter som regulerer hvordan saksbehandling og bevaring av arkiv skal håndteres (se vedlegg A). De viktigste er forvaltningsloven, offentleglova, personopplysningsloven og arkivloven med tilhørende forskrifter, samt e-forvaltningsforskriften.

Lovene og forskriftene har som formål å gi retningslinjer for hvordan saksbehandling i offentlig sektor skal foregå, hva offentlighetsprinsippet er, hvordan arkiv og arkivering skal være. Personopplysningsloven utdyper blant annet hva som skal regnes som personopplysninger – og hva som er sensitiv informasjon.

3. INNSYN

En personalmappe kan inneholde opplysninger som den enkelte ansatte anser som høyst personlig informasjon, og som er sensitive opplysninger etter personopplysningsloven. Dette innebærer at innholdet skal beskyttes mot uautorisert innsyn. Som en hovedregel skal ingen ansatte ha tilgang til andre opplysninger enn det de har saklig behov for i sitt arbeid, og arkivinformasjon skal ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler. Uavhengig av om personalmapper lagres i et fysisk eller elektronisk format, skal det sørges for god og sikker lagring.

Den enkelte arbeidstaker har som hovedregel rett til innsyn i dokumenter som gjelder seg selv, uavhengig om de er lagret i personalmappen eller andre steder. Denne retten til innsyn følger av personopplysningslovens § 18.

Den ansatte skal informeres når det legges inn nye opplysninger i personalmappen, med mindre opplysningene allerede er kjent for den ansatte. Videre har man som hovedregel krav på å få gjøre seg kjent med innholdet i opplysninger og vurderinger som til enhver tid er registrert. Unntak fra denne regelen finner man i personopplysningslovens § 23.

Retten til informasjon og innsyn er avgjørende for at en arbeidstaker skal kunne ivareta sine øvrige rettigheter etter personvernregelverket.

4. SENSITIVE PERSONOPPLYSNINGER

Noen ganger kan det være uklart hva som er offentlig informasjon og hva som kan/skal unntas fra offentlighet, eller det kan være tvil om hva som er sensitive opplysninger.

Sensitive opplysninger er ifølge personopplysningslovens § 2-8 opplysninger om:

• Rasemessig eller etnisk bakgrunn
• Politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
• At en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
• Helseforhold
• Seksuelle forhold
• Medlemskap i fagforeninger

Når det gjelder opplysninger som er unntatt offentligheten, er dette opplysninger som er taushetsbelagte - med mindre den som har krav på taushet gir skriftlig samtykke.

Taushetsbelagte opplysninger dreier seg i første rekke om sensitiv informasjon og personlige forhold, som fysisk og psykisk helse, familie- og hjemforhold, boligforhold, økonomi eller klientforhold.

5. STRUKTUR I PERSONALMAPPEN

Dokumenter som inngår i personalmappen, er underlagt bestemmelsene om journalføring og arkivering.

Rendalen kommune følger IKA Trøndelags anbefaling:

1. Lag ny sak for hver forespørsel til behandling
2. Fødselsnummer er primært ordningsprinsipp
3. Hver sak blir vurdert i forhold til offentlighet
4. Hver sak avsluttes når den er ferdigbehandlet

Slik som beskrevet ovenfor, er det enkelt å samle all dokumentasjonen pr. ansatt ved hjelp av søk. Ved søk på primærkode, det vil si den ansattes fødselsnummer, vil all aktuell dokumentasjon som du har tilgang til vises.

6. TILGANGSSTYRING (ELEKTRONISKE ARKIV)

Rendalen kommune bruker et styringssystem med tilgangsgrupper, tilgangskode og organisasjonsstruktur for å styre tilgangene i personalarkivet. Det er kun arkivleder, personalsjef og kommunedirektør som har tilgang til alle personalmapper i kommunen. Ledere med delegert personalansvar har tilgang til egen virksomhet/avdeling, mens saksbehandlere kun skal ha tilgang til de sakene de er ansvarlige eller har tjenstlig behov for.

Arkivleder/arkivansvarlig skal ha tilgang til alle saker i alle enheter, for å kunne kvalitetssikre og avslutte saker.

Saksbehandlers tilgang kan – i tillegg til egne saker - også styres til én bestemt journalpost, eventuelt til ett bestemt dokument.

7. BEVARING OG KASSASJON

Arkivloven med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. Formålet med bevaring av offentlige arkiv er å sørge for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertida.

Kommunalt/fylkeskommunalt arkivmateriale som er bevaringsverdig blir enten oppbevart av kommunene selv, eller i et interkommunalt arkivdepot. Arkiv som blir deponert til et kommunalt arkivdepot skal oppbevares for all framtid. IKA Trøndelag er arkivdepot for våre eierkommuner.

