Glemt Passord?

Sak og registreringsreglar for personarkiv

Spesialrutine for personalarkiv

RETNINGSLINJER FOR ARKIVERING AV PERSONALSAKER

DEFINISJONER (tilbake)

ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON

ORDNING AV PERSONALSAKER

Ansettelsessaker

Personalmapper

Dokumenter av tidsbegrenset interesse

OPPBEVARING AV PERSONALARKIV(tilbake)

1. DEFINISJONER

Personalsaker: All dokumentasjon knytt til ei konkret sak i høve tilsett

Personalarkiv: Dokument som innheld saker som vedkjem den einskilde tilsette. 

ersonalmapper: Mapper i personalarkivet på den einskilde tilsett. 

Saksarkiv: Dokumenter som er ordna etter verksemda sin emnebaserte arkivnøkkel (NKS-kode)

2. ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON (tilbake)

Forholdet saksarkiv - personalarkiv:  Personaldokumentasjon finst både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår grupper av tilsette oppbevares i saksarkivet . Saker som gjeld den einskilde tilsette vert oppbevart i personalarkivet. Berre unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevarast i begge arkiv (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som dannar presedens for liknande saker og disiplinærsaker.

Forholdet personalarkiv - personalmappe: Personalarkivet vil innehalde dokumentasjon av ulik betydning for den eindkilde og verksemda. All dokumentasjon av betydning for den einskilde sitt arbeidsforhold skal oppbevarast i personalmappa. Dokument med meir tidsbegrensa informasjon (personalinformasjon) kan oppbevarast i eigne permer i personalarkivet, eller hos eining som har ansvaret for saksområdene. Dette gjeld særleg informasjon angående utbetalinger av lønn og godtgjørelser, velferdspermisjonar, ferie o.l.

Personalregister Alle verksemder pliktar å ha eit personalregister med ajourførte opplysninger om alle tilsette (Visma). Både elektroniske og manuelt førte registre er unnateke fra konsesjons- og meldeplikt, forutsatt at dei ikkje innehheld opplysningar som er nevnt i forskrift til personopplysningsloven §7-16.

Det er bevaringspåbud for personalregister/personalkort.

3. ORDNING AV PERSONALSAKER

Tilsetjingssaker  (tilbake)

Tilsetjingssaker vert oppbevart i saksarkivet. Tilsetjingssaker inneheld følgjande:

  • Personalavdelinga opprettar arkivsak i WebSak ved utlysing av stilling.
  • Søknadar på stilling vert henta av OSK i Acos Mottak og ført over til rett arkivsaksid.
  • OSK lagar søkjarliste etter søknadsfrist og sender til uttale til aktuelle fagorganisasjonar.
  • Personalarkiv lagar fullmaktsvedtak i WebSak og sender ut tilsetjingsbrev.
  • OSK registrer inn underskrive tilsetjingsbrev/arbeidsavtale.
  • Søknad til den som har motteke stillinga og tilsetjingsbrev vert arkivert i personalmappe.
  • Andre søknadar vert arkivert i saksarkivet i arkivsaka.
  • Fullmaktsvedtak vert arkivert i perm i orginal.

Journalføring: Kvar tilsetjingssak vert definert som som eigen arkivsak i journalen. I tilfelle en person søker på to (eller fleire) stillingar, registreres søknaden som eige dokument i begge tilsetjingssakene.

Søknader på en stilling blir unnateke offentleggjering inntil søknadsfristen er gått ut. Opplysningar om ein søkjar kan likevel bli unnateke fra offentliggjering dersom søkjaren sjølv oppmodar om dette (jfr Offentlighetslovens § 6 pkt 4).

Overføring til personalmappe: Når det er kome positivt svar på stillingstilbod vert søknad med vedlegg, tilsetjingsvedtak og underskrive tilsetjingsbrev overført til personalmappe.

Bevaring/kassasjon: Søknader til personar som ikkje blir tilsett: Søknader med CV kan makulerast etter 5 år. 

Søkerlister og stillingsvurderinger bevares.

Personalmapper (tilbake)

Innhold

Dokumenta vert ordna som ei mappe på kvar enkelt tilsett. Mappene ordnes alfabetisk. Personalmappa dokumenterer den tilsette sitt arbeidsforhold og skal innehalde følgende dokument:

  • Søknad med vedlegg (overført frå tilsettingssak) 
  • Kopi av ansettelsesbrev med svar (overført fra ansettelsessak) 
  • Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen 
  • Taushetserklæring, personalskjema
  • Innmelding/korrespondanse med trygdekontoret 
  • Pensjonsforhold, skriftleg dokumentasjon frå pensjonsleverandør 
  • Dokumentasjon av permisjonar med ansiennitetstap - søknad og vedtak 
  • Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend 
  • Evt. dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring 
  • Evt. dokumentasjon ang. langtid sykemeldte (oppfølgingsskjema, handlinsplan,...) 
  • Evt. AKAN-tiltak (i lukket konvolutt) 
  • Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring 
  • Evt. disiplinærtiltak (i omslag) 
  • Dokumenter vedrørende evt. tildelt påskjønning 
  • Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet 
  • Kopi av oppsiingsbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse 
  • Kopi av sluttattest 

Avgjerd som gjeld tilsetting, oppseiing, suspensjon, avskjed eller forflytting vert rekna som enkeltvedtak. Det samme gjeld vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Permisjonssøknadar vert ikkje rekna som enkeltvedtak.

