| Aktivt arkiv: arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper og inneholder saksdokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling i inneværende periode. Arkiv: dokumenter som er laget av, eller kommet inn til, en enkelt arkivskaper og samlet som et resultat av denne sin virksomhet. Arkiv blir også brukt om bygning/rom der arkivmaterialet blir oppbevart, eller om den avdeling/organisasjonsenhet som tar hånd om arkivarbeidet. Arkivbestand: den samlede mengde av arkivdokumenter i et arkiv. Arkivbestandighet: motstandskraft mot nedbrytning og ødeleggelse hos databærer med skrift, bilde, elektroniske eller elektromagnetiske signaler eller frekvensregistreringer. Arkivbegrensning (arkivuverdig materiale): I Gjemnes kommune er arkivbegrensning hovedmetoden for å redusere tilveksten i arkivene. Arkivbegrensning skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene skal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. Arkivbegrensning vil si at informasjonsposten verken skal journalføres eller arkivlegges, dvs. at meldinger, orienteringer, reklame og annet materiale som ikke skal vurderes og saksbehandles og som ikke dokumenterer virksomhetens egne oppgaver skal skilles ut. Arkivering: arkivskapers håndtering av arkivsaker. Arkivdanning: framvekst av enkeltarkiv gjennom arkivskapers virksomhet. Arkivdel: en vilkårlig definert del av et arkiv (1) hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identiske med arkivserie, men behøver ikke være det. Arkivdepot: intstitusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet. Arkivdokument: dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet som organet utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også saksdokument. Arkivformat: åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivaren. Arkivfortegnelse: liste over innholdet i et arkiv. Arkivistikk: felles betegnelse på de grunnleggende delene av arkivlæren. Arkivvitenskap. Arkivkatalog: oversikt over innholdet i enkeltarkiv eller samling som er avlevert til depotinstitusjon. Arkivkode: en enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. Arkivkoder i en emnebasert arkivnøkkel kalles ofte emnekoder, mens arkivkoder i en objektbasert arkivnøkkel ofte kalles objektkoder. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse. Arkivlegging: plassering av dokumentene i en sak i arkivet etter endt registrering og/eller saksbehandling. Arkivliste: fortegnelse over innholdet i et arkiv. Arkivnummer: tall, tegn og bokstaver som viser til klasse, hovedgruppe, gruppe, undergruppe og annen inndelingsenhet i arkivnøkkel. Arkivnøkkel: klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv. Se også ordningsprinsipp. Arkivorganisering: 1. Organisering av virksomhetens arkiv. 2. Organisering av virksomhetens arkivfunksjoner. Arkivperiode: tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med bl.a. bortsetting. Arkivplan: oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en arkivskaper og bestemmelse om hvor og hvordan dette skal finne sted. Arkivpleie: forebyggende virksomhet for å hindre at arkivsaker blir skadet eller ødelagt, og reparasjon av skadede arkivdokumenter. Konservering. Arkivsak: en sak i arkivet, se sak. Arkivserie: del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp. Arkivskaper: En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet. Arkivstykke: fysisk enhet i et enkeltarkiv, f.eks. protokoll, pakke, eske, kassett, rull, magnetbånd o.a. Arkivstyring: de funksjoner i et arkivsystem som holder oversikt over og styrer tilgangen til alle saksdokumenter med tilknyttede opplysninger. Arkivsystem: system som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv, såvel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument) vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk m.m. Arkivtjenesten: personale med ansvar for arkivforvaltningen er tilknyttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder i kommunen er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivverdighet: den egenskap hos de arkivdokumenter som er kvalifiserte for oppbevaring, at de har eller antas å ha verdi som grunnlag for saksbehandling og dokumentasjon. Avgradering: oppheving av gradering fra et bestemt tidspunkt. Avleveringsformat: måten elektronisk tabellinformasjon og dokumenter er strukturert på ved avlevering til depotinstitusjon. Avleveringsliste: fortegnelse over arkivsaker som overdras fra en arkivskapende institusjon til depotinstitusjon. Avskrivning: registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument har blitt avsluttet. Behandlingsfrist: den frist for behandling som mottaker setter på et dokument. Beslutningsprosess: alle de overveielser og gjøremål som er nødvendig for å komme fram til forslag til løsning på et gitt problem (problemanalyse, innhenting av informasjon, bearbeiding av informasjon og innstilling). Bevaring: å ta vare på dokumenter og/eller annen informasjon over tid. Bortsetting: at arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted. Se også bortsettingsarkiv. Bortsettingsarkiv: 1. Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. 2. Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv. Bortsettingsliste: liste over arkivmateriale som overføres til bortsettingsarkiv. Delarkiv: enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, som for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ. Dokument: etter arkivloven § 2: Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier. Vanlige eksempler på dokumenter er brev, notater, rundskriv, rapporter, protokoller m.v. Se også arkivdokument og saksdokument. Dokumentasjon: funksjon som omfatter lagrings-, gjenfinnings- og distribusjonsmetoder for informasjon fra dokumenter. Dokumentflyt: dokumentenes "gang" fra ledd til ledd i behandlingsprosessen. Dokumentformat: måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument. Dokumenthåndtering: registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter. Dokumentmal: mønster for å sette opp en bestemt type dokument. Malen er utformet som et eget dokument og inneholder de elementer som er felles for alle dokumenter av samme type. Elementene i en dokumentmal kan for eksempel være tekst og formatering, stiler, makroer, verktøylinjer og menyer. Dokumentmalene skal sørge for at dokumenter av en gitt type får et felles utseende og et standardisert og strukturert innhold. Dokumentnummer: nummer som systemet automatisk tildeler den enkelte journalpost når den opprettes. Dokumentnummeret er koblet tils aksnummeret som et undernummer, og angir dokumentenes rekkefølge innenfor saken. Dokumentoffentlighet: det at et forvaltningsorgans saksdokumenter som hovedregel skal være offentlig tilgjengelig, så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven. Elektronisk arkiv: arkiv som består av elektroniske dokumenter. Elektronisk dokumentlager: et lager av dokumenter på elektronisk medium, tilrettelagt for søk og gjenfinning ved hjelp av funksjoner for dokumenthåndtering. Elektronisk arkiv er en spesiell variant av elektronisk dokumentlager, undergitt de regler og prinsipper som gjelder for arkiv. Elektronisk arkiv kan også inngå som del av et større elektronisk dokumentlager. Elektronisk saksarkiv: arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk saksbehandling: saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt og gjennomgående IT-støtte til organisering og gjennomføring av prosessen fra saken mottas og registreres til den avstluttes. Enkeltarkiv: dokumentasjon som er produsert, samlet og mottatt av en virksomhet. Enkeltvedtak: et vedtak som gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte personer. Fast periodeinndeling: periodeinndeling som innebærer at alle avsluttede saker i perioden settes bort samtidig. Fjernarkiv: skal inneholde arkivdokument som ikke har vært i aktiv bruk i de to siste arkivperiodene. Avlevering til fjernarkiv skal skje etter fastsatte regler. Forskrift: et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer. Gradering: skjerming av opplysninger mot innsyn i sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen. Gruppe: 1. Inndelingsenhet i arkivnøkkel. Begrepet brukes som samlebetegnelse for klasse, hovedgruppe, gruppe og undergruppe. 2. Hovedinndelingsenhet i en hovedgruppe i en arkivnøkkel. Henvisning: 1. Blankett eller brevkopi som plasseres blant arkivdokumentene og som viser fra ett sted i arkivet til et annet. 2. Notering i arkivnøkkel som viser fra en gruppe i nøkkelen til en annen. Internt dokument: dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige. Informasjonsbærer: det mediet informasjonen er lagre på, f.eks. papir, magnetbånd, cd-rom etc. Journal: system for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalenhet: en arkivorganisatorisk enhet som fører journal. Journalføring: systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Journalperiode: tilsvarer arkivperiode. Kassasjon: vil si å fjerne og ødelegge arkivverdig og arkivlagt materiale, dvs. at dokumenter som ikke er arkivverdige skal makuleres eller kasseres etter en viss periode. Arkivlagt materiale kan i følge gjeldende lovverk bare kasseres etter tillatelse fra Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt. I Rauma kommune skal kassasjon i saksarkivene gjennomføres hvert 4. år i forbindelse med overføring til fjernarkiv. Kassasjonsliste: oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert. Kassasjonsplan: oversikt over hvilke regler som gjelder for kassasjon i en virksomhet; hva slags arkivmateriale som kan kasseres, når dette kan skje og på hvilken måte. Klageadgang: den alminnelige rett som part(er) i sak, eller andre med rettslig interesse i saken har til å bringe en sak inn for et høyere organ enn det som har fattet vedtaket. Den generelle klageadgangen er hjemlet i forvaltningsloven. Klassere: påføre et saksdokument en eller flere dekkende arkivkoder eller ordningsverdier fra klassifikasjonssystemet (arkivnøkkelen). Klausulert materiale: materiale som er gradert etter sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen, samt materiale som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller andre særlover. Kobling: sammenknytning av enkeltsaker ved noteringer på dokumentene og i eventuell journal (tilsvarer lenking). Konsept: dokumentutkast. Kopibøker: kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra en arkivskaper. Kopimottaker: mottaker som mottar kopi(er) av dokumentet, og dermed ikke er behandlingsansvarlig. Korrespondansepartner: virksomhet eller person som organet selv brevveksler med. Krysshenvisning: toveis forbindelse mellom punkter i arkivnøkkelen som delvis kan dekke samme emne, men som likevel må holdes adskilt. Meroffentlighet: prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet. Møtebøker: møtebøker inneholder referat fra møter i styrer, råd, utvalg og komiteer. Møteprotokoll: Referat (protokoll) fra et bestemt møte i et utvalg. Omfatter opplysninger om tid, sted, frammøte o.l. samt saksprotokoller for alle saker som ble behandlet i møtet. Jf. møtebok i kommuneloven. Objektkode: arkivkode (ordningsverdi) som identifiserer objekt, f.eks. gårds- og bruksnummer, fødselsnummer, kommunenummer osv. Obs-dato: en dato for saksoppfølging som saksbehandler eller leder selv setter for å få hele saken overbragt fra arkivet, ev. som saksbehandler/leder selv legger inni og søker fram fra systemet. Obs-liste: liste som skal gjøre arkivpersonalet oppmerksom på de saker som skal bringes fram for saksbehandler på et gitt tidspunkt (obs-dato). Offentlig journal: en kopi av journalen med allmenheten som målgruppe, hvor opplysninger unntatt offentlighet er strøket ut. Offentlig versjon av dokument: en versjon av et dokument unntatt offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres. Ordning: inndeling av arkivdokumenter i grupper, fastsettelse av rekkefølgen av gruppene og rekkefølgen av arkivdokumentene innenfor gruppene. Ordningsprinsipp: prinsipp for rekkeordning av arkivmateriale. Organintert dokument: dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse. Overføringsliste: oversikt over arkivmateriale som er overført fra et offentlig organ til et annet, jf. pålegg etter arkivforskriften § 3-22. Se også avleveringsliste. Overlappingsperiode: overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode. Part: person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak. Periodisering: sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet. Postjournal: i postjournalen registreres inn og utgående korrespondanse hos en arkivskaper. Postliste: en samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn eller lagt fram for et organ, dvs. mottatte saksdokumenter. Presedens: prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker. Primærkode: den primære arkivkode som en sak klasseres etter. Privatarkiv: enkeltarkiv fra ikke-offentlig arkivskaper. Proveniensprinsippet: grunnregel som tilsier oppbevaring av arkiv i sin opprinnelige ordning. Rammebetingelser: alle skrevne og uskrevne bestemmelser og retningslinjer som saksbehandleren må følge, f.eks. lover, forskrifter, vedtekter, tidligere vedtak, budsjett m.v. Register: fortegnelse over enheter som f.eks. navn og emner, innført etter ett prinsipp og i regelen rekkeordnet systematisk. Rekkeordning: oppstille i rekkefølge. Rensing: utsortering og fjerning av arkivuverdig materiale fra dokumentene i en sak før arkivlegging. Sak: 1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf. forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet. 2. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet. Saksansvarlig: saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som hethet. Se også saksbehandler. Saksansvarlig enhet: den administrative enhet hvor saksansvaret ligger. Se også saksbehandlende enhet. Saksarkiv: inneholder saker som er behandlet i en administrasjon og er ordnet etter kommunens arkivnøkkel. Saksbehandlende enhet: den administrative enhet hvor saksbehandlingsansvaret for ett eller flere av dokumentene i en sak ligger. Se også saksansvarlig enhet. Saksbehandler: den person i organet som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Se også saksansvarlig. Saksbehandling: vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling med sikte på at det skal fattes en beslutning eller et vedtak. I offentlig saksbehandling vil beslutningen eller vedtaket ofte gi rettsvirkning for en eller flere fysiske eller juridiske personer. Fullført saksbehandling - den som er førstehånds saksbehandler, lager en framstilling av saken som skal følge den gjennom alle de folkevalgte organer som skal behandle saken, f.eks. hovedutvalg for teknisk/utbygging/næring/miljø, formannskap og kommunestyre. Saksbehandlingssystem: IT-system for elektronisk saksbehandling. Saksdokument: Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumneter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter, jf. arkivforskriften § 2-4. Saksgang: behandlingssekvens for en sak. Omfatter de trinn eller faser som en sak følger fra den oppstår til den er avsluttet. Saksnummer: unikt identifikasjonsnummer som systemet automatisk tildeler den enkelte sak når den opprettes, og som følger saken uendret så lenge den eksisterer. Saksopplysninger: opplysninger som er felles for alle dokumenter i en sak. Sakstype: kategori for å angi hvordan en sak skal behandles. Sakstypen kan knyttes til en eller flere relaterte prosedyrer eller aktiviteter som skal utføres ved behandling av saken. Samling: sammenført mengde av dokumenter fra forskjellige enkeltarkiv, f.eks. fotosamling, kartsamling etc. Sekundærkode: arkivkode som angir sekundærunderoppdeling av primærkoden. Sentralisert arkiv: arkiv samlet under en sentral, faglig ledelse. Skarpt periodeskille: absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet. Spesialarkiv: inneholder saksdokument som er ordnet etter andre system enn arkivnøkkelen (som regel objektordning, f.eks. fødselsdato, alfabet, gårds- og bruksnr.). Spesialserier som inneholder sensitive personopplysninger er meldepliktige eller konsesjonspliktige etter personopplysningsloven. Virksomhet: 1. Aktiviteter i et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon etc. eller hos en person. 2. Et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon elle lignende, eller en del av en slik enhet.
|