|
Under revidering pr 16.06.2023 SJEKKLISTE – ARKIVLEGGING AV DOKUMENTER FOR AVLEVERING TIL FJERNARKIVERING - RÅDHUSET Før arkiv kan sendes/leveres til Rådhuset for fjernarkivering må avdelingene avtale dette med Arkivtjenesten. Ta kontakt med postmottak@svk.no. Det er avdelingene selv som er ansvarlig for at arkivet er ryddig og oversiktlig, og at det blir levert i riktig orden. Denne sjekkliste er ment som hjelp i nedpakkingen av arkivet før avlevering. Saksmappe/klientmappe/elevmappe/personalmappe Slik ser kommunens saksmapper ut:
Alle dokumenter i en sak skal legges i kronologisk orden (datorekkefølge, med nyeste dokument foran) i saksmappen. På klaffen (foran på mappen) skal det skrives - sakstittel (d.v.s. en hovedoppstilling over innhold) - årstall/saksnummer - arkivkode - evt. navn og fødselsdato - hva saken gjelder (for eksempel spesialundervisning, personalmappe) – eksempel på saksmappe for person/klient arkiv
– eksempel på saksmappe for saksarkiv med K-kode
Følgende skal fjernes inne i saksmappen: - binders og tape - gule lapper med viktig notater (skal kopieres opp og kopien skal legges i mappen) - plastmapper - strikk For ikke å ødelegge den indre orden i mappen, kan rustfrie stifter erstatte binders. Arkivboks Saksmappene skal legges i godkjente arkivbokser før avlevering. Bokser kan bestilles fra arkivtjenesten på Rådhuset, eller mail websak@svk.no. Avdelingene skal ikke kjøpe arkivbokser selv fra andre leverandører. Arkivboksene skal merkes med egne etiketter Etikettene skal limes på arkivboksene med spesiallim. Dette kan bestilles fra arkivtjenesten, websak@svk.no. Annen lim og etiketter kan ikke benyttes da disse ikke vil sitte på boksene over tid.
Skriv på etikettene med tusjbasert svart penn. Etikettene skal limes på ca 5 cm fra nederste kant på arkivboksen. Registreringsskjema/Avleveringsliste Med arkivet som skal avleveres må det medfølge ett registreringsskjema for arkivmateriale. Listen skal legges fremst i hver arkivboks og kopi sendes elektronisk til Arkivtjenesten før det avtales avlevering. Det skal lages ett dokument for en arkivserie der hver side viser innholdet i en arkivboks. Be om å få denne listen elektronisk fra Arkivtjenesten. Sortering av arkivmaterialet Saksarkiv Alle saker skal sorteres etter K-koder fra den tiden arkivet ble laget. Saksarkivet er delt inn i arkivperioder. Det skal ikke blandes ut over disse periodene.
| Arkivperiode
|
| 1995 – 1998
|
| 1999 – 2003
|
| 2004 – 2007
|
| 2008 – 2011
|
| 2012 – 2015
|
Arkivet skal så sorteres i stigende rekkefølge med start på fellesklasser 000 – 699. Så fagklasser A – X. Ved mangel på K-koder kan disse lånes fra Arkivtjenesten.
| Serie/navn: (hva kaller vi arkivserien. Eks.: Møtebøker)
|
MØTEBOK
|
| Arkivskaper: (hvem som er opprinnelsen til arkivstykket)
|
a)PPT/BARNEVERNSTJENESTEN b)HELSETJENESTEN
|
| Innhold (hovedpunkter): a) Møtebok PPT 1996 b) Møtebok Helserådet 1997
|
| Antall: (antall bokser/bøker/gjenstander i serien)
|
Boks nr. ----av----
|
Arkivkode: a)B2 b)G2
|
| Årstall: (hvilke(t) årstall eller periode dette gjelder)
|
1995-1998
|
| Klausulering: (eks. taushetsbelagt, hvor lenge)
|
Her trenger det ikke være utfylt
|
| Historikk/merknad: (spesielle forhold ved arkivserien)
|
Her trenger det ikke være utfylt
|
| Plassering: (i Magasin - fylles ut av servicekontoret)
|
Her skal det stå tomt. Arkivtjenesten fyller inn dette
|
Person/klient arkiv Alle personer/klienter skal arkiveres i egen mappe etter fødselsdato – måned – år. Mappene skal legges i rekkefølge i arkivboksene med dato 01.01. først. Siste boks skal inneholde f.dato 31.12.
| Serie/navn: (hva kaller vi arkivserien. Eks.: Møtebøker)
|
Eksempel: a)KLIENTMAPPE b)PERSONALMAPPE c)BARNEHAGEBARN
|
| Arkivskaper: (hvem som er opprinnelsen til arkivstykket)
|
a)OVERFORMYNDERIET b)LØNN OG PERSONAL c)HVILKEN BARNEHAGE
|
| Innhold (hovedpunkter): F.DATO NAVN MAPPER 01.01.1949 Ola Andersen 2 01.01.1950 Julius Berntsen 1 01.02.1951 Petra Carlsen 3 01.02.1963 Eva Hansen 1 01.03.1950 Alette Mathisen 1 01.03.1964 Jentoft Olaisen 1
|
| Antall: (antall bokser/bøker/gjenstander i serien)
|
Boks nr. -----av----
|
Arkivkode: a)X47 b)420 c)A11
|
| Årstall: (hvilke(t) årstall eller periode dette gjelder)
|
1949-1964
|
| Klausulering: (eks. taushetsbelagt, hvor lenge)
|
Her trenger det ikke være utfylt.
|
| Historikk/merknad: (spesielle forhold ved arkivserien)
|
Her trenger det ikke være utfylt.
|
| Plassering: (i Magasin - fylles ut av servicekontoret)
|
Her skal det stå tomt. Arkivtjenesten fyller inn dette.
|
Samlet sortering av arkivmateriale fra en enhet/avdeling En serie fra en enhet/avdeling skal sorteres i rekkefølge på følgende måte:
| 1
|
Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l
|
| 2
|
Kopibøker, journaler, registre
|
| 3
|
Saksarkiv ordnet etter K-koder fellesklasser 000 - 699
|
| 4
|
Saksarkiv ordnet etter K-koder fagklasser A-X
|
| 5
|
Spesialserier som f.eks personalmapper, elevmapper
|
Ta kontakt med arkivtjenesten ved spørsmål. |