| Steg:
|
Ansvar:
|
Oppgave:
|
|
|
|
|
|
|
|
FORBEREDELSER
|
| 1
|
IKA
|
Lage en koordinert tidsplan for når arkivmateriale skal hentes inn.
|
|
|
|
|
| 2
|
Avleverende instans
|
Er ansvarlig for å skaffe: Transport, jekketralle til bruk ved pålasting, arbeidshjelp, paller og pallkasserammer. Om transport: · Arkivet bør transporteres i lukket bil. · Lastebilen bør ha lift Om jekketralle:
- Bilen bør ha jekketralle til bruk ved pålasting.
- IKA har jekketralle til bruk ved avlasting.
Om paller og pallkasserammer:
- For å flytte arkiv bruker vi europaller
- og pallkasserammer til slike.
- På en palle går det basert på erfaring 4-5 hyllemeter med arkivsaker.
- Bruk middeltallet 4,5 hyllemeter for å finne ut hvor mange paller som skal flyttes.
- Tallet 4,5 deles (divideres) på antall hyllemeter. (Eks. 35 hyllemeter dividert på 4,5 = 7,7 dvs. 8 paller.)
- Til hver palle beregnes 2 pallkasserammer.
- IKA har paller og pallkasserammer til utlån.
Om arbeidshjelp:
- Avleverende instans stiller med personale for opplastning
- IKA stiller med personale for avlasting og oppsetting i arkivdepot (inkl. konsulent).
|
|
|
|
|
| 3
|
IKA
|
Lager forslag til en enkel flytteplan som bl.a. inneholder start- og sluttidspunkt, når lastebilen møter, hvor mye arbeidshjelp vi har og hvordan den kan brukes evt. forhold som kan påvirke arbeidet.
|
|
|
|
|
| 4
|
IKA og Avleverende instans
|
Planleggingsmøte
IKA sin flytteplan gjennomgås og det gjøres lokale tilpassing, dvs.:
- Arbeidskraften koordineres.
- Hvilken rekkefølge flyttes arkivene i?
- Hvor laster man på pallene? Dette bør være så nært bortsettingsarkivet som mulig.
- Hvilken vei transporteres de fulle pallene ut av bygget?
- Hvor parkeres bilen for opplasting?
- Hvilket klokkeslett møter lastebilen?
- Etc.
|
|
|
|
|
| 5
|
Avleverende instans
|
Nummerering for transport
Arkivmaterialet som skal overføres til IKA gjennomnummereres med blyant iht. katalog/lister.
|
|
|
|
|
| 6
|
IKA
|
Som en del av planleggingsmøtet viser konsulent fra IKA hvordan man gjennomnummererer arkivet.
|
|
|
|
|
| 7
|
Avleverende instans
|
Sørger for at paller og pallkasserammer er på plass ved opplastingsstedet til første flyttedag.
|
|
|
|
|
| 8
|
Avleverende instans
|
Informerer arbeidshjelp om hvor de skal møte den første flyttedagen.
|
|
|
|
|
| 9
|
Avleverende instans
|
Informerer lastebilsjåfør om når og hvor han skal møte. Bilen trenger ikke å møte før lasten er klar.
|
|
|
|
|
|
|
|
OPPLASTING OG TRANSPORT
|
| 10
|
IKA
|
Konsulent fra IKA er til stede i kommunen den første flyttedagen og sørger for at opplastingen på paller blir gjort iht. plan. Det er viktig at opplastingen gjøres på en måte som medfører minst mulig slitasje på arkivsakene, og at katalogsystematikken ikke blir rotet om.
|
|
|
|
|
| 11
|
Arbeidskraft
|
Opplasting skjer på følgende måte: 1. Sett pallkasserammer på pallen. 2. Gå 4-5 hyllemeter inn i det gjennom nummererte arkivet (jfr. steg 5). 3. Last opp på pallen tilbake mot det laveste blyantnummeret. Det laveste nummeret skal komme på toppen av pallen. Man begynner f.eks. med å pakke ned arkivstykke nr. 45 og ender opp med nr. 1 på toppen av pallen. 4. Det bør maksimum legges to lag med arkivsaker i på en palle. Mellom hvert lag bør det legges en papplate e.l. 5. Hver palle nummereres (1 ->).
|
|
|
|
|
| 12
|
Lastebil
|
Sjåføren informeres hvor arkivsakene skal leveres. Konsulent fra IKA imot transporten i Dora.
|
| 13
|
|
For en effektiv avlasting av lastebilen brukes jekketrallen på lastebilen og IKA sin jekketralle som står i arkivmagasinet.
|
|
|
|
OPPSETT I ARKIVDEPOT O.A.
|
| 14
|
IKA
|
Arkivkonsulent og annet personale ved IKA sørger for å laste ut av pallene og sette arkivsakene opp i hyller i arkivdepotet.
|
|
|
|
|
| 15
|
IKA
|
Sender brev som kvitterer for at arkivsakene er mottatt. Brevet bør inneholde opplysninger om hor mange hyllemeter som er mottatt, hvor mye tid som er brukt og generelle opplysninger om hva IKA vil gjøre med arkivene på kort og lang sikt for å styrke tilgjengligheten.
|