Glemt Passord?

Rutiner for innsyn i Lavangen kommune

 

Versjon: 1

Godkjent dato:

Godkjent av:

 

Formål med rutinen

Gi en oversikt over hvordan ledere, saksbehandlere og arkivarer ved servicekontoret skal håndtere innsynsbegjæringer fra publikum og presse. Rutinen avklarer ansvarsforholdet mellom servicekontoret, enhetsledere og saksbehandlere.

Som hovedregel skal henvedelser om innsyn behandles samme dag som de mottas.

Det er viktig å være oppmerksom på at saksbehandleren kan unnta eksempelvis et vedlegg fra offentlighet - selv om selve dokumentet er offentlig. Det samme gjelder eksempelvis deler av dokumentet.

Bestilles dokument som inneholder informasjon som ikke kan offentliggjøres, må opplysningene sladdes. Skriv ut dokumentet, sladd og ta en kopi. Svar i slike tilfeller på mailen fra den som ønsker innsyn og postadresse som dokumentet kan sendes til. (evt. hentes)

Er saken omfattende, legges saken (ev. kopier) på servicekontoret slik at f.eks. journalisten kan komme og bla i saken (eller hente kopiene). Saksbehandleren gir i tilfelle journalisten melding om dette pr. e-post.

Frister Dokumenter som kan offentliggjøres skal være hos journalisten (eller den som ønsker innsyn) så snart som mulig, og senest tre dager etter at henvendelsen kom til arkivet.

HOVEDREGELEN ER AT DOKUMENTER ER OFFENTLIGE (Off.loven § 3) Parter i en sak vil dessuten ha utvidet rett til innsyn med hjemmel i Forvaltningsloven.

Eksempler på noen vanlige årsaker til å unnta dokument fra offentlighet:

Offentlighetslovens § 13 (skal-bestemmelse):

Taushetsbelagte opplysninger - er den vanligste årsaken til at dokumenter (eller deler av det) unntas offentlighet.

Her er det et direkte forbud mot offentliggjøring. Når dokumenter unntas med hjemmel i offentlighetsl. § 13, skal det alltid vises til hjemmelen for den lovbestemte taushetsplikten.

  • Eks. "U.off., off.l. § 13, jfr. forvaltn.l. § 13".

Andre bestemmelser der det er lovbestemt taushetsplikt er f.eks. Sosialtjenestel. § 8-8, Barnevernl. § 6-7, Helsepersonell. § 21.

Husk: Det er bare de taushetsbelagte opplysningene som skal unntas, resten av dokumentet kan være offentlig (på nærmere angitte vilkår, se bestemmelsens 2. ledd).

Offentlighetslovens §14 - (kan-bestemmelse):

a)Arbeidsdokument - etter § 14, første ledd vil dokumenter som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kunne unntas.

  • Eks. notater, forslag til innstilling, kommentarer om enkeltpunkter utarbeidet som hjelp til den som skal treffe avgjørelsen

b) Intern saksforberedelse , etter § 14 kan dokumenter for den interne saksforberedelse unntas offentlighet når de er utarbeidet av et underordnet organ for det overordnede organs saksforberedelse. Dette kan også gjelde uttalelser innhentet utenfra, fra rådgivere eller særlige sakkyndige.

Innstillinger fra administrasjonen til et folkevalgt organ er i utgangspunktet ikke omfattet.

Husk: Prinsippet om meroffentlighet i off.l. § 11:

Når det gjelder kan-bestemmelsene er vi forpliktet til alltid å vurdere om dokumentet likevel bør gjøres kjent, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas offentlighet.

