|
Offentlig anskaffelser (anbud/tilbud)
Formål: Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering av anskaffelsessaker. Marker har som målsetting at anskaffelser i kommunens regi utføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter og retningslinjer, god forretningsskikk og effektiv ressursbruk. Marker kommune samarbeider med andre kommuner og Østfold fylkeskommune på noen innkjøpsområder. Hva er anskaffelsessaker? Lov om offentlige anskaffelser dekker innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggssaker; arbeider som foretas av offentlige organer. Anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan virksomheten gjennomføre åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte anskaffelse. Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) pålegger oss å føre protokoll på anskaffelser over kr 100.000,- eks. mva. Virksomheten lager en tilbudsforespørsel, mottar tilbud, evaluerer og velger tilbyder og inngår kontrakt. Ofte gjennomføres det avklaringsmøte/kontraktsmøte med tilbydere før kontrakt signeres. Marker kommune kunngjør alle konkurranser over NOK 1.1 mill eks.mva om kjøp av ulike varer, tjenester og bygnings- og anleggsarbeider på den nasjonale databasen for offentlige innkjøp: https://www.doffin.no/. Journalføring: Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, tilbudsforespørsel, innkomne tilbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon i anskaffelsesprosessen er saksdokumenter. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal. Henvisninger:
Dokumenttyper: I = inngående brev U = utgående brev X = internt notat Hjemmel skal være Ofl. § 23 og Fvl. § 13. Rutine/prosess for journalføring av tilbudsdokumenter (anbud)
| Nr
|
Arbeidsoppgave
|
Kommentarer
|
Ansvarlig
|
Dokument-type
|
Unntatt off.
|
| 1
|
Opprette sak i arkivsystemet
|
Sakstittel : Anskaffelse – fyll inn hva som skal anskaffes
|
Saksbehandler
|
|
|
| 2
|
Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag/konkurransegrunnlag med evnt vedlegg
|
|
|
Dok X
|
|
| 3
|
Annonsering i DOFFIN/dagspresse
|
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Nei
|
| 4
|
Utsendelse av tilbudsgrunnlag
|
For bygg- og anleggsarbeider som regel sammen med innkallingen til befaring
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
|
| 5
|
Informasjon arkiv
|
Det må informeres til arkiv når anbudsåpning skal skje
|
Saksbehandler/ arkiv
|
|
|
| 6
|
Innkomne tilbud
|
Innkomne tilbud skal være merket med anbud/tilbud på konvolutten og skal ikke åpnes. Konvolutten påføres dato, klokkeslett og din signatur. Kvittering utstedes til leverandøren om ønskelig. Lever konvolutten til saksbeh. Om et anbud kommer i umerket konvolutt/pakke, vil den bli åpnet. Med det samme som det fremgår at det er et anbud, skal innholdet legges tilbake i konvolutten, og den forsegles med tape. Det settes en merknad utenpå konvolutten at det er et åpnet anbud og hvorfor den er åpnet. For elektronisk mottatte tilbud sørger saksbeh. for at dokumentene overføres til rette sak
|
Saksbehandler/arkiv
|
|
|
| 7
|
Tilbudsåpning
|
Enten åpen/lukket med forhandlinger. Protokollen leveres arkiv for skanning etter åpning, eller overføres elektronisk av saksbehandler
|
Saksbehandler/ arkiv
|
Dok X
|
Ja Off.l§23, 3.ledd
|
| 8
|
Journalføring av tilbud
|
Mottatte tilbud journalføres med skjerming av avsender. Ved elektronisk føring hentes filer fra nettsted og saksbeh. overfører disse til aktuell sak
|
Saksbehandler/arkiv
|
Dok I
|
Ja Off.l§23, 3.ledd
|
| 9
|
Referater fra møter og dokumentasjon av vurderinger m.v
|
Interne og eksterne møter føres som interne notater
|
Saksbehandler/arkiv
|
Dok X
|
Ja Off.l§23, 3. ledd
|
| 10
|
Valg og innstilling av leverandør
|
Skal framgå av anskaffelsesprotokollen. Sender ut brev om hvem vi instiller, og de andre tilbyderne har en klagefrist på minimum 10 dager
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
Ja Off.l§23, 3. ledd
|
| 11
|
Evnt klager og tilsvar på klager
|
Korrespondanse ifm klagebehandling
|
Saksbehandler/ arkiv
|
Dok I og U
|
Ja Off.l§23, 3. ledd
|
| 12
|
Oppheving av gradering
|
Når leverandør er valgt, kan alle tilbud og protokoller avgraderes
|
Saksbehandler/arkiv
|
|
|
| 13
|
Kontraktsmøte med signering av avtale
|
Etter klagefristens utløp kan kontrakt signeres dersom det ikke foreligger klager
|
Saksbehandler
|
Dok I
|
Ja Off.l§13, 1. ledd (kun filinnhold, ikke avsender)
|
| 14
|
Arkivering
|
Anbudsvinnerens dokumenter skannes i sin helhet med alle vedlegg og arkiveres i avtaleregisteret på sentralarkivet. Anbudet bevares For fullelektronisk arkiv, legges også ved tilbud og konkurransegrunnlaget dersom de ikke er ført på saken
|
Arkiv
|
Dok I
|
Ja Off.l§13. 1. ledd (kun filinnhold, ikke avsender) Henvendelse om innsyn avklares av innkjøper/saksbeh.
|
| 15
|
Makulering
|
Dokumenter fra de tapende firmaer, oppbevares hos saksbehandler i 5 år før de makuleres
|
|
|
|
|
|