Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKS (IKA)
Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å ta vare på sine arkiv og halde dei tilgjengeleg for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjeld både for papirbaserte og elektroniske arkiv. "Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv) skal avleverast til arkivedpot."Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Ansvaret for eldre og avslutta arkiv skal plasserast ein stad og det må vere etablert rutiner som ivaretek krava til arkivdepot. Ein kommune kan velje om den vil opprette eige depot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid. I k.sak 70/99 (20.12.99) har kommunestyret fatta vedtak om at Sykkylven kommune skal vere med i kommunearkivordninga til Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal IKS (IKA) og får utført arkivfaglege tenester gjennom dette medlemskapet. Kommunen har eigedomsretten til det avleverte materialet. IKA er ansvarleg for ordning, katalogisering, vedlikehald og ekspedisjonar frå dei avleverte arkiva. Andre tenester kommunen får frå IKA er:
- råd og rettleiing i spørsmål knytt til ikt og arkiv
- hjelp med den faglege og teknologiske utviklinga som skjer innanfor ikt og arkivarbeid
- utarbeiding og iverksetting av kommunale arkivplanar
- Deltaking i arbeidet med omlegging frå gamal til ny arkivnøkkel
- Ivartea personregister og arkiv med personopplysningar
- Arbeid med eldre kommunalt arkivmateriale
Statsarkivet i TrondheimMøre og Romsdal sokner til Statsarkivet i Trondheim sitt distrikt. Statsarkivet er ett av totalt åtte statsarkiv i landet, og er en del av arkivverket. Institusjonen har tilsyn med arkivområder i den offentlege forvaltninga innanfor sitt distrikt. Institusjonen bistår offentllig forvaltning med råd og veiledning. DepartementetKommunal- og regionaldepartementet (KRD) kan gi forskrifter om håndtering, bevaring, ordning av tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiv. ( kommuneloven § 39) RiksarkivarenRiksarkivaren har den overordnede faglige myndighet over alle offentlige arkiv. DatatilsynetDatatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjelder personopplysninger og personregister. |