Post og arkivlegging for sak- og arkivsystemet Public 360

Formål

Sikre at viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis.

Grunnlag

Arkivloven

Forskrift om offentlig arkiv

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)

Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet(offentlighetsloven)

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Systemløsning

Public 360° (P360)er Gran kommunes sak-/arkiv system og skal ta for seg all dokumenthåndtering og arkivering for kommunal forvaltning. I Public 360° ivaretas journalføring og arkivering av e-post, korrespondanse og andre saksdokumenter i henhold til lovpålagte krav.

Kvalitetskontroll

• Dokumentsenteret journalfører post i Public 360°, og kontrollen utføres av saksbehandler.

Han/hun må sjekke at posten er journalført i riktig sak, på riktig saksbehandler, og om dokumentsenteret har tatt en riktig avgjørelse i forhold til om det skal unntas offentlighet eller ikke (riktig §). Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-2, f)

Saksbehandler har også ansvar for å kontrollere at dokumentene er lesbare. Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-6, (2)
Dokumentsenteret utfører kontrollrutiner for Public 360° daglig, månedlig, hver tredje måned og hvert halvår.

Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-2, d)

• Registrert ferdig av saksbehandler:

Dokumenter/e-poster som er registrert av saksbehandlere selv. Dokumentsenteret sjekker fil, dokumenttittel, gradering og endrer kontakten til registrert kontakt.

• Ferdigstilt uten fil:

Dokumentsenteret tar kontakt med saksbehandler hvis et dokument er ferdigstilt uten fil.

• Igangsatte ekspederinger:

Dokumentsenteret hjelper til hvis det har feilet i ekspederingen for saksbehandler.

• Avsluttet av saksbehandler:

Dokumentsenteret avslutter saker som er satt i status AS – Avsluttet av saksbehandler.

• Kontroll av utgående post via SvarUt:

Med nettsiden KS Forvaltning kontrollerer dokumentsenteret all utgående post via SvarUt.

• Kontroll av postliste:

Dokumentsenteret kontrollerer postlisten og retter eventuelle feil, før den automatisk blir publisert på kommunens nettside. Postlista legges ut på kommunens hjemmeside tre virkedager etter registrering.

• Dokumentsenteret søker opp kontakter som er opprettet siste måneden, og legger på fødselsnummer og organisasjonsnummer på de som mangler dette.

• Dokumentsenteret sender ut e-post med oversikt over virksomhetenes reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter til enhetsledere.

• Dokumentsenteret sender ut e-post til hver enkelt Public 360°-bruker angående reserverte dokumenter og restanser.

Rutiner som beskriver ansvar

• Dokumentsenteret har ansvaret for å journalføre den inngående brevposten.

• Dokumentsenteret betjener postmottaket i Gran kommune og journalfører det som skal i Public 360°.
• Dokumentsenteret skanner posten inn i Public 360°.

• Post som skal i sikker sone skannes med egen skanner tilegnet formålet.
• Skannede dokumenter oppbevares i 6 måneder før det blir makulert.

Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-4, c)

• Dokumentene konverteres til arkivformat PDF/A Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-4, a).
• Konvertering skjer jevnlig flere ganger daglig Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-4, c).

• Brevpost som av ulike grunner kommer direkte til enheten eller saksbehandler skal leveres til dokumentsenteret for journalføring.
• E-post som kommer direkte til saksbehandler kan hun/han registrere selv på sak i Public 360°, eller sendes postmottak for journalføring.
• Avskriving av ferdigstilte/journalførte dokumenter.
• Ansvarlig for å ferdigstille og ekspedere utgående dokumenter.
• Ansvarlig for at organinterne dokumenter som er av betydning for saksbehandlingen blir journalført.
• Ansvarlig for å journalføre arkivverdige dokumenter som er produsert på en annen plattform (for eksempel nav, klp osv) i P360.
• Når en sak er ferdigbehandlet og skal avsluttes setter saksbehandler status AS – avsluttet av saksbehandler – på saken (dokumentsenteret avslutter).

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger gjøres av arkivar i samarbeid med saksbehandler.
Saksbehandler har ansvaret for endelig vurdering av om et dokument skal unntas helt eller delvis fra offentligheten. 
I forbindelse med journalføring gjør dokumentsenteret en første vurdering og foreslår en evt. paragraf. (Liste med paragrafer og forklaring er lagt inn i P360).
Når saksbehandleren mottar brevet må hun gjøre sin egen vurdering for å se om denne stemmer med dokumentsenterets vurdering.
Jmf. riksarkivarens forskrift § 3-2, f).