Generelt

  • Lavangen kommunes offentlig journal på hjemmesiden henter postlisten fra ESA.
  • Enheter/avdelinger som bruker ESA uten at postlisten publiseres til offentlig journal på hjemmesiden, må kunne fremlegge en offentlig journal ved forespørsel. Lavangen kommune har valgt å gjøre det slik først og fremst som en ekstra sikring mot at personsensitive opplysninger kommer på avveie. Det er viktig å kontrollere og eventuelt sladde/fjerne taushetsbelagt informasjon en slik postliste før den leveres ut for å hindre at taushetsbelagt informasjon kommer på avveie.
  • Innsynsbegjæringen bør være skriftlig, jfr. Offentleglova § 28
  • NB: Det skal ikke gis innsyn i dokumenter som ikke er ekspedert/ferdigstilt i ESA

 

Innsynsbegjæring i ugraderte dokumenter via offentlig journal

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Foreta kvalitetssjekk

  • Foreta en grundig kvalitetssjekk (offentlighetsvurdering) av innholdet i det bestilte dokumentet, selv om dokumentet står som ugradert.

servicekontoret

2

Send dokument til innsynsbegjærer

  • Dersom det ikke er noe i dokumentet som tilsier at det skulle vært unntatt offentligheten, sendes dokumentet til innsynsbegjærer på e-post. Bruk følgende standardtekst (NB: husk egen signatur på e-post ut fra servicekontoret)

"Vedlagt følger forespurte dokumenter fra offentlig journal/postliste"

  • NB: For at ansvarlig saksbehandler skal være informert om at det har blitt gitt innsyn i dokumentet, gi alltid ansvarlig saksbehandler beskjed om dette.

servicekontoret

 

Innsynsbegjæring i graderte dokumenter via offentlig journal

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer

  • Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer. Bruk følgende standardtekst:

"Din forespørsel er mottatt og videresendt til saksbehandler for vurdering av meroffentlighet. Du kan forvente svar innen 5 virkedager"

servicekontoret

2

Kontakt ansvarlig saksbehandler

  • Kontakt aktuell saksbehandler for å gjøre vedkommende oppmerksom på innsynsforespørselen og kravene til behandlingstid i lovverket.
  • Dersom saksbehandler er fraværende, kontaktes leder for avklaring om hvem som skal behandle saken. Servicekontoret må forsikre seg om at saken blir fulgt opp.

servicekontoret

3

Videresend innsynsbegjæringen til ansvarlig saksbehandler

  • Videresend forespørselen fra innsynsbegjærer pr e-post til ansvarlig saksbehandler, og be saksbehandler om å foreta ny offentlighetsvurdering ut fra prinsippet om meroffentlighet. Bruk følgende standardtekst:

"Servicekontoret har mottatt forespørsel om innsyn i dokument [SKRIV INN DOKUMENTNUMMER] som er vurdert unntatt offentlighet. Som ansvarlig saksbehandler bes du om å foreta en ny offentlighetsvurdering. Dersom dokumentet fremdeles skal være gradert, må det vurderes meroffentlighet for hele eller deler av dokumentet. Vennligst gi tilbakemelding direkte til bestiller om din beslutning. Innsynsbegjærer må få tilbakemelding på hvorvidt det er foretatt en meroffentlighetsvurdering og om det er aktuelt å få tilbud om innsyn i sladdet versjon."

servicekontoret
 

 

  

4

Vurdere meroffentlighet på dokumentene

  • Saksbehandler tar stilling til om det likevel skal gis innsyn ved å vurdere meroffentlighet. Se veileder for offentlighetsvurdering, eller kontakt servicekontoret eller rådmann for råd og veiledning.
  • Saksbehandler har ansvar for den videre kontakten med innsynsbegjærer

Ansvarlig saksbehandler

5

Send svar til innsynsbegjærer

Det kan gis innsyn

  • Dersom saksbehandler har vurdert at det likevel kan gis innsyn i dokumentet det begjæres innsyn i, kan dokumentet tilgjengeliggjøring enten
    • I original stand, eller
    • Foreta skjerming/sladding ved å
      • printe ut dokumentet,
      • sladde sensitive opplysninger med tabbelakk eller mørk tusj,
      • skann dokumentet til egen e-post og legg ved sladdet versjon i svaret til innsynsbegjærer
  • I oversendelsesbrevet forklares det hvorfor det eventuelt ikke har blitt gitt innsyn i noen dokumenter. Husk å informer om klageadgangen. Se her for mer informasjon om retten til å klage.
  • Svaret til innsynsbegjærer arkiveres i aktuell sak som svar på innsynskrav.

