|
Salangen kommune skal utvise meroffentlighet. Dette innebærer at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige. Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Hele saker skal bare unntas offentlighet hvis opplysninger i ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken. Offentlighetsvurdering og skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter er saksansvarliges/saksbehandlers ansvar. Alle brukere vil automatisk få lese informasjon som ikke er skjermet i de arkivdelene de har fått tilgang til. Informasjon som ligger i arkivdeler som de ikke har noen form for tilgang til vil ikke vises for brukeren. I Lavangen kommune brukes følgende tilgangskoder:
| Kode
|
Beskrivelse
|
| UO
|
Unntatt offentlighet
|
| XX
|
Midlertidig skjermet (ikke off. vurdert)
|
| PS
|
Personalsak sensitiv
|
| P
|
Personalsak
|
| E
|
Elever
|
| B
|
Barnehagebarn
|
| V
|
Elev og barn overført fra Visma
|
|
|
|
Tilgangskode UO brukes ved unntatt offentlighet (skal ikke på offentlig journal). Alle brukere autoriseres for bruk av tilgangskoden UO og vil kunne gis tilgang til å lese informasjon som er skjermet med denne koden. Tilgangskode XX ikke vurdert for offentlig innsyn inntil saksbehandler har tatt en avgjørelse. Alle brukere autoriseres for bruk av tilgangskoden XX. ( ikke ferdig dokument) Tilgangskode PS brukes for personal sensitive saker som bare noen saksbehandlere skal ha tilgang til, og bare brukere som er autorisert for tilgangskode PS vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. Tilgangskode P brukes i personalarkivet for personalmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode P vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler. Tilgangskode E brukes i elevarkivet for elevmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode E vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler. Tilgangskode B brukes i barnehagearkivet for barnehagebarnmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode B vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler. Tilgangskode V brukes i elev og barnehagearkivet for elever og barnehagebarn og bare brukere som er autorisert for tilgangskode V vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.
Som hovedregel:
Ledere vil ha tilgang til å lese alle saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med tilgangskode innenfor egen administrativ enhet. Øvrige brukere kan gis tilgang ved at de mottar en oppgave, mottar et notat, legges som kopimottaker på brev eller notat eller legges i tilgangsgruppe til de saker som er skjermet med koder de er forberedt for å få tilgang til. NOARK-standarden definerer følgende tre nivåer for skjerming: Saksnivå:
| 1.
|
Bare fysiske saker er tilgangsbegrenset
|
For alle journalposter som ”arver” gradering fra arkivsaken vil tekstdokumentene bli avskjermet.
|
| 2.
|
Som kode 1 + linje 2 i sakstittel avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes arkivsakens tittellinje 2.
|
| 3.
|
Som kode 2 + klassering avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes klassering (arkivkoden).
|
Journalpostnivå:
| 1.
|
Bare fysiske tekstdokumenter er tilgangsbegrenset
|
Tekstdokumentene som er knyttet til journalposten avskjermes.
|
| 2.
|
Som kode 1 + linje 2 i journalposttittel avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes journalpostens tittellinje 2.
|
| 3.
|
Som kode 2 + alt i avsender/mottaker feltet avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes opplysninger om avsender/mottaker.
|
|