|
Rutine for journalføring og arkivering av politiattester - gjelder alle kommunens enheter: Enhetslederne er ansvarlig for å innhente politiattest til stillinger der dette er påkrevd. Attesten skal så sendes Fellesarkivet på Herredshuset for snarlig registrering og skanning i Public. Politiattesten scannes inn i personalmappen som et eget inngående dokument med avsender aktuelt politidistrikt. Politiattester føres slik i personalmappen: Politiattest @navn på vedkommende. Dokumentet skal registreres med unntatt offentlighet §13, fvl 13. Når den er scannet inn i personalmappen, kan papirversjonen umiddelbart makuleres. Politiattesten skal aldri leveres tilbake til arbeidstaker (i følge loven - for å hindre eventuelt misbruk). Samme rutiner gjelder for tilkallingsvikarer og midlertidig ansatte. : Kort forklaring rundt arkivering av politiattest: Politiattest er et saksdokument for kommunen => politiattesten skal registreres i journalen som at den er mottatt. At politiattester skal registreres i journalen trenger ikke bety at vi må skanne inn selve dokumentet. Vi kan evt. bruke et hjelpedokument. Et hjelpedokument som sier noe om hva som står i politiattesten virker mot sin hensikt. Da kan man like godt skanne inn selve politiattesten. Politiattester kan kasseres, men det er ikke noe påbud. Det betyr at Vennesla kommune kan bruke skjønn her, noe vi også gjør ved å velge å ikke kassere noen politiattester. : For skoler og barnehager heter det: "politiattesten makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet" For barnevernet: "politiattesten oppbevares så lenge personen innehar stillingen/oppdraget" Helsedirektoratet sier: "politiattesten bør oppbevares hos arbeidsgiver/kommuner så lenge personen er ansatt i tjenesten, men det er tilstrekkelig at det er notert at politiattest er lagt fram" : Kommunens praksis tar utgangspunkt i aktuelle lover, men også i Riksarkivarens brev av 25.08.2011 "Høring - forslag til politiregisterforskrift" (ref: 2011/13297 TOBR), samt Statsarkivet i Kristiansand sitt brev av 18.03.2010 "Oppbevaring av politiattester" (ref. 2010/4765 KJBR). |