-          Bevaring - Å ta vare på arkivmateriale over tid. I Arkivforskriften (AF) betyr bevaring at materialet oppbevares for framtiden og deponeres til depot (jf. AF § 3-18)

-          Kassasjon - Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort (jf. AF § 3-18)

Materiale som ikke er bevaringsverdig for ettertiden blir det gjort kassasjonsvedtak for. Det vil si at materialet ikke skal leveres til et arkivdepot, men kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det.

8. JOURNALFØRING

Rendalen kommune skal føre journal over alle dokumenter som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det vil si at all korrespondanse i personalsaker skal føres i journal, uavhengig av om dokumentene arkiveres i sakarkiv eller personalmapper.

Unntatt fra journalføring er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan innsendte sykemeldinger og reiseregninger nevnes.

9. DOKUMENTTYPER I PERSONALARKIVET

Alle saker som angår grupper av ansatte, evt. alle ansatte, behandles i arkivdel Emne20 - hovedarkiv. Andre saker som angår personal og som behandles i arkivdel Emne20 - hovedarkiv, er klagesaker og møtereferater.

Utover nevnte dokumenttyper, mottar personalavdelingen også diverse informasjonsskriv og rundskriv. Disse dokumentene er ikke arkivverdige. Men alle informasjonsskriv og rundskriv som personalavdelingen selv produserer, er arkivverdige – og de skal ligge i arkivdel Emne20 - hovedarkiv.

Ordningsprinsipp/primærkode i arkivdel Emne20 - hovedarkiv er K-koder.

Dokumentasjon som inngår i personalmappene ligger i fagsystemer og/eller i arkivdel Personal.

Personalmappen inneholder dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker - og som dokumenterer dennes tjenesteforhold i kommunen/fylkeskommunen. Personalmappene ordnes som hovedregel etter fødselsnummer som primærkode, og K-kode som sekundærkode.

Det er viktig å ha et bevisst forhold til hva som lagres i personalmappene. Opplysningene som lagres skal være saklige og relevante.

Videre i dette kapitelet vil det bli gjort rede for ulike dokumenttyper, hvor de skal lagres, hvorvidt de skal unntas offentlighet, og hvilken hjemmel som gir anledning til å gradere.

Personaldokumentasjon behandles og arkiveres både i saksarkivet og i personalarkivet. Unntaksvis kan samme dokument arkiveres i begge arkiver (dobbeltarkivering). Dette vil gjelde bl.a. for saker som danner presedens.

Nedenfor er ulike dokumenttyper som angår personalsaker beskrevet og sortert alfabetisk innen emne/område for enkel gjenfinning.

9.1 ANSETTELSE

Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold.

Om arbeidsforholdet har varighet av mer enn en måned, skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte.

Om arbeidsforholdet har kortere varighet enn en måned - eller ved utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale.

Når politiattest (vandelsattest) skal innhentes, f.eks. i forbindelse med ansettelse, skal mottak journalføres. Leder fyller ut skjemaet «Bekreftelse på godkjent politiattest» og laster opp dokumentet i ansettelsessaken. Selve politiattesten skal ikke oppbevares og skal makuleres når den har blitt bekreftet.

Unntak fra offentligheten i ansettelsessaker

Utgangspunktet er at alle dokumenter i sak om ansettelse og forfremmelse kan unntas (offentleglova § 25 første ledd) i selve prosessen, men etter at ansettelse er gjort, kan ikke denne hjemmelen benyttes. Tilsettingsbrev og arbeidsavtaler er i utgangspunktet offentlige dokumenter, med unntak av eventuelle taushetsbelagte opplysninger.

Søkerlisten, det vil si liste over søkernes navn, alder, stilling/yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, er i utgangspunktet offentlig (offentleglova § 25 annet ledd). Søkerlisten skal settes opp snarest mulig etter at søknadsfristen er utløpt.

Utvidet søkerliste – reguleres i forvaltningslovforskriften § 15: «En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger kan forvaltningsorganet sammenfatte i en egen liste (utvidet søkerliste).»

Søkere kan be om å ikke bli satt opp på en søkerliste, men forvaltningsorganet har ingen plikt til å ta en slik anmodning til følge. Momenter i vurderingen av om en slik anmodning skal tas til følge kan være søkerens begrunnelse, eller hvilken type stilling som skal besettes. I utlysningen skal det gjøres oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentlige selv om søkeren har anmodet om ikke å bli ført opp i søkerlisten. Dersom anmodningen ikke tas til følge, skal søkeren varsles om dette.