Rutine for behandling av dokumentasjon vedrørande langtid sykemeldte

1.Dokumenta (oppfølgingsskjema, handlingsplan, andre viktig korrespondanse,..) skal oppbevarast personalmappe. Medan oppfølging pågår er avdelingsleier ansvarleg. Dokument for oppfølging vert samla i en perm på kontoret. Dette betyr i låsbart skap, og at dokumenta blir avskrive (i likhet med alle arkivverdige dokumenter - se rutiner for behandling av dokumentasjon i arkivplan).

2.Når tilsette ikkje lenger er sykemeldte, blir dokumenta arkivert i personalmappa til vedkommende. Dette skal gjerast regelmessig for å ha oppdaterte personalmapper. Dokumenta vert avlevert til personalarkiv på kommunehuset ein gong pr. år.

Rutine for behandling av skademeldinger

Sjå Waco sine nettsider

Journalføring:  Når det oppstår ei sak knytta til ein tilsett, vert det oppretta ny sak. Arkivering skal som hovedregel skje i personalmappen.

Bevaring/kassasjon

Personalmapper vert oppbevart og avlevert til IKAH

Utlån Personalmapper skal kun lånes ut til rådmann, kommunalsjefar og einingsleiar.

Bortsetting: Mapper på slutta personale vert skild ut og sett bort til bortsettingsarkivet fortløpande. Bortsetting skal foregå i ordna stand etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern være ivaretatt etter gjeldende bestemmelser. Berre beordret personell skal ha tilgang.

Overføring av opplysninger:  Personalarkivet er knytt til den enkelte verksemd/kommune og personalmapper skal ikke overføres til annen verksemd/kommune.. Ved tilsetting i ny verksemd skal ny mappe opprettast (dette gjeld også ved overføring av stillingar pga. endringer i organisasjonen eller ved avvikling av verksemder). Eventuell utveksling av informasjon skal skje i form av kopier.

Dokumenter av tidsbegrenset interesse (tilbake)

Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal oppbevares utenfor personalmappen. Den oppbevares særskilt i permer.

  • Permisjoner uten ansiennitetstap (5 år, eining)
  • Ferier (5-år, eining)
  • Tjenestereiser, reiseforskudd 
  • Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor 
  • Egenmeldinger og sykemeldinger (se beskrivelse arkivserie sykemelding) 
  • Skattekort 
  • Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver 
  • Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister 
  • Lønnstrekk til fagforening 
  • Bilgodtgjøring, telefongodtgjøring 
  • Medlemslister til pensjonskassen 
  • Medarbeidersamtale (oppbevares i perm på kontor til avdelingsleder i låst skap) (5 år, eining)

Denne typen dokumentasjon skal ikke registreres i journalen.

Denne type materiale kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforskriftene og kommunalforvaltningens kassasjonsbestemmelser.

4. OPPBEVARING AV PERSONALARKIV (tilbake)

Sikkerhet Personalopplysninger skal oppbevares på en betryggende måte, jfr. forvaltningsloven § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap adskilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper.undDokumentene skal også oppbevares nedlåst når de oppbevares hos saksbehandler.

Disiplinærsaker krever spesiell aktsomhet. Normalt arkiveres de bare i personalmappen (i lukket konvolutt eller særskilt omslag). Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også legges i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for bevisforspillelse i en disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Deretter overføres de til personalarkivet.

Innsyn: Tilsette kan kreve å få innsyn i deler av eiga personalmappe (interne dokument er unnateke), men dei kan ikkje kreve den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den tilsette og har fullmakt fra denne. (Jfr. personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven § 18).

Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret, i følge personopplysningsloven §18- 3.

Politikarar har rett til å gjere seg kjent med dokument knytt til ei konkret sak som er til behandling, men dei kan ikkje kreve å få utlevert hele personalmapper.

Hjemmelhenvisning ved unnateke offentleggjering: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet vert det vist korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhøyrande bestemmelse. Døme. på paragraf:

  • § 14 interne dokumenter 
  • § 13 opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov 
  • § 25 dokument som gjelder tilsetting