|
Utarbeidet av arkivleder Marit Ødegård 2014
Formål og virkeområde
Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk for alle barne- og
ungdomsskolene i kommunen innenfor gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.
Retningslinjene gjelder for elevmapper som blir behandlet ved den enkelte grunnskole etter
17.juli 1998 nr 61 om grunnskole og den videregående opplæringa (opplæringsloven).
Elevmapper
Med elevmapper menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev på
skolen, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte elevmapper, alfabetisk etter
elevens etternavn.
Elevmappene finnes både som fysiske papirdokumenter og som elektroniske mapper i
Fagsystemet Extens.
Extens
Fagsystemet er ikke et Noark godkjent system, derfor blir det en dobbeltarkivering både i
fagsystem og et papirarkiv.
Følgende har tilgang til Extens:
- Skole- og barnehage- administrasjon
- Styrere i barnehagene
- Rektor, inspektør og sekretær på skolene.
- I noen tilfeller får pedagogisk leder i barnehage og rådgiver på U-skolene tilgang – ev.
bare til deler av opplysningene.
Tilganger kan fordeles på forskjellige moduler/innhold – og med differensiering ifht leseog/
eller skrive- rettigheter.
Programmet inneholder personopplysninger om barn i alder 0 – 16 år som bor i kommunen –
og foresatte til disse og ansatte i kommunale barnehager og skoler.
Personopplysningene til barn og foresatte oppdateres to ganger i året ved hjelp av uttrekk av
folkeregisteret.
Endringer blir også registrert via integrasjon fra nettbasert løsning (Hypernet) hvor foresatte
søker plass i barnehage og SFO.
Ansatte registreres ved integrasjon mot Visma/HRM.
Programmet brukes til å administrere barn i barnehager, både kommunale og private, og
elever i de kommunale skolene.
Karakterer til elever på ungdomsskolene legges inn via en nettbasert løsning (Skolearena)
som benyttes av lærere på disse skolene.
Halvårlige karakterutskrifter og vitnemål tas ut på ungdomsskolene.
Opplysningene i programmet danner grunnlag for fakturering av oppholds- og kost- betaling i
kommunale barnehager og SFO.
For ansatte benyttes programmet til å føre fravær og variabel lønn – som overføres til HRM.
Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i Personopplysningsloven.
Opplysningene i elevmappene er kun tilgjengelig for den læreren som trenger innsyn utifra
nødvendigheten i arbeidet rundt den enkelte elev.
Ansvaret for elevmappene på den enkelte skole skal pekes ut av skolesjefen/rektor. Ved
bortsetting av arkiv har arkivleder ansvaret for den videre oppbevaringen, og fremhenting av
dokumenter ved forespørsel.
Innhold i den enkelte elevmappe
All korrespondanse vedr elevens skolegang
Forhåndsvarsel og enkeltvedtak om skoleplassering
Individuelle opplæringsplaner, IOP’er (herunder sakkyndig vurdering PPT)
Relevant dokumentasjon vedrørende søknad, tildeling, samt tilrettelegging av spesialundervisning ved avslag på søknad om spesialundervisning
Varselbrev (fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel)
Disiplinære forseelser jfr. forskrift om ordensreglement
Søknader om fritak for fag og vurderinger
Dokumentasjon av bortvisning
Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver eller kan få betydning for elevens skolegang.
Vedtak om morsmålsundervisning og tospråklige fagopplæring (enkeltvedtak)
Referat fra ansvarsgruppemøter
Kopi/referat fra bekymringsmelding til barnevernet (foresatte skal varsles før denne sendes)
Skriftlige vurderinger
Skademelding og skaderapporter til forsikringsselskapet
Annen dokumentasjon og korrespondanse rundt fravær (for eksempel søknad om permisjon)
Skolens notater om fravær/avbrutt opplæring ved mangelfull melding fra elev/foresatte.
Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole
Sykmeldinger og legeerklæringer
All korrespondanse ved klage på standpunkt- og eksamenskarakterer
Søknad om permisjon
Dokumentasjon vedrørende skoleskyss
Kopi av flyttemelding
Oppdatert elevopplysningsskjema
Søknad om innsyn i elevmappe
Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole
Kursbevis – gjelder spesielt Voksenopplæringen
Dokumenter som skal journalføres i sak/arkivsystemet WebSak
I arkivforskriftens § 2-6 er det gitt bestemmelser om at i Sak/arkivsystemet skal ethvert
offentlig organ registrere alle inn- og utgående dokumenter som etter Offentleglova må regnes
som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som
dokumentasjon.