9.2 ARBEIDSFORHOLD

Arbeidsmiljøloven stiller krav til arbeidsmiljøet og ansettelsesforholdet.

9.3 AVTALER

Ulike avtaler er beskrevet nedenfor. Beskrivelsene kan forhåpentligvis være til hjelp også i forbindelse med andre avtaler.

9.4 DISIPLINÆRFORHOLD

Med «disiplinærreaksjoner» menes et variert utvalg av reaksjoner. Saker som tyveri, underslag, akansaker, illojalitet mot arbeidsgiver og mobbing/trakassering av medarbeider/ansatt defineres som disiplinærsaker. Disiplinærsaker kan føre til advarsel, suspensjon, oppsigelse, avskjed og anmeldelse.

En advarsel er en ensidig tilbakemelding eller vurdering som ved uenighet kan prøves rettslig. Advarsler vil som regel bli lagret i personalmappen. Arbeidsgiveren må vurdere konkret hvor lenge det er behov for å lagre advarselen. Utgangspunktet for vurderingen er at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Lagring utover dette er i strid med regelverket.

9.5 FORSIKRING

Kommuner og fylkeskommuner er det avtalefestet at en har forsikringsordninger for sine ansatte. Dette er lovpålagt for sykepleierne.

9.6 HELSE

All dokumentasjon under helse er sensitiv informasjon, og den skal unntas fra offentlighet.

9.7 HOSPITERING

Det skilles her mellom ekstern hospitering og internt i organet. Vanligvis tenkes en hospitering rundt å ta inn eksterne for jobbtrening. I den forbindelse vil det være en kontrakt liggende som regulerer forholdet mellom partene. En slik kontrakt skal ligge i emnearkivet. For hospitering internt (mellom avdelinger), vil dokumentasjonen ligge i personalarkivet.

9.8 KLAGE

Klage er en henvendelse om forhold som omhandler ansattes faglige eller atferdsmessige utføring av tjenesten. Erfaringsvis kan klagen komme skriftlig, muntlig i møter eller i telefonen, som sms eller e-post, enten til ledelsen eller via kolleger.

Alle klagesaker behandles i emnearkivet.

9.9 KOMPETANSE

Dokumentasjon på ansattes kvalifikasjoner som har betydning for arbeidsforholdet arkiveres i personalarkivet. Dette gjelder blant annet dokumentasjon ansiennitet, plassering lønnstrinn, fullført videreutdanning m.m. Generell dokumentasjon av kompetanse som CV og attester dokumenteres i kommunens kompetansekartleggingssystem.

9.10 LÆRLINGER

Etter Opplæringsloven §4-2 er lærlinger arbeidstakere i den bedriften de har arbeidsavtale med og er plassert i, med de rettigheter og plikter som følger av lover og tariffavtaler.

Om lærlingen skal fortsette i bedriften etter læretiden, må en ny arbeidsavtale inngås.

9.11 LØNN

9.12 PERMISJONER

Permisjon i arbeidsforhold gir den ansatte adgang til å være fraværende for kortere eller lengre tid, samtidig som arbeidsforholdet fortsatt består. Krever arbeidsgiveren at de ansatte skal gis permisjon, taler man oftest om permittering. Rett til permisjon følger til dels av lovregler og tariffavtaler, men kan også følge av praksis, kutyme eller særskilt avtale.

Når permisjonstiden er ute, har den ansatte både rett og plikt til å gjenoppta arbeidet. Retten til de ulike lovfestede permisjoner er omtalt i arbeidsmiljøloven.

9.13 VARSLING

Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøloven § 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle. Loven sier også at alle offentlige organer er pålagt å legge til rette for varsling. Røros kommune har tilrettelagt for intern varsling gjennom «Prosedyre for varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen» som er å finne i kommunens kvalitetssystem.

Varsel kan resultere i en ny sak, f.eks. disiplinærsak, og registreres da i arkivdel Emne 13 - hovedarkiv, gjerne som internt notat, med hjemmel og K-kode etter hva varslingen gjelder.

Datatilsynet mener at varsel kan kasseres 2 måneder etter avslutning av nødvendige undersøkelser. Personopplysninger som fremgår av varsler som vurderes som ubegrunnet, bør slettes umiddelbart. Sletting av sak skal alltid vurderes av leder.

VEDLEGG

A.   AKTUELT LOVVERK

Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)

Lov om arbeidstvister (arbeidstvistloven)

Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Lov om ferie (ferieloven)

Lov om folketrygd (folketrygdloven)

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

Lov om Statens pensjonskasse

Lov om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (utlendingsloven)

Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften)

Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften)

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning

Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften)

Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)

Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)

Hovedavtalen KS

Hovedtariffavtalen KS