|
1. Definisjoner Med personalsaker mener en all dokumentasjon som omhandler virksomhetens ansatte. Med personalarkiv mener en dokument som inneholder saker som omhandler den enkelte ansatt. Med personalmapper mener en mapper i personalarkivet på hver enkelt ansatt. Med saksarkiv mener en dokument ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel. 2. Organisering av personaldokumentasjon Forholdet saksarkiv - personalarkiv Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel her er at saker av generell art, eller som gjelder grupper av tilsatte blir lagt i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte legges i personalarkivet. Kun unntaksvis kan samme dokumentasjon legges i begge arkivene (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som danner presedens for lignende saker og for disiplinærsaker (se punkt 4 om disiplinærsaker og trygghet). Forholdet personalarkiv - personalmappe Personalarkivet vil inneholde dokumentasjon av ulik betyding for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon som omhandler den enkeltes arbeidsforhold skal legges i personalmappa. Dokument med mer tidsavgrenset informasjon (personalinformasjon) - eks. politiattest - kan det gjøres merknad på sak og evt. settes i egne permer i personalarkivet for senere makulering. Personalregister Alle virksomheter plikter å ha et personalregister med ajourførte opplysninger om alle ansette, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringer i personalsituasjonen skal det tas utskrift av edb-registrene. Såframt personalregisterene ikke inneholder opplysninger som er nevnt i personregisterloven §2-12, er de ikke konsesjonspliktige. Det er bevaringspåbud for personalregister /personalkort.
Bevaring/kassasjon Alle personalmapper skal tas vare på for ettertida. Utlån Personalmapper skal ikke lånes ut i sin helhet. Kun dokument som det er tjenestelig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene leveres ut (Jfr. forvaltningslova §13). Bortsetting Mapper på sluttet personale skilles fra og settes bort til fjernarkivet når det tas ordinær periodisering. Bortsetting skal utføres etter retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal trygghet og personvern ivaretas etter gjeldende bestemmelser. Kun beordret personell skal ha tilgang. Overføring av opplysninger Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet og personalmapper overføres neste virksomhet ved bytte av stilling. Dokumenter i personalmappen fra den forrige virksomheten eies fortsatt av den opprinnelige virksomheten, og er derfor ikke tilgjengelig for ny virksomhet selv om de ligger i samme mappe. Nødvendig utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter. Dokumenter med tidsavgrenset interesse: Personalinformasjon om den enkelte med tidsavgrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal tas vare på utenfor personalmappa. Slik informasjon skal settes i permer, eller i egne omslag på tilvist emne i saksarkivet. · Permisjoner uten ansennitetstap · Ferier · Tjenestereiser, reiseforskudd · Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor · Egenmeldinger og sykemeldinger · Skattekort · Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver · Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister · Lønnstrekk til fagforening · Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse · Medlemslister til pensjonskassen Slik dokumentasjon skal ikke registreres i journalen, men stemples ved mottak. Materialet kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforeskriftene og kommunal-forvaltningens kassasjonsregler. 4. Oppbevaring av personalarkiv Trygghet Personalopplysninger skal tas varer på på ein forsvarlig måte, jfr. forvaltningslova § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap skilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre personalmapper som er satt bort. Postbehandling og behandling av personalarkiv bør utføres av personale som arbeider kun med personalsaker, eller av arkivpersonale som arbeider på etaten personalarkivet er lagt under. (Forvaltningslova § 13 b-3). Dokumentene skal også oppbevares nedlåst når de er hos saksbehandler. Disiplinærsaker krever spesiell varsomhet. Disse blir ikke arkivert i personalmappen, men i personalsaker i saksarkivet med egen graderingskoder. (fysiske dokumenter lagres i egne omslag). Dersom det er fare for at man ødelegger bevis i en disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Innsyn Ansette kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (innsynsretten gjelder ikke interne dokument), men de kan ikke kreve personalmappen utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansette og har fullmakt fra denne. (Jfr. personregisterlova §7 og forvaltningslova § 18). Alle har rett til å vite kva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret i følge personregisterlova §7- 3. Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokument knyttet til ei konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper. Henvisning til hjemmel når rett til offentlig innsyn ikke gjelder: I tilfelle det kreves offentlig innsyn henviser man til rett paragraf i offentlegloven med tilhørende avgjørelse. Eks. på paragrafer § 5-1 interne dokument § 5 a opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov § 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav) § 6-4 dokument som gjelder tilsetting eller forfremmelser |