|
INNSYNSBEGJÆRINGER Aktuelle lenker: http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html http://www.lovdata.no/all/hl-20000414-031.html Alle har i følge offentlighesloven rett til å kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre.(offentlighetslovens §3) Innsyn kan kreves skriflig eller muntlig.(offentlighetslovens §28) ) Alle kan kreve innsyn i sammenstilling av opplysninger som er lagret elektronisk (offentlighetslovens § 9) Sør-Varanger kommune journalfører alle innsynsforespørsler. For medier som sender innsynsforespørsler på flere dokumenter er det laget en samlesak, som avsluttes hvert år. Innsynsforspørsel som omhandler en spesiell sak, blir journalført på den aktuelle saken det gjelder. Det er saksansvarlig for saken som behandler innsynsforespørselen. Saksbehandler har 5 dagers frist på å behandle innsynsbegjæringer. Dersom begjæringen blir avslått kan vedtaket påklages til Fylkesmannen i Finnmark. UNNTATT OFFENTLIGHET Enkelte dokumenter vil være unntatt offentlighet, Det kan eksempelvis dreie seg om interne dokumenter eller dokumenter som inneholder opplysninger som der undergitt lovbestemt taushetsplikt. For dokumenter som er unntatt offentlighet, vil tittelen på brevet alikevel vises i kommunens offentlige postliste. Arkivtjenesten er behjelpelig med offentlighetsvurdering ved tvil. PARTSINNSYN Etter forvaltningslovens § 18 har berørte parter i en sak rett til innsyn. Forvaltningsloven regulerer retten til innsyn for part i en sak. En part i sak er definert som en person som i avgjørelse retter seg mot, eller som saken ellers direkte gjelder (forvaltningslovens § 2-e.) Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak, eller er omtalt i en sak for å kunne regnes som part. Den som er part i en sak der det er gjort enkelt vedtak, har ofte behov for å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Hovedregelen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokumentene (§18, 2 ledd) som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utbarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 20 er det regler for hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for parten. Dersom en part blir nekta innsyn i en sak, kan vedkommende klage etter regler i forvaltningsloven §21.. ANSETTELSESSAKER Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelssak har rett til innsyn i:
- utvidet søkerliste (forvaltningsloven § 15)
- om opplysninger om seg selv (§16)
- rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder andre søkere (§17)
- rett til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten i seg selv har sagt i intervju, eller annen samtale (§18)
- rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen, og den rekkefølgen de er innstilt. ( §19)
PERSONREGISTRE PERSONALMAPPE Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe ( interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve personalmappa utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte, og har fullmakt fra denne (jfr. Personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven §18) Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper. Hjemmelshenvisning ved unntattt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse. Eks;
- § § 14, 15 og 16 for interne dokumenter
- § § 13 opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov
- § 23 forsvarlig lønns- og personalpolitikk ( lønnsforandlingskrav)
- § 25 dokument som gjelder ansettelse eller forfremmelse
ELEVMAPPER Både elever og foresatte har rett til innsyn i hva skolen har registrert om dem og hvordan personopplysningene er sikret. Dette er hjemlet i personopplysningslovens §18. Forvaltningslovens §18 hjemler at interne dokumenter kan unntas innsyn, men elever og foresatte har likevel krav på å gjøre seg kjent med de faktaopplysningene som legges til grunn i disse dokumentene En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i forvaltingslovens § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger PASIENTMAPPER Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn § 18. Ønsker en pasient eller pårørende innsyn (partsinnsyn) - direkte eller via advokat - skal dette skje etter reglene i pasientrettighetsloven §5-1, jf. helsepersonelloven § 41. En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger KLIENTMAPPER Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn § 18. Ønsker en klient innsyn i sin mappe (partsinnsyn) - direkte eller via advokat - skal dette skje på i oppbevarende virksomhets lokaler. Eventuelt kan kontoret sende en dokumentliste hvor klienten kan krysse av for hvilke dokumenter hun/han vil ha kopi av. En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger Innsynskrav til Barnevernet skal registreres i sakssystemet Websak, for så å fordeles til barnevernet. Se informasjon hos datatilsynet. Innsyn i egen journal skal rettes til den som har ansvar for journalen, eks sykehus, fastlege, tannlege osv. Se informasjon hos datatilsynet. Innsyn i registre, forskningsprosjekter og befolkningsundersøkelser skal rettes arkivtjenesten som registrerer, og videreformidler forespørselen til den saksbehandler/avdeling som er ansvarlig for prosjektene, se datatilsynet. Gjelder det innsyn i dokumenter fra kommunens offentlige postliste er det ikke behov for å registrere svaret eller innsynsbegjæringen i WebSak. Henvendelser som går til saksbehandler. Henvendelser som går direkte til saksbehandler skal videresendes til arkivtjenesten for journalføring. IDENTIFIKASJON Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlige journalen identifisere den saken eller de dokumentene vedkommende vil ha innsyn i. SAKSBEHANDLING Avgjørelse om innsyn behandles av aktuell saksbehandler snarest mulig, og innen 3 arbeidsdager. Er dokumentet som det er begjært innsyn i unntatt offentlighet, skal den journalføres og videresendes til saksbehandler av angjeldende sak for behandling av innsynsforespørselen. Saksbehandleren er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk. Det skal alltid vurderes om dokumenter det er bedt om innsyn i, inneholder opplysninger som skal unntas fra innsyn etter offentlighetsloven. Dersom dette er tilfelle, må en ta stilling til om en kan gi innsyn i resten av dokumentene, eller om hele saken skal unntas fra innsyn. Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngis med lovhjemmel. Vi skal også orientere om klageadgang og klagefrist. Mal for svar på innsyn. Husk klagerett ved avslag. Husk paragraf ved sladding Personer som søker om innsyn på vegne av en annen, skal det følge med skriftlig fullmakt. En eventuell skriftlig forespørsel om innsyn og svar på forespørselen er arkivverdige dokumenter som skal journalføres. Dersom virksomheter har journal på andre fagsystemer der det ikke er mulig å skjerme personopplysninger kan det ved forespørsel om innsyn tas kopi av journalen der man sladder opplysninger som er unntatt offentlighet. EKSPEDERING Dokumenter som det er bedt om innsyn i, skal ekspederes av den som saksbehandler innsynsforespørselen. Saksbehandler registrerer sitt svar i WebSak. Dersom dokumentet sladdes, legges den sladdete versjonen med som vedlegg. Om det sendes ut flere dokumenter som vedlegg skal disse også legges på saken i Websak. Eventuelt helt eller delvis avslag på innsynsbegjæring utformes som et eget dokument i WebSak med begrunnelse og øvrige opplysninger som offentlighetsloven § 31 krever. TIDSASPEKT Saksbehandler skal besvare innsynsbegjæringen snarest mulig, og vanligvis innen tre dager. Innsynskrav som ikke er besvart innen 5 arbeidsdager etter at kravet er mottatt, regnes som avslått (offentlighetslovens §32) Forsinkelser skal begrunnes og det skal være et unntak at det går utover 5 dager. |