Rutiner for manuell journalføring ved systemsvikt

Ved lengre strømstans, brann eller havari på digitalt nettverk (mer enn 3 virkedager), må journalføringen skje manuelt. Journalføringen skjer i egen bok som er innbundet og A4-format.
Følgende opplysninger må føres i boka:
Fortløpende nummerering

• Dato dokumentet er mottatt
• Dato på dokumentet
• Innhold
• Offentlighetsvurdering m/hjemmel for unntak
• Arkivkode
• Avsender
• Enhet og saksbehandler

Den papirbaserte arkivdanningen skannes så snart systemet er tilbake i drift.
Det blir ikke fordelt post/e-post unntatt i spesielle tilfeller. Kopi av dokumenter/e-post kan gis ut til saksbehandler ved forespørsel. 
Jfr. riksarkivarens forskrift § 3-2,g)

Kassasjon

Nytt bevarings- og kassasjonsreglement er ferdig med unntak av kap. 4 og 9 som skal være ferdig høsten 2018, og kap. 6 vil bli sluttført når vi har relevant regelverk på plass.

Gran kommune vil utarbeide egne kassasjonsregler/frister når arbeidet med nytt bevarings- og kassasjonsreglement er ferdigstilt.

Periodisering

Periodisering foretas normalt hvert 4. år. Dette gjøres i forbindelse med ny kommunestyreperiode, og periodisering skjer 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

Gran kommune har valgt å ha skarpt periodeskille for saksarkivet hvert 4.år. Saker som ved periodeslutt ikke er avslutta, skal avsluttes. Det blir ikke overført nye saker fra den avsluttede perioden. Når det kommer inn et dokument i gammel arkivperiode skal det opprettes ny sak. Dokumentsenteret setter på saksreferanse fra gammel sak til ny sak. Alle saker i sakarkivsystemet settes til status A for avsluttet. 
Avsluttet arkivdel i sak/arkiv systemet tas uttrekk for deponering/avlevering arkivdepot IKA Opplandene.

Rettigheter/tilganger

• Brukertilgang

• Når en bruker skal få tilgang/opphør av tilgang til Public 360°, må leder gjøre en bestilling via et skjema. Leder bestemmer og brukeren skal ha leder- eller saksbehandlerrolle.
• IKT mottar skjemaet og sender bestillingen videre til dokumentsenteret.
• Administrator i Public 360° oppretter/deaktiverer bruker.

• Tilgangsgrupper

• Du kan se på tilgangsgrupper som metode for å skjerme informasjon fra andre brukergrupper i din virksomhet.
• En tilgangsgruppe kontrollerer hvem som har rettigheter til en sak eller et dokument internt i Public 360°. Dersom det er satt en tilgangsgruppe på en sak eller et dokument er det kun medlemmer av gruppen som har tilgang til den aktuelle saken eller dokumentet.

• Rettigheter

Har rettighet til å lese og redigere dokumenter som ikke er ferdigstilt (status R) i egen avdeling. Kan omfordele dokumenter i egen avdeling og til andre avdelinger.

Kan omfordele dokumenter innen egen avdeling. Har rettighet til å avskrive og ferdigstille sine egne dokumenter

Har rettighet til å fordele dokumenter til alle sakbehandlere og brukere.

Har rettighet til å rette registrerte journal- og arkivopplysninger i saker og dokumenter i alle statuser.

Jmf. riksarkivarens forskrift § 3-2, b).

Digital signatur

Gran kommune benytter seg ikke av digital signatur i Public 360°.

Ansvar/myndighet

• Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning, tilligger kommunestyret, men Administrasjonssjefen (rådmannen) har det praktiske daglige ansvaret.
• I Gran kommune er arkivtjenesten plassert i Stab og støtte – Dokumentsenteret.
• Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldene lovverk og prosedyrer.

• Gran Kommunes arkivtjeneste er organisert med sentral faglig arkivledelse, hvor arkivleder har ansvaret/tilsynet med kommunens samlede arkiv ( jfr. foa § 1). Arkivleder skal samordne arkivarbeidet og påse at dette skjer i overensstemmelse med gjeldene lover, forskrifter og rutiner.

Innsyn

• Alle dokumenter, journaler og lignende registre er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrifter som er hjemlet i lov.
• Offentlig postliste publiseres hver dag via Public 360° til kommunens nettside og er grunnlaget for innsyn etter offentlighetsloven § 28. Gran kommune har ikke fulltekstpublisering av dokumenter. 
• Krav om innsyn kommer som regel på bakgrunn av den elektroniske postlista og via et skjema som er en del av den elektroniske løsningen. Når skjemaet sendes fra nettsiden kommer dette til kommunetorget. Kommunetorget sender ut etterspurte, offentlige dokumenter uten at dette journalføres.
• Det er saksbehandler som har vurderingsansvaret ved innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet. Disse innsynskravene journalføres i Public 360° av dokumentsenteret til riktig saksbehandler, som besvarer forespørselen i Public 360°.
• Krav om innsyn kan også komme på telefon, brev, e-post, faks, SMS eller ved personlig frammøte i kommunetorget. 

Kvalitetsmål

Gran kommune har et system som sikrer at forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis.

Jaren

14.08.18