Glemt Passord?

Arkivere epost

Saksbehandler skal selv arkivere (registrere) epost i Fokus.  

Eposthenvendelser som arkiveres skal behandles videre som ordinær post. 

Det er samme framgangsmåte for å arkivere epost fra Innboks (med tilhørende undermapper) som fra Sendte elementer i Outlook. Ved import til Fokus vil inngående epost få dokumenttype I og sendte elementer få dokumenttype U. Dokumenttype kan endres til dokumenttype N eller X ved behov dersom epost skal arkiveres som et internt notat. Avsender kan også endres i dette bildet. 

Arkivere epost for å sikre gjenfinning av journalposter og ivareta krav til dokumentasjon og offentlighet. Ansvarlig er saksbehandle

Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende 

1. 

I Outlook markerer man epost som skal arkiveres. Dersom flere eposter skal arkiveres i samme sak kan disse markeres sammen for arkivering i samme operasjon. 

ARK 

2. 

Arkiver epost ved å høyreklikke på eposten(e) og velg ett av følgende valg: 

  • Søk etter sak  søk frem eksisterende sak for arkivering i denne 
  • Ny saksmappe  opprett ny sak ved arkivering 
  • Siste saksmapper  arkiver i en av de sist brukte saker 

Epost kan også importeres ved å dra og slippe eposten i en sak som ligger i en kurv i arbeidsbordet (for eksempel Mine aktive saker) 

ARK 

3. 

Etter arkivering skal følgende kontrolleres i registreringsbildet for den arkiverte eposten: 

  • Tittel - er den meningsbærende, ryddig? 
  • Forfallsdato - kan endres i hht. hva som er angitt i teksten. 
  • Avsenders navn, adresse og referanse. 
    Gjør oppslag i eksternt register (Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund).   

Vær spesielt oppmerksom på at epost som har blitt videresendt kan være arkivert med siste avsender av eposten som registrert avsender. Da må dette korrigeres til opprinnelig avsender. 

  • Vurder eventuell skjerming.  

OBS! 

  • Registreringen av en sendt epost vil alltid få status E etter endt registrering. 

Bekreft eventuelle endringer ved å klikke på Lagre. 

ARK 

4. 

Inngående epost blir tilgjengelig for videre oppfølging i kurven Til behandling og følges opp som øvrige inngående journalposter. 

ARK