Dokumenter som skal journalføres i WebSak
Alle typer søknader
Flyttemeldinger (samlesaker for hvert enkelt skoleår)
E-poster
Skoleplassering
Søknad fra foresatte om permisjon fra den pliktige opplæringa Oppl.loven § 2-11inntil 10 dager)
Enkeltvedtak på skoleskyss
Faguttalelser (PPT) som fører til tiltak
Enkeltvedtak om spesialundervisning
Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige
Korrespondanse med barnevernet
Bytte av skole
Saker om elevens skolemiljø
Informasjonssikkerhet
Elevmappene skal til enhver tid være nedlåst og sikret mot innbrudd, brann- og vannskader.
Det skal til enhver tid være delegert myndighet over tilgangen til elevmappene.
Ved uttak av elevmapper i arkivet skal det settes ned utlånskort. Elevmappene skal ikke tas
med utenfor skolens område, eks. for å jobbe med fra hjemmekontor etc.
Innsyn
Krav til innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i Forvaltningslovens §§
18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i Personopplysningslovens § 18. Eleven og foresatte
har som hovedregel rett til innsyn i sin egen mappe. Unntaket er dokumenter som er
utarbeidet for den interne saksforberedelse, disse kan unntas fra innsyn. Krav om innsyn skal
sendes skriftlig. Ved oversendelse av kopier av dokumenter fra elevmappen skal disse sendes
som ordinær post. Personsensitive opplysninger skal ALDRI sendes pr. e-post eller på
telefaks.
Flytting til annen skole
Elevmappen skal følge eleven til ny skole. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke
overføres til ny skole med mindre det foreligger samtykke fra elev/foresatte. Mappene må
ryddes før overføring.
Overgang barneskole/ungdomsskole
Før avlevering til ungdomsskole/arkivleder skal stifter, binderser og plastlommer fjernes.
Barneskolene skal kun ha elevmapper på de elevene som til enhver tid er elever på skolen.
Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole skal elevmappene følge med. Foresatte skal få
tilbud om gjennomgang av innholdet før overgang.
Innholdet skal gjennomgås, og følgende dokumenter følger eleven til ungdomsskolen:
Gjeldende dokumenter med informasjon som fortsatt er aktuell i forhold til bl.a. PPT og IOP
følger med videre til ungdomsskolen. Resten arkiveres og leveres arkivleder for
langtidslagring.
Det som blir igjen av elevopplysninger ved barneskolen skal ryddes bort i standard
arkivbokser og leveres arkivleder. Arkivboksene bestilles fra Staples og har varenr. 842009.
Eventuelt at det blir bestilt arkivbokser samlet fra rådhuset og fordelt til den enkelte skole.
Den som er ansvarlig for elevmappene på den enkelte skole skal sørge for at bare relevant og
nødvendig dokumentasjon blir arkivert for fremtiden. Gjør en nøye vurdering før dokumenter
makuleres, bedre å arkivere for mye om en elev enn for lite. Rutiner for avlevering av
materiale til arkivleder bør skje umiddelbart etter at eleven har avsluttet skolegangen ved
barneskolen. Dette gjelder også klasselister og skoledagbøker.
På arkivboksene som leveres arkivleder skal det skrives med blyant følgende opplysninger:
Navn på skolen
Innholdet (elevmapper)
Tidsrom/årstall
Østre Toten kommune
Husk å skrive på den enden der klaffen på boksen er. Første linje skal være 5 cm fra toppen,
deretter 2 cm mellom hver linje, se eks.
Østre Toten kommune skal stå nederst på boksen.
Rektor er ansvarlig for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av
kommunalt arkivmateriale.
Gjeldende fra 01.04.2014
Marit Ødegård arkivleder og Øivind Granberg skolesjef
5 cm
Stange skole
2 cm
Elevmapper
2 cm
Tidsrom (start/sluttår)
2 cm
Boks nr
Østre Toten
2 cm
kommune
3,5 cm |
|