 

Det kan ikke gis innsyn

  • Dersom saksbehandler vurdere at det ikke kan gis innsyn i dokumentet det begjæres innsyn, sendes et avslag på innsyn. Avslaget skal
    • Være skriftlig
    • Henvise til unntaksparagraf
    • Orientere om at meroffentlighet har blitt vurdert
    • Orientere om klageadgang og klagefrist
  •  Forslag til standardtekst ved avslag:

"Avslag på begjæring om innsyn kan påklages innen tre uker fra avslaget er mottatt, jfr. Offentleglova §32. Klagebrevet skal stiles til den instans som er nærmest overordnet det organ som har gitt avslaget (fylkesmannen), men klagen skal sendes direkte til Sandnes kommune, jfr. Offentleglova §32. Hvis avslaget på innsyn opprettholdes vil klagen videresendes fylkesmannen til behandling.

Ansvarlig saksbehandler

 

Innsynsbegjæringer i personaldokumentasjon og/eller ansettelsessaker via offentlig journal

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1a

Innsyn i offentlig og/eller utvidet søkerliste

  • Innsyn i offentlig og/eller utvidet søkerliste videresendes direkte til post@lavangen.kommune.no for videre oppfølging.

servicekontoret

1b

Innsyn i annen ansettelses- og/eller personaldokumentasjon

servicekontoret

Innsynsbegjæringer fra andre postlister enn offentlig journal

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Videresend innsynsbegjæringen

  • Innsynsbegjæringer fra andre postlister enn offentlig journal videresendes til aktuell enhet for videre behandling.

servicekontoret

2

Behandling av innsyn fra andre postlister

  • Forespørsel om innsyn fra andre postjournaler behandles av enheten selv i henhold til rutinebeskrivelse for Innsynsbegjæringer direkte til enheten nedenfor.Servicekontoretkan bistå ved behov.

Etat/avdelingsleder

Klage på avslag på innsynsbegjæringer

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Registrer klagen

  • Klage på avslag på innsynskrav registreres.

servicekontoret

2a

Klage på innsynssaker fra offentlig journal på Internett

  • Videresend klagen til ansvarlig saksbehandler med beskjed om å foreta en ny offentlighetsvurdering og med link til dokumentet i ESA. Innsynsbegjærer/klager settes som kopimottaker. Bruk følgende standardtekst:

"Vedlagt følger klage på avslag på innsynskrav. Vennligst vurder om det skal gis merinnsyn og send tilbakemelding direkte til innsynsbegjærer"

servicekontoret

2b

Klage på innsynssaker fra andre offentlige journaler

  • Send e-post til innsynsbegjærer med beskjed om at saken er mottatt og at det vil bli foretatt en ny vurdering av meroffentlighet
  • Videresend klagen til aktuell enhetsleder med beskjed om å foreta en ny offentlighetsvurdering.

servicekontoret

3

Behandling av klagen

  • Ansvarlig saksbehandler foretar en ny offentlighetsvurdering av aktuelle dokumenter. Husk å vurdere om det kan gis innsyn dersom deler av dokumentet, eller enkelte opplysninger i dokumentet sladdes.
  • Dersom det vises seg at det likevel kan gis innsyn i de etterspurte dokumentene, må eventuelle opplysninger sladdes. Skriv da ut de aktuelle dokumentene og sladd opplysningen. Skann inn de sladdede dokumentene og legg som vedlegg til svaret som sendes til innsynsbegjærer.

Saksbehandler

4a

Ved opprettholdelse av avslag på innsyn

  • Dersom avslaget opprettholdes av kommunen, er det kommunen selv som skal videresende saken til fylkesmannen.
  • Informer nærmeste leder

Saksbehandler

4b

Dersom klagen tas til følge

  • De aktuelle dokumentene sendes til innsynsbegjærer